Od wieków firmy i korporacje na całym świecie używają programu Excel jako narzędzia do zarządzania zapasami. Ponieważ jednak wprowadza się wiele dedykowanych programów do zarządzania zapasami, kwestionuje się przydatność programu Excel do tego zadania.
Mimo że Excel jest bardzo przydatnym programem, czy wystarczy do zarządzania zapasami? Aby odpowiedzieć na to pytanie, porównajmy zarządzanie zapasami programu Excel z oprogramowaniem do zarządzania zapasami.
Dlaczego wiele firm używa programu Excel do zarządzania zapasami
Excel to w zasadzie program arkusza kalkulacyjnego, który używa siatek komórek do szybkiego konsolidowania, organizowania i obliczania danych. Wykracza to jednak poza podstawową arytmetykę —Excel ma szablony i funkcje do zarządzania projektami, rachunkowości, prognozowania i innych zadań zawodowych. Dlatego jest to również popularna aplikacja do zarządzania zapasami w wielu firmach.
Excel ma niski próg wejścia, ponieważ jest ekonomiczny. Wystarczy kupić licencję na pakiet Microsoft Office i gotowe. Dlatego wszyscy, od startupów po korporacje, będą z niego korzystać.
Ponadto Excel jest bardzo wszechstronny. Możesz dostosować go do swoich unikalnych wymagań i dodać makra, formuły i szablony. Dzięki Excelowi nie jesteś ograniczony tylko do nudnych liczb. Możesz tworzyć potężne wykresy i wykresy w programie Excel do wizualnej prezentacji i analizy danych w mgnieniu oka.
6 wad zarządzania zapasami w Excelu
Nie ma wątpliwości, że Excel oferuje imponujące funkcje, których używają start-upy i małe firmy do zarządzania swoimi zapasami. Jednak wraz z rozwojem firmy pojawiają się problemy wynikające z ograniczeń programu Excel jako narzędzia do zarządzania zapasami. Oto niektóre z jego ograniczeń.
1. Czasochłonny proces i brak automatyzacji
Większe firmy mają do czynienia z bardziej rozbudowanymi inwentaryzacjami, które muszą być ręcznie dokumentowane w Excelu. Od wprowadzania i aktualizowania danych po organizowanie i przeglądanie, zarządzanie zapasami w Excelu kosztuje firmę dużo pracy fizycznej i czasu.
W idealnym świecie chciałbyś, aby program Excel wyświetlał monit, gdy stan zapasów spadnie do określonego poziomu, aby można było ponownie złożyć zamówienie. Niestety tak nie jest z powodu braku automatyzacji w Excelu.
2. Zwiększona możliwość błędów ludzkich
Innym problemem związanym z ręcznym wprowadzaniem danych jest możliwość wystąpienia błędów ludzkich. Podczas gdy takich błędów często można uniknąć na mniejszą skalę, błędy ludzkie są prawie nieuniknione w przypadku ogromnego napływu danych z wielu źródeł.
Na przykład niepoprawna formuła może mieć wpływ na wiele komórek, jeśli nie na cały arkusz kalkulacyjny, co prowadzi do błędnych raportów. Z pozoru nieszkodliwe, takie błędy często mogą generować błędne wyniki, kosztujące firmę miliony dolarów.
Znalezienie i naprawienie tych błędów to zupełnie nowa gra w piłkę. Jak znaleźć brakujący przecinek lub kropkę dziesiętną w tysiącach komórek danych? Nawet jeśli znajdziesz problem, często trzeba go poprawić w wielu komórkach, co może zająć kilka godzin.
3. Brak aktualizacji w czasie rzeczywistym
Efektywne zarządzanie zapasami wymaga danych w czasie rzeczywistym w celu szybkiego i dokładnego podejmowania decyzji. Jednak w programie Excel jest to niemożliwe, ponieważ po każdej wysyłce lub sprzedanym produkcie należy ręcznie aktualizować arkusz kalkulacyjny. Nawet w przypadku najbardziej zaangażowanych pracowników, którym zależy na dostępnych zapasach i materiałach, dane w programie Excel często będą o krok w tyle.
