Czy Google ma narzędzie do zarządzania zadaniami?

Pakiet aplikacji Google ułatwia wykonywanie pracy i współpracę z innymi. Ale jeśli szukasz miejsca do śledzenia swoich zadań do wykonania, sprawy mogą być trochę niejasne.

Możesz się zastanawiać, czy Google ma nawet narzędzie do zarządzania zadaniami. Jeśli tak, nie jesteś sam. Oto opcje, które gigant technologiczny oferuje swoim użytkownikom w zakresie zarządzania zadaniami.

Co zaskakujące, Google nie oferuje gotowego rozwiązania do zarządzania zadaniami. W pakiecie aplikacji nie ma oprogramowania Notion, ClickUp ani podobnego. Ale to nie znaczy, że nie możesz tego zrobić.

Korzystając z oferty aplikacji i narzędzi, tworzysz swój system. Oto pięć sposobów korzystania z aplikacji Google do śledzenia tego, co musisz zrobić.

1. Twórz proste notatki i listy w Google Keep

Google trafnie nazwał Keep, ponieważ jest to idealne miejsce do przechowywania informacji i zachowania porządku. Tutaj możesz szybko zapisywać notatki i tworzyć listy rzeczy do zrobienia. To bardzo przypomina osobisty biuletyn dla wszystkich cyfrowych karteczek samoprzylepnych — cała zabawa bez kosztów, fizycznego bałaganu i marnowania papieru.

Inne funkcje oferowane przez Google Keep to przypomnienia, etykiety, przypinanie, współpracownicy, archiwizacja i dostępność w Google Workspace. Oto trochę więcej o każdym z nich.

Przypomnienia

• Możesz dodawać przypomnienia do swoich notatek, aby pomóc Ci dotrzymać terminów. Następnie Google gromadzi je dla Ciebie w formacie Przypomnienia znajdującą się na pasku bocznym, aby można je było zobaczyć w kolejności.

Etykiety

• Etykiety pomagają oznaczać i znajdować elementy. Gdy go dodasz, zobaczysz jego nazwę na pasku bocznym. Tam możesz kliknąć i wyświetlić wszystkie elementy z tą samą etykietą. W ten sposób, jeśli napiszesz wiele notatek na ten sam temat, możesz je szybko zaokrąglić.

Przypinanie

• Przypinanie jest przydatne, jeśli jesteś osobą, która robi wiele notatek. Pomaga przechowywać najważniejsze notatki u góry ekranu, dzięki czemu można je później łatwo znaleźć.

Szukaj

• Jeśli napisałeś notatkę, ale nie możesz jej znaleźć w setkach (lub tysiącach) przechowywanych w Google Keep, możesz ją łatwo znaleźć dzięki wbudowanej funkcji wyszukiwania. Aby Twoje wyszukiwanie było bardziej szczegółowe, możesz użyć tego Ściągawka w wyszukiwarce Google aby pomóc Ci znaleźć to, czego potrzebujesz.

Współpracownicy

• Chcesz zaprzyjaźnić się z kimś innym, aby wykonać zadania lub natychmiast udostępnić swoje notatki? Możesz dodawać inne osoby do swoich notatek, klikając znajdującą się w nich ikonę współpracownika. W ten sposób Ty i Twój znajomy nie będziecie musieli przeszukiwać SMS-ów, aby później znaleźć udostępnione elementy.

Archiwizacja

• Gdy skończysz z notatką lub listą, możesz ją zarchiwizować zamiast usuwać, jeśli myślisz, że użyjesz jej ponownie później. W ten sposób możesz uporządkować swoją tablicę, nie martwiąc się, że wyrzucisz coś ważnego. Przycisk znajdziesz na dole swoich notatek, a archiwum na pasku bocznym.

Dostępność

• Keep jest dostępny na pasku narzędzi po prawej stronie w dowolnej aplikacji Google. Oznacza to, że możesz uzyskiwać dostęp do swoich notatek w Google Workspace, odhaczać elementy podczas pracy nad nimi i uzyskiwać dostęp do notatek.

Nie ma potrzeby przeskakiwania między aplikacjami. W rzeczywistości, jeśli wolisz trzymać się jednej głównej aplikacji do wszystkich zadań, Keep może być Twoim rozwiązaniem dzięki swoim funkcjom i łatwemu dostępowi.

