Cyfrowy bałagan objawia się na różne sposoby, w tym na zdezorganizowanych komputerach stacjonarnych, nieotwartych wiadomościach e-mail, źle oznakowanych plikach i załadowanych skrzynkach odbiorczych. Wynikają z bałaganu w wirtualnym życiu.
Jeśli masz tendencję do opóźniania porządkowania plików, nadszedł czas, aby zmienić swój zły nawyk. Utrudnia produktywność. Oto kilka sposobów, w jakie cyfrowy bałagan spowalnia przepływ pracy, powoduje niepotrzebny stres i odwraca uwagę od obowiązków.
1. Sortowanie niezorganizowanych plików to strata czasu
Zdezorganizowane cyfrowe systemy archiwizacji są spowodowane złymi nawykami. Większość użytkowników losowo wysyła różne pliki na swoje pulpity, pliki do pobrania lub foldery z dokumentami. Chociaż posiadanie kilku zagubionych dokumentów początkowo wydaje się możliwe do opanowania, mogą one szybko się kumulować, jeśli zaniedbasz właściwe zarządzanie.
Pamiętaj: wybieranie krótkoterminowej wygody tworzy długoterminowe wąskie gardła. Gdy foldery są zaśmiecone, lokalizowanie określonych plików będzie stopniowo zabierać więcej czasu. Weź powyższe zdjęcie jako przykład. Żaden z plików w tym folderze nie został nazwany; musiałbyś przeszukać każdy z nich, zanim znajdziesz to, czego potrzebujesz.
Aby naprawić ten zły nawyk, ćwiczyć organizację plików. Upewnij się, że każde zapisane zdjęcie, film lub dokument trafia bezpośrednio do odpowiedniego folderu. Domyślnie przestań wysyłać je do pobranych plików lub folderów na pulpicie.
2. Bałagan rozprasza uwagę
Pozostawianie plików w ich domyślnych folderach zapisu zaśmieca ekran. Jeśli nie określisz nowego miejsca docelowego, będą one nadal wypełniać Twoje pliki do pobrania, dokumenty lub foldery na pulpicie. Mogą zająć cały ekran, jeśli nie będziesz ostrożny.
Ten rodzaj bałaganu nie tylko wygląda okropnie, ale także powoduje wizualne przeciążenie. Twój umysł pracuje ciężej, aby przetworzyć różne informacje. W rezultacie dodatkowy stres poznawczy będzie przytłaczający, przeszkodzi ci w osiąganiu najlepszych wyników i zakłóci tok myślenia.
Najlepszym rozwiązaniem jest opracować konwencje nazewnictwa plików (FNC). Oznacz swoje pliki na podstawie ich przeznaczenia. Idealnie byłoby, gdyby Twój FNC ilustrował ich zawartość, funkcję, autora i znaczenie projektu – grupuje zasoby w oparciu o podobieństwa.
3. Gromadzenie nieużywanych programów ogranicza szybkość urządzenia
Cyfrowi tubylcy potrzebują kilku programów do pracy i użytku osobistego. The Biznes aplikacji informuje, że globalni użytkownicy pobrali 143 miliardy aplikacji w 2021 roku. Regularne wypróbowywanie wielu narzędzi jest powszechne.
Pomimo dużej liczby pobrań większość aplikacji jest porzucana. statystyka mówi, że 25% jest używanych tylko raz. Przejrzyj folder pobranych plików — znajdziesz programy, o których już zapomniałeś. Może musiałeś przetestować nowe narzędzie do pracy, a może modna gra wzbudziła Twoją ciekawość.
Trzymanie starych aplikacji pod ręką może wydawać się wygodne, ale znacznie spowalniają one urządzenia. Instalowanie programów zajmuje miejsce na dysku. Nadal będą zużywać moc obliczeniową, nawet jeśli nie uruchamiasz ich często.
Najlepiej przestać gromadzić nieużywane programy. Jeśli nie widzisz siebie wielokrotnie korzystającego z czegoś, co pobrałeś, usuń to. Po prostu ponownie zainstaluj wymazane aplikacje w razie potrzeby.
4. Zdezorganizowane zasoby spowalniają śledzenie zadań
Użytkownicy mają tendencję do zbyt szybkiego przyjmowania aplikacji do pracy. Raport z 2021 r. autorstwa Okta, Inc. pokazuje, że 10% pracodawców w USA korzysta z ponad 199 narzędzi pracy. Tak, każdy program przynosi określone korzyści. Ale włączenie zbyt wielu do codziennej rutyny spowalnia przepływ pracy —przełączanie się między platformami to strata czasu.
