Notion stał się ulubieńcem fanów zarówno do użytku profesjonalnego, jak i osobistego, i to nie bez powodu. Jest dostarczany wraz z niezliczonymi funkcjami, które są przydatne do różnych rzeczy, od tworzenia prostych list rzeczy do zrobienia po śledzenie setek danych.
Wśród tych sprytnych funkcji jest prosta tabela i baza danych tabel, które zasadniczo wyświetlają dane w formie tabelarycznej. Chociaż z wyglądu wyglądają podobnie, w rzeczywistości różnią się od siebie. Przyjrzyjmy się różnicom między tymi narzędziami i przyjrzyjmy się, kiedy można z nich korzystać.
Co to jest prosta tabela pojęć?
Prosta tabela w Notion to podstawowy sposób organizowania danych w sposób tabelaryczny. Tutaj zasadniczo pracujesz z wierszami i kolumnami tak samo, jak z prostym arkuszem kalkulacyjnym. Możesz zmieniać kolejność wierszy i kolumn, dodawać nowe, dostosowywać szerokość kolumn i zamieniać pierwszy wiersz/kolumnę w nagłówek z pogrubionym tekstem i innym kolorem tła.
Jeśli uważasz, że tabela wygląda zbyt prosto, jak na Twój gust, możesz również sformatować tekst w komórkach za pomocą dostępne opcje (kolor i tło tekstu, pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, kod i równanie). Możesz nawet dodawać emotikony i symbole w komórkach. Inne przydatne rzeczy, które możesz dodać do komórki, to łącze do strony, data, osoba i przypomnienie.
Niestety, to prawie tyle, jeśli chodzi o proste tabele. Nie można sortować danych w zrozumiały sposób ani wstawiać formuł do komórek w celu obliczenia zawartości określonych wierszy lub kolumn. W komórkach nie ma też innych typów danych, takich jak pola wyboru i wartości procentowe.
Jednak chociaż prosta tabela nie oferuje wielu funkcji, jest ona nadal bardzo przydatna, zwłaszcza gdy wszystko, co naprawdę chcesz zrobić, to wyświetlić dane statyczne w bardziej uporządkowany sposób.
Co to jest baza danych tabeli pojęć?
Baza danych tabel w Notion wygląda trochę jak prosta tabela. Masz wiersze i kolumny, w których możesz umieścić swoje dane, i możesz dodać dowolną liczbę wierszy i kolumn. Jednak w przeciwieństwie do prostych tabel, tabelaryczne bazy danych mają znacznie więcej funkcji.
Po pierwsze, tabelaryczna baza danych jest elastyczna, jeśli chodzi o jej zawartość. Nie jesteś ograniczony do zwykłego tekstu, dat, przypomnień, linków do stron i osób. Możesz dowolnie dodawać do komórki inne właściwości, takie jak liczby, pola wyboru, adresy e-mail, adresy URL, numery telefonów, a nawet pliki.
Istnieją również bardziej zaawansowane właściwości, takie jak formuły obliczające zawartość określonych komórek, relacje które łączą bazę danych z inną bazą danych, oraz roll-up, który jest bardziej zaawansowanym rodzajem obliczeń w ramach Baza danych.
Baza tabelaryczna może również zmieniać swoją postać. Jeśli czujesz, że Twoje dane mogłyby być ułożone w lepszy sposób niż tabela, możesz łatwo zmienić je w tablicę, oś czasu, galerię, listę lub kalendarz. Widok tablicy jest podobny do tablicy Kanban, ponieważ organizuje dane według statusu.
Z drugiej strony widok osi czasu wygląda jak wykres Gantta przedstawiający harmonogramy zadań. Widok kalendarza wyświetla również harmonogramy zadań, ale zamiast osi czasu pokazuje cały miesiąc. Lista i galeria są dokładnie tym, co sugerują ich nazwy: widok listy przedstawia dane na liście, podczas gdy widok galerii przedstawia dane jak galerię zdjęć.