Ze względu na brak aktualizacji w czasie rzeczywistym firmy często muszą podejmować decyzje na podstawie nieaktualnych danych. Może to prowadzić do kilku problemów, takich jak nadmierne lub niedostateczne zapasy.
4. Ograniczona współpraca
Skuteczna współpraca jest niezbędna do zarządzania zapasami, ponieważ dotyczy danych z wielu źródeł. Oprócz udostępniania skoroszytów, komentowania i dodatków innych firm w programie Excel dostępnych jest niewiele funkcji współpracy. Jednak jednoczesna aktualizacja danych inwentaryzacyjnych jest kłopotliwa w Excelu.
5. Brak historii bezpieczeństwa i danych
W każdej firmie wielu interesariuszy potrzebuje dostępu do określonych sekcji danych inwentaryzacyjnych. Staje się to problematyczne podczas pracy z programem Excel, ponieważ nie oferuje on dostępu opartego na rolach. Osoba mająca dostęp do arkusza kalkulacyjnego inwentaryzacji może uzyskać do niego pełny dostęp lub nie mieć go wcale, co utrudnia ochronę poufnych informacji firmowych.
Chociaż możesz śledzić zmiany w Excelu, to nie wystarczy dla firm z większymi i bardziej złożonymi zestawami danych inwentaryzacyjnych. Trudno jest śledzić, kto dokonał zmian w danych inwentaryzacyjnych, jakie zmiany zostały wprowadzone i kiedy zostały wprowadzone.
Tak ograniczona ścieżka audytu ułatwia każdemu zmianę danych inwentaryzacyjnych w celu ukrycia oszukańczych działań, narażając integralność danych inwentaryzacyjnych.
Dlaczego warto przejść na oprogramowanie do zarządzania zapasami?
Jeśli napotykasz problemy podczas zarządzania zapasami za pomocą programu Excel, nadszedł czas, aby przejść na oprogramowanie do zarządzania zapasami. W przeciwieństwie do programu Excel, to oprogramowanie jest specjalnie zaprojektowane do zarządzania zapasami i bezproblemowo łączy wszystkie aspekty zarządzania zapasami, takie jak kanały sprzedaży, uzupełnianie zapasów i magazynowanie.
Oprócz oferowania kompleksowego rozwiązania, oprogramowanie do zarządzania zapasami, takie jak Cin7 I Inwentarz Zoho zautomatyzuj proces za pomocą powiadomień i alertów. Zapewniają wyspecjalizowane funkcje raportowania, które pomagają prognozować trendy sprzedaży i podejmować decyzje poparte danymi o zapasach w czasie rzeczywistym.
5 zalet oprogramowania do zarządzania zapasami w porównaniu z programem Excel
Najnowsze oprogramowanie do zarządzania zapasami oferuje ogromne korzyści w porównaniu z programem Excel. To sprawia, że problemy z automatyzacją i skalowalnością, z którymi borykają się użytkownicy programu Excel, stają się zbędne w oprogramowaniu do zarządzania zapasami.
Przyjrzyjmy się zaletom aplikacji do zarządzania zapasami, aby zobaczyć, w jaki sposób przewyższa ona program Excel.
1. Automatyzacja oszczędza czas i zasoby firmy
Oprogramowanie do zarządzania zapasami automatyzuje zarządzanie zapasami za pomocą technologii RFID lub skanerów kodów kreskowych. Automatyzuje również ponowne zamawianie. Gdy poziom zapasów osiągnie określony próg, zamówienia zakupu są generowane automatycznie, co zapobiega powstawaniu nadmiernych lub niedostatecznych zapasów.
Automatyzacja procesu ułatwia zarządzanie, oszczędzając czas i zasoby firmy. Jest to krok naprzód w stosunku do programu Excel, znacznie ułatwiający skalowanie firmy poprzez strategiczne przydzielanie zaoszczędzonego czasu i zasobów na przedsięwzięcia generujące zysk.
2. Bardziej wiarygodne dane
Automatyzując większość aspektów zarządzania zapasami, oprogramowanie do zarządzania zapasami minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów ludzkich. Nie tylko sprawia, że pozyskane dane są bardziej wiarygodne, ale także ogranicza czas i zasoby, które w przeciwnym razie byłyby przeznaczane na audyt i poprawianie błędów.
