To takie proste, ale tak potężne.

Podczas przetwarzania dużych partii danych niewiele funkcji programu Excel jest tak wszechstronnych, jak funkcja SUBSTITUTE. Niestety, jest ona tragicznie często pomijana na rzecz znacznie bardziej skomplikowanych rozwiązań często prostych problemów.

Funkcja SUBSTITUTE to szybki i przejrzysty sposób oczyszczania danych, dodawania szczegółów do raportów i tworzenia prostych komunikatów formularzy. Opanowanie tej funkcji i zrozumienie jej zastosowania sprawia, że ​​jest ona niezastąpionym i łatwym w obsłudze narzędziem do analizy dużych zbiorów danych.

1. Tworzenie komunikatów formularzy za pomocą funkcji SUBSTITUTE programu Excel

Funkcja SUBSTITUTE programu Excel ułatwia szybką i łatwą zamianę wstępnie określonych znaczników na fragmencie wstępnie sformatowanego tekstu. Pozwala to użytkownikom na łatwe tworzenie komunikatów formularzy, wymieniając informacje, które zmieniają się w każdej iteracji.

Możesz umieścić szablon w komórce arkusza kalkulacyjnego, a następnie wprowadzić listę odbiorców w innym arkuszu kalkulacyjnym. Następnie połącz funkcje SUBSTITUTE w innej komórce, aby dodać szczegóły dla każdego odbiorcy.

instagram viewer

Pamiętaj, że możesz zagnieździć więcej niż jeden SUBSTITUTE w sobie:

=SUBSTITUT(SUBSTITUT(SUBSTITUT(SUBSTITUT(SUBSTITUT(SUBSTITUT(SUBSTITUT(Szablon!$A$1, „{ostatnia czwórka kart }”, F2), „{ suma rozliczeniowa }”, E2), "{ typ karty }", D2), "{ Data końcowa }", TEKST(C2, „mmm dd, rrrr”)), "{ Imię }", B2), „{ nazwa użytkownika }”, A2)

Jeśli zmieniasz zbyt wiele pól, możesz podzielić całą literę na akapity i zmieniać je pojedynczo. W ostatniej komórce wiersza połącz wszystkie te akapity w jedną literę.

Automatycznie generowane wiadomości e-mail to fantastyczny sposób na szybkie i łatwe dotarcie do listy klientów, tworzenie spersonalizowanej korespondencji marketingowej lub generowanie niestandardowych listów motywacyjnych.

Dłuższe wiadomości można podzielić na akapity lub pojedyncze zdania, aby uniknąć zbyt skomplikowanych formuł SUBSTITUTE. Możesz nawet użyć warunków warunkowych w celu dodatkowego dostosowania, na przykład zamiany różnych list umiejętności w liście motywacyjnym w zależności od rodzaju pracy, o którą się ubiegasz.

2. Korzystanie z funkcji SUBSTITUTE programu Excel do generowania raportów

Funkcja SUBSTITUTE nie tylko jest przydatna do wstawiania podstawowych informacji do wstępnie sformatowanych pól, ale może również wprowadzać złożone obliczenia do gotowych raportów. Wstrzykiwanie obliczeń pozwala na to użyj programu Excel do zbudowania pulpitu nawigacyjnego który dostarcza informacji wizualnych i dostarcza dostosowanych obserwacji na podstawie danych.

Łączenie funkcji SUBSTITUTE w celu wstępnego generowania bloków tekstu i instrukcji warunkowych, takich jak funkcja JEŻELI, umożliwia tworzenie bardziej szczegółowych raportów.

W powyższym przykładzie widać, że na podstawie niektórych informacji z raportu tworzone są dwa osobne akapity. Funkcja warunkowa może następnie określić, który z dwóch akapitów jest odpowiedni do wyświetlenia czytelnikom raportu.

Pierwszy akapit jest tworzony przy użyciu następującej formuły:

=JEŻELI(A2>B2, PODSTAW(Szablony!$A$3, „{procent wzrostu }”, (OKRĄGŁY(B2 / A2; 2) * 100) - 100 & "%"), ZAMIAST(Szablony!$A$4, „{ procent zmniejszenia }”, 100 - (OKRĄGŁY(A2 / B2; 2)) * 100 & "%"))

Łączenie wielu połączonych funkcji SUBSTITUTE z wyrażeniami warunkowymi może pomóc w projektowaniu bardziej wnikliwych pulpitów nawigacyjnych i raportów. Obliczenia można nawet wykonywać bezpośrednio w funkcjach SUBSTITUTE, aby upewnić się, że przedstawiasz swoim czytelnikom tylko najistotniejsze informacje.

