Nigdy nie wysyłaj źle skonstruowanych e-maili. Okropne struktury nie tylko zaciemniają przekaz, ale także dają odbiorcom negatywne wrażenie na temat Twojej etyki pracy i profesjonalizmu. Dobre umiejętności komunikacyjne są kluczowe w każdej branży.
Aby uniknąć błędów, sprawdź swoje wersje robocze. Popraw te często pomijane złe praktyki i błędy, które sprawiają, że e-maile są nieprofesjonalne.
1. Spamowe wiersze tematyczne
Marketerzy uważają, że tematy związane ze sprzedażą zwiększyć współczynniki otwarć wiadomości e-mail; niestety dają odwrotne rezultaty. Odbiorcy mają tendencję do ignorowania nadmiernie promocyjnych e-maili. O ile już Cię nie znają, nie mają obowiązku sprawdzania Twojej wiadomości.
Zamiast sprzedawać, bądź angażujący. Komponować przyciągające uwagę linie tematyczne zawierające opisowe, prowokujące do myślenia słowa. Wzbudzaj ciekawość swoich czytelników. Możesz używać otwartych pytań i sugestii — upewnij się tylko, że są one adekwatne do Twojej wiadomości. W przeciwnym razie odbiorcy mogą Cię zablokować za nadużywanie tematów typu clickbait.
2. Żarty i dowcipne uwagi
Zastanów się dwa razy, zanim wstawisz żarty do służbowych e-maili. Dzielenie się śmiechem może w niektórych przypadkach pomóc w budowaniu relacji, ale często przynosi więcej szkody niż pożytku. Żarty są trudne do dostarczenia przez e-mail. Nawet żartobliwe kalambury mogą zostać odebrane jako sarkastyczne lub obraźliwe, jeśli czytelnik źle Cię zrozumie.
Ogólnie rzecz biorąc, pomiń żarty. Zamiast tego szukaj innych sposobów na poprawę nastroju, np. podziel się osobistą historią lub przedyskutuj wspólny interes. Bycie przystępnym i przyjaznym nie wymaga gagów.
3. Emoji i nadmierne znaki interpunkcyjne
Obecnie coraz więcej dostawców skrzynek pocztowych obsługuje emotikony. Platformy takie jak Outlook i Gmail umożliwiają nawet wstawianie emotikonów w wierszach tematu.
Chociaż są zabawne i kreatywne, nie należą do e-maili służbowych. Ludzie różnie postrzegają emotikony. Na przykład, podczas gdy ty możesz użyć emotikonu roześmianej twarzy, aby wyrazić radość, inni mogą uznać to za sarkazm. Buźki nie zawsze przekazują zamierzoną wiadomość.
Również podejrzani marketerzy lubią emotikony. Jeśli często z nich korzystasz, odbiorcy mogą kojarzyć Cię z atakami phishingowymi, biuletynami sprzedażowymi i nadmiernie promocyjnymi reklamami.
4. Literówki i błędy gramatyczne
Literówki nie zmieniają intencji. Nawet jeśli błędnie zapiszesz każde słowo w e-mailu, czytelnicy i tak zrozumieją je dzięki wskazówkom kontekstowym. Zaawansowane błędy gramatyczne mogą powodować zamieszanie, ale tekst nie będzie niezrozumiały.
Czy to oznacza, że możesz przeoczyć literówki? Absolutnie nie! Chociaż błędy ortograficzne i gramatyczne nie zakłócają przekazu, wyglądają na niedbałe. Niezależnie od tego, czy zwracasz się do potencjalnego klienta, czy aktualizujesz kolegę, będziesz miał problem ze zdobyciem ich zaufania nieprofesjonalnym pisaniem.
Najlepszym podejściem jest sprawdzenie wersji roboczych przed ich wysłaniem. Przeprowadź tekst przez a niezawodny moduł sprawdzania pisowni, wyeliminuj niepotrzebne kłaczki, odpowiednio dostosuj ton i zamień złożone słowa na prostsze. Powtórz te kroki tyle razy, ile potrzeba.
5. Długie akapity
Zachowaj ostrożność podczas kopiowania i wklejania wersji roboczych e-maili z Dokumentów Google lub programu Microsoft Word. Edytory tekstu mają różne ustawienia domyślne. Nie możesz oczekiwać, że Twoje e-maile będą wyglądać tak, jak podczas pisania. Dostosują się do stylu czcionki, rozmiaru tekstu i odstępów bieżącego programu.
Jako najlepszą praktykę kopiuj-wklej bez formatowania, naciskając Ctrl/Cmd + Shift + V zamiast po prostu Ctrl/Cmd + V. Spowoduje to usunięcie poprzednich zmian formatu. Aby uniknąć długich bloków tekstu, każdy akapit powinien mieć od dwóch do trzech zdań.
6. Nadmiar informacji
Obszerne wyjaśnienia są korzystne, ale musisz je odpowiednio zaplanować. Nie przedstawiaj przypadkowych faktów. Czytelnicy prawdopodobnie odejdą od Twojego e-maila, jeśli przeładujesz ich informacjami od samego początku.