Używaj tylko tych, których potrzebujesz. Budowanie i utrzymywanie wielu systemów powoduje niepotrzebny stres poznawczy. Podczas gdy przełączanie kart zajmuje kilka sekund, wchłonięcie nowych informacji wymaga co najmniej kilku minut. Będziesz miał problemy z utrzymaniem koncentracji, jeśli będziesz ciągle przeskakiwać między zadaniami.
Aby usprawnić procesy biznesowe, zainwestuj w platformę, która łączy wszystkie Twoje narzędzia pracy. Można było dostać np narzędzia do zarządzania projektami. Umożliwiają przydzielanie zadań, śledzenie postępów projektu, publikowanie ogłoszeń w całej firmie i wysyłanie prywatnych wiadomości z jednej platformy.
5. Posiadanie wielu kont z różnymi danymi logowania jest mylące
W dzisiejszych czasach posiadanie kilku kont to norma. Biorąc pod uwagę różne dostępne platformy mediów społecznościowych, narzędzia pracy, systemy zarządzania projektami, biuletyny i dostawców usług pocztowych, możesz łatwo mieć tuzin profili.
Niestety śledzenie wielu danych logowania jest trudne. Wielu po prostu ustawia krótkie, słownikowe słowa, które mogą łatwo zapamiętać jako hasła. Avast podaje nawet, że 83% Amerykanów przetwarza słabe hasła na kontach osobistych i zawodowych. Chociaż niezapomniane, są również niepewne. Wykwalifikowany haker może szybko ominąć popularne kombinacje za pomocą metod hakerskich typu brute-force.
Jako hasła wybierz długie ciągi znaków alfanumerycznych. Jeśli masz problemy z ich zapamiętaniem, zainwestuj w bezpieczny, niezawodny menedżer haseł który automatycznie wypełnia strony logowania.
6. Przechowywanie starych poufnych dokumentów naraża Cię na kradzież tożsamości
Oprócz zaśmiecania pulpitu, niezorganizowane pliki zagrażają bezpieczeństwu. Dokumenty agencji rządowych, pracodawców, partnerów biznesowych, instytucji opieki zdrowotnej i banków komercyjnych zawierają informacje poufne dane osobowe (PII).
Należy pamiętać, że przestępcy mogą popełniać różne rodzaje oszustw z wykorzystaniem tych danych osobowych. Jeśli bezpośrednie identyfikatory, takie jak numer SSN, pełne imię i nazwisko oraz informacje o pracodawcy, wpadną w ich ręce, nic nie powstrzyma ich przed kradzieżą Twojej tożsamości. Mogą nawet zaciągać ogromne pożyczki bez Twojej wiedzy.
Zasadniczo należy podjąć dodatkowe kroki w celu ochrony poufnych plików. Zaszyfruj swoje foldery, unikaj wysyłania danych osobowych pocztą e-mail i trwałe usuwanie starych dokumentów za pomocą niszczarek plików.
7. Przeładowanie informacjami powoduje stres
Wielozadaniowcy często otwierają dziesiątki kart jednocześnie. Jednocześnie podejmują różne zadania, aby dokończyć więcej pracy, ale jak na ironię, przełączanie kontekstu zabija tylko produktywność. The Amerykańska Psychologia Stowarzyszenia mówi, że stres poznawczy związany z pochłanianiem zbyt dużej ilości informacji i przeskakiwaniem między zadaniami czyni cię nieefektywnym. Pod koniec dnia pracy zrobisz mniej.
Przestań przeciążać swój mózg danymi. Twój umysł będzie wędrował, jeśli nadal będziesz widzieć losowe zadania. W jednej chwili kończysz artykuł do pracy, a w następnej bezmyślnie przewijasz przepisy na obiad.
Zamiast pozostawiać różne dokumenty, pliki i listy rzeczy do zrobienia otwarte, minimalizuj je i układaj w stosy, dopóki nie będą potrzebne. Po prostu skup się na wykonywanym zadaniu. Potrzebujesz spokoju i wolności wejdź w kreatywny, produktywny stan przepływu.
Oceny cyfrowego minimalizmu i zwiększonej produktywności
Zagracona przestrzeń cyfrowa jest równie szkodliwa jak bałagan na biurku. Chociaż organizowanie plików wirtualnych może wydawać się żmudne, przeszukiwanie setek plików, wiadomości e-mail i folderów spowoduje marnowanie znacznie większej ilości energii. Aby stać się wydajnym, upewnij się, że możesz bezproblemowo poruszać się po swoich systemach cyfrowych.
Należy również pamiętać, że porządkowanie wykracza poza organizację plików. Zamiast po prostu układać foldery co kilka miesięcy, włącz praktyki cyfrowego minimalizmu do swojego codziennego życia. Wyrób sobie nawyk utrzymywania czystej przestrzeni wirtualnej.