Masz problem ze znalezieniem odpowiedniej osoby do wysłania e-maila? Dowiedz się, jak usprawnić proces i za każdym razem znajdować właściwą osobę kontaktową w celu profesjonalnej obsługi e-maili.

Przestań mówić „Mam nadzieję, że jesteś do tego odpowiednią osobą” w służbowych e-mailach. Źle skierowane wiadomości rzadko wywołują pozytywną reakcję. Sprawiają, że brzmisz niepewnie i nieprofesjonalnie, ponieważ nie sprawdzasz swojej osoby kontaktowej.

Wyrób sobie nawyk weryfikowania odbiorców. Oto siedem wskazówek, dzięki którym zawsze znajdziesz odpowiednią osobę do kontaktu w sprawie służbowych wiadomości e-mail.

1. Wpisz w Google osobę, do której chcesz wysłać wiadomość

Przede wszystkim spróbuj użyć Google. To potężna wyszukiwarka z zaindeksowanymi ponad 100 bilionami stron. Możesz wyszukać każdego. Szybkie wyszukiwanie pokaże ich profile w mediach społecznościowych, osobiste strony internetowe, zdjęcia, blogi, doświadczenie zawodowe i dane kontaktowe.

Biorąc pod uwagę obszerną bazę danych Google, dopracowane wyniki wymagają precyzyjnych zapytań. Możesz nie znaleźć odpowiednich informacji, jeśli nie znasz pełnego imienia i nazwiska osoby. Na przykład „Jose Luansing Jr.” ma 7350 odsłon. Tymczasem wpisanie „Jose” w Google daje 2,6 miliarda stron, które trudno byłoby posortować.

instagram viewer

Aby uzyskać udoskonalone wyniki, przekaż Google dodatkowe informacje. Jeśli znasz tylko imię tej osoby, wyszukaj jej firmę lub witrynę firmową. Większość marek ma stronę Poznaj zespół. Korzystając z powyższego przykładu, dodanie „makeuseof.com writer” do terminu „Jose” zmniejsza wyniki do 10,1 miliona.

Trudno znaleźć osoby o pospolitych imionach. O ile nie mają silnej obecności w Internecie, nie pojawią się w pierwszych kilku SERPach Google. Imiona takie jak John, Joe, Smith i Mary mają miliardy odsłon. Nawet dla influencerów i celebrytów wyprzedzenie postaci historycznych o tym samym nazwisku nie będzie łatwe.

Zamiast przeszukiwać setki wyników wyszukiwania, skorzystaj z mediów społecznościowych. Nadal wymyślisz kilka hitów. Jednak większość platform pozwala filtrować opcje na podstawie lokalizacji, wspólnych znajomych, wykształcenia i pracy. Nie będziesz tracić czasu na nieistotne wyniki.

Po znalezieniu profilu potencjalnego klienta poszukaj jego profesjonalnego adresu e-mail. Powstrzymaj się od ich dodawania lub śledzenia. Nie każdy czuje się komfortowo, mając swoich współpracowników i partnerów biznesowych w mediach społecznościowych.

Badać niszowe sieci społecznościowe jeśli nie możesz znaleźć osoby kontaktowej na Twitterze, Facebooku lub Instagramie. Wielu woli korzystać z kanałów spoza głównego nurtu.

3. Odgadnij e-maile i sprawdź w Google

Zgadywanie adresów e-mail wiąże się z mniejszą niepewnością, niż ludzie myślą. Chociaż proces ten wymaga prób i błędów, nie musisz wysyłać wiadomości do przypadkowych nieznajomych. Po prostu sprawdź dane kontaktowe online. Dzięki Google, platformom usług pocztowych i serwisom społecznościowym dokładnie wyeliminujesz błędne domysły.

Służbowe adresy e-mail mają podobny format. Załóżmy, że szukasz informacji kontaktowych Jose Luansinga, pisarza w MakeUseOf. Jego adres e-mail to prawdopodobnie:

Po wymienieniu możliwych kombinacji wyszukaj je w Internecie. Facebook, Twitter i Instagram często ukrywają adresy e-mail — będziesz miał więcej szczęścia, weryfikując je w Google i LinkedIn.

Sprawdź także, czy adres e-mail ma profil Gmail. Wpisz swoje potencjalne adresy w wersji roboczej Gmaila, a następnie najedź kursorem na każdy kontakt. Na poniższym zdjęciu tylko jeden adres ma profil.

4. Skorzystaj z platform wyszukiwania WHOIS

Powyższe wskazówki działają tylko w przypadku śledzenia osób. Możesz nie uznać ich za pomocne, jeśli chcesz skontaktować się z właścicielami witryn, których nie znasz. Firmy rzadko przedstawiają swoich administratorów internetowych. W większości przypadków strona Meet the Team marki obejmuje jej założycieli, dyrektorów wykonawczych, zarząd i menedżerów średniego szczebla.

