Jak dostosować wiadomość e-mail z odpowiedzią w programie Outlook

Outlook to świetny klient poczty e-mail, niezależnie od tego, czy wysyłasz e-maile, czy odpowiadasz na nie. Ale jeśli chodzi o odpowiedzi, istnieje kilka sposobów dostosowania tego procesu. W tym przewodniku przyjrzymy się, jak utworzyć szablon szybkiej odpowiedzi, zmienić wygląd oryginalnej wiadomości i zmienić adres zwrotny.

Chociaż w tym przewodniku używamy programu Outlook dla Microsoft 365, te instrukcje będą również działać w programach Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 i 2021. Zacznijmy.

Jak utworzyć szablon szybkiej odpowiedzi w Outlooku

Czy ciągle odpowiadasz słowo w słowo na kilka e-maili? Zamiast powtarzać tę samą odpowiedź, możesz po prostu utworzyć szablon szybkiej odpowiedzi i odpowiedzieć jednym kliknięciem. Możesz to zrobić, tworząc Szybki krok, aby zautomatyzować to żmudne zadanie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat szybkich kroków, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat tworzenie i używanie Szybkich kroków w Outlooku.

Oto kroki, aby utworzyć szablon szybkiej odpowiedzi w Outlooku:

1. Uruchom program Outlook i upewnij się, że masz Dom wybrana karta.
2. Wybierz konto e-mail, dla którego chcesz utworzyć szablon szybkiej odpowiedzi. Jeśli masz więcej niż jeden adres e-mail w programie Outlook, musisz napisać szablon szybkiej odpowiedzi dla każdego z nich.
3. w Szybkie kroki grupę, kliknij Tworzyć nowe.
4. Nadaj szybkiemu krokowi nazwę w pliku Nazwa pole tekstowe — nazwaliśmy nasze Szybka odpowiedź.
5. w działania kliknij sekcję Wybierz czynność rozwijane i wybierz Odpowiedź.
6. Kliknij Pokaż opcje link bezpośrednio pod listą rozwijaną, aby wyświetlić więcej pól.
7. Aby ten samouczek był szybki i łatwy, możesz opuścić każde inne pole, takie jak Do I Temat, tak jak jest — program Outlook automatycznie wypełni go na podstawie charakteru oryginalnej wiadomości e-mail lub zostaną zastosowane ustawienia domyślne. Wprowadź jednak wiadomość, którą chcesz wysłać w Tekst pole tekstowe.
8. Kliknij Skończyć.

Jeśli chcesz wysłać komuś dokładnie tę wiadomość, po prostu otwórz jego e-mail i naciśnij Szybka odpowiedź lub jakkolwiek to nazwałeś w Szybkie akcje Grupa. Aby uzyskać więcej sposobów na zwiększenie produktywności przy użyciu tego klienta poczty e-mail, przeczytaj nasz przewodnik na temat najlepsze praktyki usprawniające przepływ pracy w programie Outlook.

Jak zmienić wygląd oryginalnych wiadomości w Outlooku

Odpowiadając na wiadomość lub przesyłając ją dalej, możesz wykluczyć oryginalną wiadomość lub zmienić jej wygląd, aby było bardziej oczywiste, gdzie kończy się Twoja wiadomość, a zaczyna oryginalna. Możesz także dołączyć oryginalny e-mail, jeśli nie chcesz, aby był zagracony.

Aby to zrobić, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. W Outlooku kliknij Plik w lewym górnym rogu.
2. W menu po lewej stronie kliknij Opcje.
3. Wybierać Poczta w lewym okienku.
4. Przewiń w dół do Odpowiedzi i dalej sekcję, aż zobaczysz Podczas odpowiadania na wiadomość I Podczas przekazywania wiadomości rozwijane menu.
5. Domyślnie menu rozwijane będą ustawione na Dołącz oryginalny tekst wiadomości. Nadal możesz je rozwinąć i wybrać Nie dołączaj oryginalnej wiadomości, Dołącz oryginalną wiadomość, Uwzględnij i wciąć oryginalną wiadomość, Lub Przedstaw każdy wiersz oryginalnej wiadomości.

Oto, co robią te inne opcje:

• Nie dołączaj oryginalnej wiadomości: Wyślij odpowiedź lub przekazaną wiadomość bez tekstu z oryginalnego e-maila.
• Dołącz oryginalną wiadomość: Dołącz tekst z oryginalnego e-maila jako załącznik.
• Uwzględnij i wciąć oryginalną wiadomość: zawiera tekst z oryginalnej wiadomości e-mail, ale zostanie wcięty z prawej strony — to jak naciśnięcie klawisza Tabkey w każdym wierszu oryginalnej wiadomości.
• Przedstaw każdy wiersz oryginalnej wiadomości: To jest jak wcięcie oryginalnej wiadomości. Ale zamiast pustego miejsca pojawi się znak oznaczający, gdzie zaczyna się każda linia oryginalnego e-maila.

Jak zmienić adres zwrotny swojego adresu e-mail w programie Outlook

Zmiana adresu zwrotnego wiadomości e-mail w Outlooku oznacza, że ​​każda odpowiedź wysłana na wybrane konto zostanie przekierowana na inne.

Oto jak to zrobić:

1. W Outlooku kliknij Plik w lewym górnym rogu.
2. Kliknij Ustawienia konta, aby rozwinąć menu, a następnie wybierz Ustawienia konta.
3. W wyskakującym okienku kliknij adres e-mail, który chcesz edytować, a następnie kliknij Zmiana (znajduje się w menu pod zakładkami). Możesz też po prostu dwukrotnie kliknąć adres e-mail.
4. W polu tekstowym obok Odpowiedź na adres, wprowadź adres e-mail, na który chcesz przekierować wiadomości e-mail.
5. Kliknij Następny zastosować zmiany.

Spraw, aby dostosowywanie odpowiedzi programu Outlook działało dla Ciebie

Postępując zgodnie z prostymi instrukcjami powyżej, możesz łatwo dostosować odpowiedzi w Outlooku. Ten mały przewodnik ledwie zarysowuje poziom dostosowania, który Microsoft wbudował w swojego klienta poczty e-mail. Jednak wystarczy, aby zacząć, jak sprawić, by Twoje odpowiedzi były czystsze i bardziej wydajne.