Dziel się tylko tym, czego potrzebują czytelnicy. Wyjaśniając złożone tematy, dołączaj odpowiednie dokumenty badawcze, planuj wirtualne konsultacje i odpowiadaj na wszystkie pytania, które pojawią się na Twojej drodze.
7. Ogólne oświadczenia końcowe
Ogólne stwierdzenia końcowe są odległe. Sprawiają, że wyglądasz nieprofesjonalnie, a ponadto osłabiają konkluzję Twojego e-maila. Będziesz mieć mniejsze szanse na pomyślne zamknięcie. Kończąc e-maile, używaj bardziej bezpośrednich, zwięzłych alternatywa dla „Czekam na wiadomość od Ciebie”.
Są już nadużywane. Czytelnicy widzieli je już setki razy — nie pozostawią po sobie pozytywnego wrażenia. Zamiast używać ogólnych linii, użyj silnego wezwania do działania. Poinformuj czytelników, jakie mają opcje, i poprowadź ich do działania w odniesieniu do Twojego e-maila.
8. Niepotrzebne załączniki
Załączniki wiadomości e-mail ułatwiają udostępnianie informacji. Zamiast przeciążać czytelników długimi, niechcianymi wiadomościami, skieruj ich do odpowiednich zasobów. Takie postępowanie oszczędza czas dla wszystkich zaangażowanych stron.
Powiedziawszy to, powinieneś również powstrzymać się od masowego wysyłania plików. Użytkownicy są na ogół sceptycznie nastawieni do otwierania załączników, ponieważ mogą one rozprzestrzeniać złośliwe oprogramowanie. Wysyłanie wielu plików e-mailem budzi nawet obawy dotyczące bezpieczeństwa.
Jeśli musisz wysłać kilka dokumentów jednocześnie, użyj narzędzia do udostępniania plików, takiego jak Dropbox. Prześlij pliki na preferowaną platformę, ustaw niezbędne ograniczenia prywatności, a następnie wyślij łącze dostępu pocztą e-mail.
9. „Kreatywne” formaty
Unikaj zabawy odważnymi czcionkami. Możesz podkreślić, pochylić lub pogrubić tekst w celu wyróżnienia, ale użyj domyślnego stylu, koloru i rozmiaru czcionki.
„Kreatywne” kroje dają znikome korzyści w środowisku profesjonalnym. Odwracają uwagę czytelników od Twojego e-maila. Zamiast zrozumieć intencję przekazu, ich umysły skupią się na różnych kolorach i stylach, których użyłeś.
Poza tym dziwne formaty sprawiają, że wyglądasz szkicowo. Dostawcy usług pocztowych wysyłają nawet e-maile zawierające skandaliczne projekty i kolory prosto do folderów ze spamem.
Używaj szablonów kreacji tylko wtedy, gdy pasują do Twojej marki. Na przykład poniższy przykład pokazuje, jak to zrobić wirtualna platforma spotkań o nazwie Gather udostępnia swoje funkcje bez uszczerbku dla profesjonalizmu.
10. Niejasne motywy
Pogawędka może pomóc w złagodzeniu niezręcznych spotkań, ale rzadko pasuje do służbowych e-maili. Przestań owijać w bawełnę. Większość ludzi kliknie, jeśli uznają Twoją wiadomość za nudną i mylącą.
Aby przekazać swój punkt widzenia, używaj jasnego, zwięzłego języka. Wprowadzenie powinno być krótkie i przyciągające uwagę, podczas gdy treść musi odnosić się do omawianego tematu. Niejasne wyjaśnienia ostatecznie doprowadzą do marnowania czasu w kolejnych e-mailach.
Jeśli nie możesz zmieścić tematu w jednej wiadomości, zamiast tego zorganizuj spotkanie. Aplikacje do ustalania terminów wyeliminuj powtarzające się e-maile podczas planowania połączeń. Po prostu wyślij e-mailem do drugiej strony link z zaproszeniem i poczekaj na odpowiedź.
Dbaj o to, aby Twoje e-maile służbowe były profesjonalne i godne szacunku
Biorąc pod uwagę liczbę e-maili, które regularnie wysyłasz i odbierasz, spodziewaj się, że niektóre błędy wpadną przez szczeliny. Sporadyczne literówki są zrozumiałe. Pamiętaj jednak, że konsekwentne używanie szablonów o niskiej jakości źle o tobie świadczy. Odbiorcy mogą nawet uważać, że nie są warci dobrze przemyślanych e-maili. Nigdy nie pomijaj etapu korekty.
Aby komponować jeszcze lepsze e-maile, przestudiuj te złe, które otrzymujesz. Znajdź podobieństwa między różnymi ofertami sprzedaży, biuletynami i próbami phishingu w folderze ze spamem. Popełnianie błędów gramatycznych to jedno, ale używanie adresów IP z czarnej listy, nadużywanie języka sprzedażowego i losowe masowe wysyłanie linków to drugie.