Aby znaleźć informacje techniczne o stronie internetowej, użyj Narzędzia wyszukiwania WHOIS. Mogą podać właściciela dowolnej domeny, dane kontaktowe, informacje o rejestratorze i zarejestrowaną lokalizację. Niektóre witryny ujawniają nawet swoje numery biznesowe. Tylko upewnij się, że poprosisz o pozwolenie i przedstawisz się przed telefonem.

5. Zapytaj swoją sieć

Jeśli Twoje badania utkną w martwym punkcie, poproś o pomoc online. Sprawdź, czy ktoś skieruje Cię do osoby lub działu, którego potrzebujesz. Kto wie? Twoi znajomi online mogą znać Twoją osobę kontaktową. Możesz nawet poprosić o niezobowiązujące przedstawienie, abyś nie musiał wysyłać zimnego e-maila.

Prześlij krótki post na swoje platformy społecznościowe. Wspomnij dział lub osobę, której szukasz, wyjaśnij, dlaczego ich potrzebujesz, i poproś o najlepszy sposób skontaktowania się. Miejmy nadzieję, że odpowie ci ktoś z wewnątrz. Jeśli nie, zbierz przydatne informacje – wykorzystaj je do generowania precyzyjnych wyników w Google i mediach społecznościowych.

Aby uzyskać lepsze odpowiedzi, odwiedź grupy branżowe. Załóżmy, że potrzebujesz danych kontaktowych konkretnego blogera. Zamiast publikować posty na swojej tablicy, zapytaj w okolicy społeczności niezależnych pisarzy.

Chociaż powyższe wskazówki dają precyzyjne wyniki, ich wykonanie wymaga czasu. Możesz spędzić kilka godzin na przeglądaniu stron w Google lub pytaniu w mediach społecznościowych.

Jeśli śledzisz wiele osób, rozważ użycie narzędzia do wyszukiwania wiadomości e-mail. Chociaż większość platform premium pobiera opłaty subskrypcyjne, masowo dokładnie weryfikują adresy e-mail. Zaoszczędzisz dużo czasu.

Weźmy Śnieżka.io jako przykład. Pakiet Starter kosztuje od 30 do 39 USD miesięcznie. Jednak weryfikuje jednocześnie tysiące adresów e-mail, a ponadto można wyodrębnić wszystkie zarejestrowane adresy e-mail w domenie.

7. Po prostu wyślij swój e-mail

Jeśli pomimo powyższych wskazówek nadal nie możesz znaleźć prawidłowego adresu e-mail, poszukaj alternatyw. Twoje leady powinny się przynajmniej zawęzić. Znajdź osoby powiązane z Twoją osobą kontaktową i zobacz, kto może Ci pomóc.

Jak zawsze, zachowaj odpowiedni ton. Chociaż nie masz pewności co do odbiorcy, unikaj ogólnych, niedopracowanych tekstów, które sprawiają, że e-maile są nieprofesjonalne, takich jak:

  • Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie.
  • Do tych których może to dotyczyć.
  • Witam wszystkich!
  • Mam nadzieję, że jesteś do tego odpowiednią osobą.

Pamiętać: ludzie regularnie otrzymują dziesiątki e-maili. Potrzebujesz spersonalizowanych treści dostosowanych do potrzeb drugiej strony, aby przebić się przez szum. W przeciwnym razie nie przekażesz swojej wiadomości. Zamiast używać ogólnych zastrzeżeń, wyjaśnij swoją sytuację. Jeśli będziesz grzeczny i szczery, odbiorcy skierują Cię do właściwej osoby kontaktowej.

Niezależnie od tego, czy wysyłasz oferty sprzedaży, czy zadajesz pytania służbowe, znajdź odpowiednią osobę kontaktową. Nie ma usprawiedliwienia dla źle kierowanych e-maili. Wyszukiwarki, serwisy społecznościowe i narzędzia do wyszukiwania sprawiły, że weryfikacja adresu e-mail jest łatwiejsza niż kiedykolwiek. Po odrobinie badań znajdziesz informacje kontaktowe dowolnej osoby.

Oprócz podwójnego sprawdzania odbiorców, edytuj swoje wprowadzenie. Wytnij ogólne, nadużywane zwroty. Pewna siebie, unikalna linia otwierająca, która rezonuje z odbiorcą, zwiększy współczynnik otwarć wiadomości e-mail. Tylko spersonalizowane wiadomości mogą przebić się przez ten szum.