Być może znajdujesz się w sytuacji, w której musisz poprosić współpracowników o pomoc lub wysłać im zadania, ale czujesz się z tym trochę niezręcznie - lub po prostu nie dbasz o wszystkie telefony i e-maile z powrotem i naprzód. Dlaczego nie utworzyć tablicy zgłoszeń projektów?
Chociaż możesz zarejestrować się w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak ClickUp lub Asana, i zaprosić współpracowników, możesz już mieć dostęp do prostego, bezpłatnego rozwiązania – Arkuszy Google. Postępuj zgodnie z tym artykułem, aby dowiedzieć się, jak zbudować tablicę próśb o projekt za pomocą tego popularnego narzędzia arkusza kalkulacyjnego.
Tworzenie układu tablicy zgłoszeń projektu w Arkuszach Google
Cel stworzenia tablicy zgłoszeń projektów jest dwojaki. Służy jako sposób na przezwyciężenie tarć spowodowanych delegowaniem zadań. Ponadto ogranicza komunikację tam iz powrotem, oszczędzając czas.
Zasadniczo z każdym zadaniem, które dodasz do tablicy, będziesz mapować wszystko, co Twój współpracownik musi wiedzieć, aby je wykonać. Warto więc zachować spójność i stworzyć układ, który za każdym razem będzie zachęcał do dodawania istotnych szczegółów. Szczegóły takie jak:
- Terminy.
- Priorytet.
- Opisy.
- Kto jest odpowiedzialny.
- Kto to przypisuje.
Ponieważ każde miejsce pracy jest inne, możesz uwzględnić dodatkowe szczegóły, aby dostosować je do potrzeb swojego zespołu. Dlatego zanim zaczniesz, poświęć chwilę na zastanowienie się. Jeśli nie możesz teraz wymyślić żadnych, możesz dodać je później, ale pamiętaj, że mniej znaczy więcej. Nie chciałbyś dodawać żadnych niepotrzebnych kroków.
Aby rozpocząć pracę z tablicą próśb o projekt, otwórz pusty dokument w Arkuszach Google. Napisz następujące tytuły i wszelkie dodatki, które wymyślisz, na górze arkusza kalkulacyjnego:
- Zadanie— tutaj nadasz zadaniu unikalny tytuł.
- Opis— pod tym tytułem napiszesz krótkie podsumowanie tego, co mają zrobić. Aby zachować porządek, użyj Spinacz w Twoim Zawijanie tekstu ustawienia, aby umieścić tekst pod następną komórką.
- Mandatariusz— w tym miejscu oznaczysz współpracownika, któremu przekazujesz zadanie.
- Priorytet— tutaj możesz wyświetlić pilność.
- Należny— poinformuje o terminie wykonania zadania.
- Status—Twój zespół używa tej kolumny do dzielenia się postępami.
- Stworzone przez— osoba delegująca umieści tutaj swoje imię i nazwisko, aby cesjonariusze wiedzieli, od kogo pochodzi zadanie i informacje.
Wyróżnij tytuły, pogrubiając je i dodając kolor tła do wiersza. Możesz również zamroź górny wiersz swojego Arkusza Google zaznaczając go i przechodząc do Pogląd w górnym menu, Zamrażać, i wtedy 1 rząd.
Dodawanie przycisków stanu w Arkuszach Google
Dodanie przycisku stanu do tablicy próśb o projekt daje Tobie i Twoim współpracownikom szybki sposób na dzielenie się postępami. To także świetny sposób, aby uzyskać szybki przegląd obciążenia pracą wszystkich osób i określić, czy komuś przyda się dodatkowa ręka. Oto kilka przykładów statusu, których możesz użyć:
- Do zrobienia.
- Czyn.
- Zrobione.
- Zablokowany.
- W oczekiwaniu.
- Do wglądu.