3. Oczyszczanie danych programu Excel do przechowywania za pomocą funkcji SUBSTITUTE programu Excel

Jeśli chodzi o długoterminowe przechowywanie danych, niewiele kwestii ma tak kluczowe znaczenie jak sanityzacja. Zapobieganie zanieczyszczaniu lub uszkodzeniu zestawu danych przez niepotrzebne dane jest niezbędne do zapobiegania przyszłym błędom, których nie jesteś w stanie zrozumieć.

Może to oznaczać wszystko, od usuwania nielegalnych znaków ze zbioru danych po zapewnienie, że zarezerwowane słowa kluczowe są traktowane jako tekst, a nie polecenia. Bez względu na to, co musisz zrobić, aby zabezpieczyć swoje bazy danych zagrożenia, takie jak iniekcja SQL a twoje dane są użyteczne, funkcja Excela SUBSTITUTE może pomóc.

Na przykład możemy przygotować listę odpowiedzi użytkowników na ankietę do wstawienia do bazy danych SQL. Niezweryfikowane dane mogą zawierać różne niedozwolone znaki, które mogą powodować problemy w dalszej części linii, jeśli nie zostaną usunięte:

=SUBSTITUT(A2:A4; "'", '\'")

Powyższa funkcja przedstawia uproszczony, ale niezbędny krok w przygotowaniu danych do przechowywania. Ta funkcja sprawdza każdą odpowiedź w kolumnie B pod kątem pojedynczego cudzysłowu. Jeśli występuje, znak ma wcześniej dodany ukośnik odwrotny. Dodanie ukośników odwrotnych pomaga zapewnić, że znaki zastrzeżone nie będą kolidować z zapytaniem używanym do wstawiania danych do bazy danych.

Jeśli znak lub ciąg, którego szukasz, musi zostać całkowicie usunięty, funkcja SUBSTITUTE jest nadal przydatna:

=SUBSTITUT(B2:B20; "$", "")

Użycie pustego ciągu jako trzeciego argumentu spowoduje całkowite usunięcie określonych znaków z komórki. Dzięki funkcji SUBSTITUTE możesz usunąć określony tekst, aby całkowicie usunąć potencjalnie szkodliwe znaki z danych.

4. Zapewnienie prawidłowego formatowania danych za pomocą funkcji SUBSTITUTE programu Excel

Jednym z potencjalnych problemów podczas gromadzenia danych jest możliwość otrzymania zniekształconych informacji. Gdy użytkownicy wprowadzają informacje w formularzu bezpłatnej odpowiedzi, może to prowadzić do nieprawidłowych informacji raportowania. Niedokładne dane mogą być tak proste, jak zwykły błąd ortograficzny, lub tak złożone, jak równanie o niewłaściwym formacie.

Funkcja SUBSTITUTE programu Excel to doskonały sposób na uniknięcie sytuacji, w której proste błędy powodują nieprawidłowe raportowanie danych. Podczas analizowania wyników uzyskanych z określonego źródła usunięcie znanych nieścisłości może pomóc w uzyskaniu dokładniejszych wyników:

=SUBSTITUT(A2; „Nazwa firmy Inc.”, „Nazwa firmy Inc.”)

Powyższy przykład pokazuje, jak funkcja SUBSTITUTE może usunąć prostą literówkę z listy recenzji produktów. Zastąpienie powszechnego błędu ortograficznego może zapewnić, że wzmianka o marce lub firmie nie zostanie przeoczona podczas późniejszej analizy danych.

Korzystanie z funkcji SUBSTITUTE w celu zastąpienia znanych potencjalnych błędów poprawnymi informacjami może zostać złapane problemów w zbiorze danych, zanim staną się problemami, pomagając uniknąć błędów, jeśli chcesz użyć swojego arkusz kalkulacyjny dla profilowanie danych w przyszłości.

Funkcja SUBSTITUTE programu Excel: prosta, ale funkcjonalna

Chociaż funkcja SUBSTITUTE może być stosunkowo prosta, jest to niezwykle przydatna formuła. Zastępowanie tekstu we wstępnie sformatowanych blokach, pomaganie w generowaniu raportów, oczyszczanie danych i usuwanie informacji o potencjalnych problemach ze zbioru danych to tylko zarysowanie powierzchni.

Używanie obliczeń w SUBSTITUTE i łączenie ich z formułami warunkowymi pomaga rozszerzyć jego możliwości. Może rozszerzyć pulpity nawigacyjne i raporty od prezentacji danych wizualnych do dostarczania złożonych analiz generowanych automatycznie.

Połączenie tej funkcji z innymi formułami i technikami może stworzyć dashboard rywalizujący z dedykowanymi narzędziami bazodanowymi. Znajomość i zrozumienie funkcji SUBSTITUTE programu Excel jest więc niezbędna, jeśli jesteś analitykiem danych, inżynierem lub pracujesz z ogromnymi zbiorami danych.