Wiarygodne dane przekładają się na trafne prognozy kluczowe dla rozwoju każdej firmy. Dokładna analiza danych może pomóc firmom w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących ponownego zamawiania i alokacji zasobów, poprawy rentowności i umożliwienia skalowalności.
3. Integracja systemów to pestka
Oprogramowanie do zarządzania zapasami można zintegrować z innymi działami Twojej firmy, takimi jak zakupy, sprzedaż, księgowość itp. Taka bezproblemowa integracja oszczędza firmom konieczności ręcznego zbierania danych z różnych działów i konsolidowania ich w skoroszycie programu Excel.
Skalowanie często wiąże się z jednoczesnym prowadzeniem działalności na wielu rynkach sprzedaży. W programie Excel trzeba by tworzyć i zarządzać licznymi skoroszytami inwentaryzacji dla różnych kanałów sprzedaży oraz starać się, aby były one niezawodne i aktualne.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami ułatwia ten proces, integrując wszystkie kanały. Nie będziesz musiał męczyć się z zarządzaniem tak dużymi danymi za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami, ponieważ automatycznie gromadzi ono dane i zapewnia śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym.
4. Łatwiejsze prognozowanie i planowanie
Zarządzanie zapasami programu Excel pozostaje w tyle za tym, co się dzieje ze względu na ręczny charakter wprowadzania danych. Ta luka między zapasami arkusza kalkulacyjnego a zapasami magazynowymi staje się istotną przeszkodą w skutecznym prognozowaniu, planowaniu i podejmowaniu decyzji. W ostatecznym rozrachunku firmy mają trudności z sprostaniem stale rosnącym wymaganiom rynku i nie są w stanie konkurować z firmami korzystającymi z zautomatyzowanych rozwiązań.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami eliminuje tę lukę dzięki danym o zapasach w czasie rzeczywistym. W dowolnym momencie jesteś świadomy poziomów zapasów w wielu lokalizacjach, zamówień zakupu i nie tylko. Prognozowanie i planowanie staje się łatwiejsze i dokładniejsze dzięki dostępnym danym w czasie rzeczywistym.
5. Zwiększone bezpieczeństwo danych dzięki dostępowi opartemu na rolach
W przeciwieństwie do programu Excel oprogramowanie do zarządzania zapasami zapewnia dostęp oparty na rolach. Administratorzy mogą przypisywać role z różnymi uprawnieniami i poziomami dostępności.
Na przykład kierownik magazynu może mieć pełny dostęp do oprogramowania z uprawnieniami do dostępu do dostępnych danych, generowania raportów, składania zamówień i nie tylko. Jednocześnie urzędnik wprowadzający dane może mieć dostęp tylko do ekranów wprowadzania danych.
Dostęp oparty na rolach pomaga tworzyć i utrzymywać hierarchię firmową oraz poprawia bezpieczeństwo poufnych informacji firmowych. Ponadto pomaga wyśledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone w systemie, kto je wprowadził i kiedy. Zwiększa to odpowiedzialność i minimalizuje ryzyko naruszenia prywatności i oszustwa.
Aplikacje do zarządzania zapasami pomagają skalować Twoją firmę
Excel jest zwykle wystarczający dla małej firmy, zwłaszcza jeśli nie ma pieniędzy na specjalistyczne aplikacje i usługi. Jest to jednak przeszkodą dla skalowalności, gdy Twoja firma się rozwija. Nadejdzie więc czas, kiedy pojawią się zauważalne problemy. Gdy nadejdzie taki czas, częścią rozwiązania jest wyspecjalizowane oprogramowanie do zarządzania zapasami.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania zapasami firmy mogą lepiej zarządzać swoimi zapasami, automatyzując proces, eliminując błędy ludzkie i usprawniając współpracę. Automatyzacja nie powinna jednak ograniczać się do zarządzania zapasami. Firmy powinny zawsze dążyć do poprawy wydajności i rentowności poprzez automatyzację różnych aspektów działalności.