Są inne zaawansowane funkcje bazy danych Notion możesz sprawdzić, takie jak filtry, sortowanie i połączona baza danych.
Kiedy używać pojęcia Prosta tabela
Prosta tabela najlepiej sprawdza się podczas pracy z danymi statycznymi, które nie wymagają specjalnej obsługi (np. obliczeń i relacji). Załóżmy, że potrzebujesz schludnej i uporządkowanej prezentacji danych bez skomplikowanych przycisków i narzędzi bazy danych. Proste tabele mogą załatwić sprawę.
Są również bardzo przyjazne dla początkujących. Jeśli jesteś nowy w Notion, prawdopodobnie poczujesz się onieśmielony przez dzwonki i gwizdy baz danych. Zamiast przytłaczać się nieznanym Terminologie pojęć w bazach danych możesz po prostu przełączyć się na proste tabele i przejść do baz danych.
Przykładowe przypadki użycia prostych tabel pojęć
Aby lepiej zrozumieć, gdzie można użyć prostych tabel, oto kilka przykładów:
- Przydział pokoju
- Harmonogram zajęć
- Lista zakupów z ilościami
- Sesja burzy mózgów
- Określenie warunków
- Porównanie
- Sprawozdanie klasowe
- Historia zmian
Kiedy używać bazy danych tablic pojęć
Baza tabelaryczna może przydać się w sytuacjach, gdy potrzebujesz czegoś więcej niż tylko podstawowej prezentacji danych. Ponieważ będziesz korzystać z danych, a nie tylko je wyświetlać, potrzebujesz więcej funkcjonalności do swojej dyspozycji. W tym miejscu pojawiają się bazy danych tabel.
Są szczególnie przydatne do przechwytywania informacji z powtarzalnymi, kategorialnymi składnikami. Jednym z przykładów jest katalog pracowników, w którym prawdopodobnie będziesz wprowadzać te same dane dla lokalizacji, roli i działu więcej niż jeden raz. Zamiast wpisywać element w kółko, możesz po prostu użyć właściwości Select bazy danych tabel.
Te dodatkowe właściwości mogą również pomóc w lepszym zrozumieniu danych lub wyraźniejszym ich wyświetlaniu. Na przykład możesz sortować pracowników według lokalizacji lub filtrować ich według roli. Jeśli użyłbyś do tego prostej tabeli, musiałbyś ręcznie sprawdzić lokalizację i rolę oraz odpowiednio zmienić kolejność danych.
Przykładowe przypadki użycia bazy danych tablic pojęć
Bazy danych tabelarycznych są również zalecane do zarządzania projektami i zadaniami, tworzenia dzienników wypunktowanych, a nawet budowanie prostych CRM-ów w Notion. Inne godne uwagi przypadki użycia baz danych tabel obejmują:
- Magazyn
- Mapa drogowa
- Śledzenie budżetu
- Menedżer kontaktów
- Notatka ze spotkania
- Śledzenie celów
- Kalendarz treści
- Planista podróży
Lepsza organizacja danych dzięki prostej tabeli i bazie danych Notion
Pomimo oczywistych różnic, proste tabele i tabelaryczne bazy danych mają zasadniczo jeden cel: uporządkować dane w sposób najlepiej zrozumiały dla użytkownika lub czytelnika. Spotkasz się z sytuacjami, w których prosta tabela może działać dobrze, ale zdarzają się przypadki, zwłaszcza w środowisku biurowym, kiedy potrzebujesz tabelarycznych baz danych.
Na szczęście dla Ciebie Notion ułatwia pracę z obydwoma, a najlepsze jest to, że możesz łatwo przekształcić jedną w drugą (przekształcić prostą tabelę w bazę danych tabel i odwrotnie). W ten sposób nie musisz się martwić, że zaczniesz od niewłaściwego narzędzia, ponieważ możesz łatwo zmienić je na inne za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
