Jeśli Twoje zadania piętrzą się, gdy zbliża się termin, a Ty czujesz się przytłoczony, być może nie zarządzasz efektywnie swoim czasem.
Większość z nas popełnia makabryczne błędy w zarządzaniu czasem, które nie tylko kosztują nas nasze cenne godziny, ale także skutkują zwiększonym niepokojem, stresem i zaburzeniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Przyjrzyjmy się niektórym najczęstszym błędom w zarządzaniu czasem i sposobom ich unikania, aby zwiększyć naszą produktywność:
1. Nie wyznaczanie celów
Praca bez celu i bez celu może skutkować brakiem motywacji i produktywności. Łatwo dajesz się rozproszyć i nie zarządzasz dobrze swoim czasem.
Jak tego uniknąć?
Wyznaczanie celów i zaangażowanie w ich realizację nadaje kierunek i motywuje do wykonywania zadań. Stajesz się bardziej skoncentrowany i lepiej zarządzasz swoim czasem i zasobami, aby osiągnąć swoje cele.
Pamiętaj jednak, że nie wszystkie cele są równe. Cele SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie) są lepsze niż cele nieokreślone. Kilka badań potwierdza to twierdzenie. Jeden taki badanie przeprowadzone w sektorze bankowym Metropolis Cape Coast odkryli, że wyznaczenie konkretnych i ambitnych (ale osiągalnych) celów pomogło zwiększyć wydajność pracowników.
Więc zamiast mieć za cel „ukończenie mojej pierwszej powieści”, użyj jej wariantu SMART, tj. „ukończyć przynajmniej jeden rozdział mojej pierwszej powieści co miesiąc”. Ten ostatni jest bardziej szczegółowy, stanowi dla ciebie wyzwanie i wyznacza limit czasowy dla twojego celu.
2. Brak priorytetów
Jeśli nie masz listy rzeczy do zrobienia, która pomoże Ci być na bieżąco z zadaniami, zaczniesz je wykonywać przypadkowo. Pod koniec dnia nadal będziesz mieć wiele niewykonanych zadań i frustracji. Nie chodzi o to, że nie ma wystarczająco dużo czasu, ale o to, że nie zarządzasz nim dobrze.
Jak tego uniknąć?
Posiadanie listy rzeczy do zrobienia pomaga ustalać priorytety zadań i dobrze zarządzać czasem, przydzielając czas na podstawie ważności i pilności zadań. Oto jak to zrobić:
- Znajdź aplikację, aby wyświetlić listę zadań i nadać im priorytety który odpowiada Twoim potrzebom.
- Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać w ciągu dnia lub tygodnia na swojej liście rzeczy do zrobienia.
- Uszereguj je na podstawie ich ważności i pilności za pomocą systemu rankingowego.
- Ułóż najważniejsze i najpilniejsze zadania na górze, podczas gdy najmniej ważne i pilne zadania pozostań na dole.
- Zacznij od najważniejszych i najpilniejszych zadań i przesuwaj listę w dół.
3. Brak śledzenia czasu
Jeśli rozpoczniesz projekt bez oszacowania, ile czasu to zajmie, możliwe jest, że zajmie więcej czasu niż jest to wymagane. Lub możesz stać się zbyt pewny siebie i wziąć na siebie więcej, niż jesteś w stanie obsłużyć, nie mając wystarczająco dużo czasu, aby to ukończyć. Mając mniej czasu, nie tylko nie będziesz w stanie dotrzymać terminów, ale wykonana praca prawdopodobnie będzie poniżej normy.
Jak tego uniknąć?
Zawsze oceniaj, ile czasu powinien zająć dany projekt i staraj się ukończyć projekt w tych ramach czasowych (pamiętaj, aby dać sobie dodatkowy czas na krótkie przerwy). Powinieneś użyj aplikacji do śledzenia czasu, aby śledzić, ile czasu spędzasz nad projektem lub zadanie.
Gdy wiesz, ile czasu (średnio) zajmuje dane zadanie, możesz efektywniej planować swoje zadania. Zrób to wystarczająco dużo razy, a otrzymasz szczegółowy dziennik czasu spędzonego na różnych zadaniach w określonym dniu/tygodniu/miesiącu.
Gdy już to zrobisz, możesz dowiedzieć się, jakie powtarzające się zadania zajmują najwięcej czasu i pomyśleć o rozwiązaniach, które pozwolą wykonać je bardziej efektywnie lub zautomatyzować je, aby zaoszczędzić więcej czasu. Internet roi się od bezpłatne aplikacje do śledzenia czasu możesz użyć do śledzenia swoich projektów w celu lepszego zarządzania czasem.
4. Zwlekanie
Prokrastynacja to ogromne utrudnienie w pracy, zwłaszcza gdy trzeba wykonać trudne lub nudne zadanie. Dodaj do tego mieszankę atrakcyjnych rozrywek, np. smartfona, i masz idealną receptę na prokrastynację.