2. Napisz swoją listę rzeczy do zrobienia w Arkuszach Google

Jeśli wolisz listy, Arkusze Google mogą być aplikacją, której potrzebujesz. Tutaj możesz skorzystać z ogromnych możliwości dostosowywania, które towarzyszą pracy w arkuszach kalkulacyjnych — lub zachować prostotę. Wszystko zależy od ciebie i na tym polega piękno.

Ponieważ można tworzyć systemy zarządzania zadaniami, które są bardziej niezawodne, warto rozważyć dodanie śledzenie zaległości na liście rzeczy do zrobienia w Arkuszach Google. Dzięki miejscu do przechowywania każdego zadania jest mniej prawdopodobne, że Twoje zadania do wykonania prześlizgną się między szczelinami.

Aby dodać pola wyboru w Arkuszach Google, poszukaj ich w menu wstawiania u góry ekranu.

3. Zbuduj prosty moduł do śledzenia projektów w Arkuszach Google

Arkusz kalkulacyjny może być również Twoim rozwiązaniem, jeśli szukasz miejsca do śledzenia całych projektów. Możesz stworzyć funkcjonalną tablicę zarządzania projektami w Arkuszach aby pomóc Tobie i Twoim kolegom z zespołu pozostać na właściwej drodze i zapobiec nakładaniu się zadań.

Możesz nawet utworzyć tablicę, która zapewnia natychmiastowe wizualne aktualizacje osobom pracującym razem z Tobą listy rozwijane w Arkuszach Google. Gdy dodajesz aktualizacje, wszyscy wiedzą, kto nad czym pracuje, i wyświetlają status projektów w czasie rzeczywistym, zamiast sprawdzać się nawzajem.

Nie wiesz, od czego zacząć? Czerp inspirację z bieżących procesów i oprogramowania — lub poszukaj samouczków lub referencji od innych osób, które zrobiły to samo. Rozpoczęcie pracy z dowolnym oprogramowaniem do zarządzania projektami przebiegnie znacznie sprawniej, jeśli najpierw zaplanujesz, jak pracować z oprogramowaniem — zamiast obejść je później.

4. Połącz Zadania Google z Gmailem i Kalendarzem Google

Zadania Google są doskonałe dla tych, którzy spędzają dużo czasu w swoim kalendarzu i skrzynce odbiorczej. To dlatego, że możesz go znaleźć bezpośrednio na pasku narzędzi dowolnej aplikacji Google, klikając niebieskie logo z zaznaczeniem. Znajdziesz tam również Google Keep, ale zaletą korzystania z Zadań jest to, że Google dodaje wszelkie przypomnienia ustawione bezpośrednio do kalendarza. To i jest to czysta, prosta lista kontrolna dla tych, którzy preferują format.

5. Korzystaj z Kalendarza Google, aby być na bieżąco z datami i zadaniami

Niektórym pomaga przeglądanie zadań w formacie kalendarza. Bez wątpienia pomaga to dotrzymywać terminów. Świetnie nadaje się również do planowania z wyprzedzeniem. Każdy ma inny system, więc może być konieczne zbadanie, co działa dla Ciebie.

Oto kilka przykładów sposobów korzystania z Kalendarza Google poza terminami i przypomnieniami:

• Blokowanie czasu sesji roboczych — dodanie nazwy zadania lub listy rzeczy do zrobienia do notatek, aby pomóc Ci zachować koncentrację.
• Blokowanie czasu e-maili i wiadomości aby pomóc Ci skoncentrować się na zadaniu.
• Utwórz nowy kalendarz i dodaj notatki oraz listy rzeczy do zrobienia jako wydarzenia.
• Udostępnij kalendarz komuś innemu, aby dotrzymywać terminów i wspólnie rozwiązywać zadania.

Zarządzaj swoimi zadaniami z Google

Chociaż Google nie ma przejrzystego menedżera zadań, oferuje wiele narzędzi, które pomogą Ci pozostać na szczycie listy rzeczy do zrobienia. Wszystko zależy od tego, jaki styl menedżera zadań Ci odpowiada, ale dzięki szerokiej ofercie każdy znajdzie coś dla siebie.

Google Keep i Lista zadań są zdecydowanie najprostsze i najbardziej dostępne, a ponadto dobrze łączą się z Twoim kalendarzem i skrzynką odbiorczą. Ale jeśli szukasz czegoś dogłębnego, na czym możesz się oprzeć, Arkusze Google to prawdopodobnie najlepsza opcja.