Większość korporacji, w tym organizacje rządowe, firmy i organizacje non-profit, używa programu Microsoft Excel do tworzenia budżetów. Excel oferuje im elastyczność, znajomość i łatwość kompilowania, sortowania, zarządzania i analizowania danych na potrzeby budżetowania i prognozowania.
Ale czy Excel jest właściwym narzędziem do budżetowania biznesowego? Rozważmy zalety i wady korzystania z Excela jako oprogramowania do budżetowania, aby odpowiedzieć na to ważne pytanie.
Zalety budżetowania biznesowego w Excelu
Microsoft uruchomił Excela w 1985 roku. Według sondażu przeprowadzonego przez Firma Centage, większość dyrektorów finansowych (prawie 88%) nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do sporządzania budżetów biznesowych. To wiele mówi o użyteczności programu. Ale dlaczego Excel jest tak popularny jako narzędzie do budżetowania biznesowego? Dowiedzmy Się.
1. Każdy wie, jak korzystać z programu Excel
Większość absolwentów szkół wyższych korzystała z programu Excel w taki czy inny sposób podczas studiów. To pokazuje wszechstronność programu i to, że prawie każdy zna podstawy programu. Ponieważ większość Twoich pracowników zna już podstawy programu Excel, wystarczy, że trochę popchniesz ich we właściwym kierunku, a błyskawicznie zaczną zarządzać finansami Twojej firmy.
Dzięki budżetowaniu w programie Excel zaoszczędzisz czas i zasoby, które w przeciwnym razie zostałyby przeznaczone na szkolenia — jest to szczególnie przydatne, jeśli prowadzisz małą firmę lub start-up z ograniczonymi zasobami.
2. Excel jest tani i łatwo dostępny
Prawie każdy ma kopię programu Microsoft Excel. Jeśli Twoja firma wymaga udziału większej liczby osób w procesie budżetowania, możesz udostępnić dostęp każdemu, kto ma kopię programu Excel, bez kupowania dodatkowych licencji. Jeśli to możliwe, małe firmy powinny unikać oprogramowania do budżetowania przedsiębiorstwa, ponieważ może ono zwiększać koszty.
3. Możesz dostosować arkusze kalkulacyjne Excel
W firmach, zwłaszcza w start-upach, możliwość dostosowywania jest niezwykle przydatną i poszukiwaną funkcją, ponieważ różne fazy rozwoju firmy wymagają różnych podejść. Jedną z największych zalet arkuszy kalkulacyjnych Excel w porównaniu z innymi programami do budżetowania jest to, że władza leży w rękach użytkowników.
Excel to dość złożony program, który oferuje swoim użytkownikom elastyczność w postaci licznych funkcji i formuł. Raz ty rozumieć formuły Excela, możesz właściwie zrobić wszystko, od budżetowania biznesowego po analizę finansową i tworzenie wykresów. Możesz nawet tworzyć własne formuły, makra i szablony budżetowania w programie Excel, aby sprostać unikalnym wymaganiom Twojej firmy.
Wady budżetowania biznesowego w Excelu
Jak wszystko, Excel ma sporo ograniczeń, jeśli chodzi o budżetowanie biznesowe.
1. Jest to czasochłonne i podatne na błędy
Budżetowanie biznesowe w programie Excel wymaga ręcznego wprowadzania danych. Ponieważ jest to tak zależne od ludzkiego wysiłku, błędy są praktycznie nieuniknione. Prawdopodobieństwo wystąpienia takich błędów wzrasta wraz ze wzrostem wielkości i złożoności budżetów, co prowadzi do błędnych prognoz budżetowych i prognoz dochodów.
W firmach o wartości wielu milionów dolarów nawet zwykła literówka lub błąd w transpozycji może kosztować miliony dolarów. Weź przykład z TransAlta: prosty błąd wycinania i wklejania kosztował firmę 24 miliony dolarów. Firmy często przeglądają i poprawiają problemy w swoich arkuszach kalkulacyjnych Excel, aby zapobiec takim zagrożeniom, co kosztuje ich cenny czas, wysiłek i koszty.
2. Problemy ze skalowalnością dla większych zbiorów danych
Excel, będąc tanim i dostępnym, oferuje małym firmom niską barierę wejścia dzięki nienagannej użyteczności i funkcjonalności. Jednak wraz z rozwojem firmy ilość danych wymaganych do budżetowania i prognozowania drastycznie wzrasta. Program Excel często nie jest w stanie poradzić sobie z dużymi ilościami danych z licznymi formułami i makrami i może działać wolno, a nawet ulegać awariom.
3. Brak problemów z dostępem opartym na rolach i bezpieczeństwem
Pliki programu Excel można łatwo udostępniać każdemu, kto ma kopię programu, narażając poufne informacje firmowe na ryzyko. Kiedy możesz pliki Excela chronione hasłem, hasło należy udostępnić odpowiednim osobom podczas budżetowania.
Excel nie oferuje dostępu opartego na rolach, więc każdy, kto ma hasło, może uzyskać dostęp do całego arkusza kalkulacyjnego. Może to być poważnym problemem dotyczącym zgodności dla większości firm.
Czy program Excel jest odpowiednim oprogramowaniem do potrzeb budżetowania Twojej firmy?
Excel ma swoje zalety jako narzędzie do budżetowania biznesowego, ale jeśli masz problemy, najlepiej zainwestować w oprogramowanie do budżetowania korporacyjnego. Większe firmy mogą ucierpieć z powodu Excela jako jedynego rozwiązania budżetowego.
Problemy z konsolidacją danych, koordynacją, bezpieczeństwem i współpracą to tylko kilka problemów, z którymi mogą się spotkać większe organizacje podczas budżetowania w Excelu. Jeśli jednak nadal prowadzisz małą firmę lub start-up z ograniczoną liczbą ruchomych części, Excel może być wszechstronnym, tanim i skutecznym narzędziem do budżetowania.
Jeśli korzystasz z programu Excel do budżetowania biznesowego, ale nadal utkniesz z podstawami, rozważ udział w kilku kursach na poziomie zaawansowanym, aby usprawnić proces budżetowania biznesowego.