Będziesz leniwy, ulegniesz rozrywce i zmarnujesz czas, aż nadejdzie termin. Prokrastynatorzy zawsze mają mało czasu, dotrzymują terminów i mają niewielką lub żadną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Jak tego uniknąć?
Świetnym sposobem na uniknięcie prokrastynacji jest podzielenie dużego projektu na mniejsze, łatwiejsze do wykonania zadania. Na przykład, jeśli chcesz napisać artykuł na 2000 słów, zamiast obawiać się napisania całego artykułu, podziel to na podzadania: zarys, wprowadzenie, podtytuł 1, podtytuł 2, podtytuł 3 i wniosek.
Teraz przydziel sobie przedziały czasowe na każde z tych mniejszych zadań i zobowiąż się do ich wykonania. Będziesz bardziej zmotywowany do wykonywania tych mniejszych zadań i będziesz mniej skłonny do zwlekania. Inną świetną metodą na przezwyciężenie prokrastynacji jest zastosowanie techniki Pomodoro. Technika Pomodoro opiera się na podobnej koncepcji.
Oto jak możesz stosuj technikę Pomodoro:
- Podziel projekt na mniejsze zadania
- Weź minutnik i ustaw go na 25 minut
- Daj sobie 25 minut i pracuj nad jednym podzadaniem
- Zrób 5-minutową przerwę, gdy zadzwoni minutnik (po 25 minutach)
- Wykonaj cztery 25-minutowe cykle, a następnie zrób sobie półgodzinną przerwę
5. Nieskuteczne planowanie
Czy zauważyłeś, że niektóre dni nie są tak produktywne jak inne? To dlatego, że nasz poziom energii zmienia się w ciągu tygodnia. Mało tego, różni ludzie mają różne poziomy energii w ciągu dnia.
Jeśli podczas planowania nie uwzględnisz godzin szczytowej produktywności, może się okazać, że najważniejsze zadania czekają na realizację, a czasu i energii pozostaje niewiele.
Jak tego uniknąć?
Jesteś nocną sową czy rannym ptaszkiem? Oceń, jak pracujesz i dowiedz się, w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny. Kiedy już znasz godziny, w których jesteś najbardziej produktywny, odpowiednio zaplanuj swoje projekty.
Przeznacz swoje najbardziej produktywne godziny na najważniejsze (i najbardziej intensywne) zadania, zatrzymując mniej dla pozostałych ważne (lub mniej intensywne) zadania, np. odpowiadanie na e-maile lub organizowanie spotkań godziny pracy. Istnieje kilka aplikacji kalendarza, które mogą pomóc w efektywnym planowaniu; znajdź ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
6. Poddawanie się rozproszeniom
A Badanie Statista z czerwca 2020 r ujawniło, że 53,7 procent osób pracujących w domu uważało, że ich smartfon jest największą przyczyną rozpraszania uwagi. Jak często zdarzyło Ci się pracować i nagle Twój telefon zaczął brzęczeć? Rozpraszasz się i teraz musisz sprawdzić telefon.
Niezależnie od tego, czy jest to e-mail od klienta, wiadomość od współpracownika, czy losowe powiadomienie z Facebooka, Twittera lub Instagrama; rozpraszanie uwagi może kosztować znaczną część godzin pracy.
Jak tego uniknąć?
Wszystko sprowadza się do efektywnego planowania. Wyznacz przedziały czasowe na pracę, sprawdzanie poczty, czas wolny itp. Gdy przyjdzie czas do pracy, odłóż telefon (w trybie samolotowym), najlepiej w innym pokoju i zabierz się do pracy.
Ponieważ największe źródło rozpraszania uwagi zostało usunięte, znacznie łatwiej jest skupić się na pracy. Ponieważ skupiasz całą swoją uwagę i uwagę na jednym zadaniu, prawdopodobieństwo popełnienia błędów jest mniejsze, a większe jest prawdopodobieństwo, że zadanie zostanie wykonane skutecznie.
Co jeśli przełączenie telefonu w tryb samolotowy nie zadziałało? A co, jeśli Twoje myśli wędrują w stronę mediów społecznościowych i musisz podnieść telefon, aby sprawdzić e-maile lub przewinąć swój kanał na Facebooku bezpośrednio na laptopie? Jeśli to ty, spróbuj za pomocą aplikacji Freedom, aby pozbyć się rozpraszaczy, pokonaj prokrastynację i osiągnij więcej.
Uwolnij swój pełny potencjał
Koncentrując się na tym, jak lepiej zarządzać swoim czasem, łatwo jest stracić poczucie, dlaczego w ogóle zarządzasz swoim czasem, np. po to, aby wykonać więcej pracy.
Codzienne poruszanie się po wielu aplikacjach zwiększających produktywność bez wykonywania większej ilości pracy jest bezcelowe. Dowiedz się, co Ci odpowiada i trzymaj się tego, nie tracąc z oczu szerszego obrazu. Ale aby dowiedzieć się, co działa dla Ciebie, ważne jest, aby zrozumieć swoje potrzeby w zakresie zarządzania czasem.