Możesz utworzyć przycisk stanu pracy, podobnie jak te, które można znaleźć w oprogramowaniu do zarządzania projektami, takim jak ClickUp i Asana, dodając menu rozwijane do arkusza. Aby to zrobić:
- Podświetl swoją kolumnę stanu. Trzymać KLAWISZ KONTROLNY Lub CMD i kliknij komórkę tytułową, aby ją odznaczyć.
- Iść do Dane w górnym menu.
- Kliknij Walidacji danychi otworzy się pasek boczny.
- Pod Kryteria, Upewnij się że masz Upuścić wybrany.
- Wypełnij swoje opcje w polach tekstowych poniżej, używając Dodaj kolejny element przycisk, aby utworzyć dodatkowe spoty.
- Każdemu przypisz wybrany przez siebie kolor.
- Uderzyć Zrobione.
Teraz będziesz mieć menu, za pomocą którego Twój zespół będzie mógł pokazać stan zadania. Na dole listy znajduje się przycisk edycji, ale działa on tylko dla wybranej komórki. Aby zmienić wszystkie przyciski stanu, wróć do menu sprawdzania poprawności danych i wybierz z paska bocznego regułę, którą chcesz edytować.
Powtórz te kroki, aby dodać szybkie opcje do swojego Priorytet, Mandatariusz, I Stworzone przez kolumny, jeśli chcesz.
Jeśli po prostu oznaczysz kogoś tagiem lub wspomnisz o nim w arkuszu, Google nie wyśle powiadomienia. Przydzielając kogoś do projektu, możesz uprzedzić go, wykonując następujące czynności:
- Wybierz nazwę zadania, które chcesz im przekazać.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Komentarz lub przejdź do ikony dymka na pasku narzędzi.
- Wpisz @, a następnie imię i nazwisko lub adres e-mail tej osoby — jeśli chcesz, możesz również dołączyć tutaj wiadomość.
- Kliknij Przydzielać.
Teraz, jeśli Twój współpracownik ma pytania, może dodać je jako komentarz w tym samym wątku. Przechowując całą komunikację dotyczącą zadania w tym samym miejscu, w którym je przypisałeś, oboje będziecie dokładnie wiedzieć, gdzie później znaleźć rozmowę, jeśli ktoś będzie potrzebował odświeżenia.
Korzystanie z historii wersji w Arkuszach Google
Ponieważ z arkusza będzie korzystać więcej niż jedna osoba, dobrze jest mieć kopię zapasową, na wypadek gdyby ktoś przypadkowo skasował lub nadpisał ważne informacje. U góry arkusza zobaczysz hiperłącze informujące o ostatniej zmianie. Kliknij to, a zobaczysz kopie zapasowe z poprzednich sesji roboczych i wprowadzone zmiany.
Korzystanie z historii wersji w Arkuszach Google jest przydatny, ponieważ możesz zobaczyć swoje poprzednie projekty i notatki, jeśli potrzebujesz ich zapisu. Ale możesz też wrócić do poprzedniej wersji, jeśli Twój arkusz zostanie w jakiś sposób pomieszany — to się zdarza.
Notatka: jeśli chcesz uzyskać bardziej bezpośredni zapis ukończonych zadań, dodaj kolejny arkusz do dokumentu za pomocą symbol plusa w lewym dolnym rogu ekranu i wytnij i wklej tam swoje wiersze, gdy status się zmieni Do Zrobione.
Rozpocznij współpracę z Arkuszami Google
Tworzenie tablicy próśb o projekty w Arkuszach Google to doskonały sposób na zaoszczędzenie czasu podczas delegowania zadań i współpracy nad nimi. Nie tylko będzie mniej tam iz powrotem, ale wszyscy będą wiedzieć, gdzie znaleźć informacje do zadań, mając wszystko w jednym miejscu.
Pomaga także uniknąć niezręczności, którą możesz odczuwać, prosząc o pomoc lub rozwiązując zadania. Z czasem poczujesz się z tym bardziej komfortowo.