Zajmie to dużo czasu, jeśli będziesz musiał wysłać wiele spersonalizowanych wiadomości e-mail ręcznie. Dobrze, że istnieje Mail Merge — dodatek do Arkuszy Google, który umożliwia korzystanie z bazy danych do szybkiego wysyłania spersonalizowanych wiadomości e-mail. Po skonfigurowaniu dodatku w arkuszach Google wystarczy przygotować szablon wiadomości e-mail z symbolami zastępczymi i gotowe.
Skorzystaj z tej funkcji, jeśli chcesz wysłać wiele ukierunkowanych wiadomości e-mail, ale nie chcesz angażować się w zautomatyzowane rozwiązanie marketingowe. Dowiedz się, jak skonfigurować i używać korespondencji seryjnej w Arkuszach Google.
Jak korzystać z korespondencji seryjnej w Arkuszach Google
Podzieliliśmy kroki korzystania z funkcji korespondencji seryjnej w Arkuszach Google na trzy części, z których każda zawiera wiele kroków.
Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby zrozumieć proces i pomyślnie go wdrożyć.
Część 1: Zainstaluj korespondencję seryjną
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, aby rozpocząć, jest zainstalowanie korespondencji seryjnej.
Po prostu udaj się do Korespondencja seryjna w Google Workspace Marketplace i uderz w zainstalować przycisk. Wybierz Kontynuować w monicie o potwierdzenie.
Następnie wybierz preferowane konto e-mail i kliknij Umożliwić aby dodatek miał wymagany dostęp. Po zakończeniu procesu instalacji skonfiguruj funkcję w Arkuszach Google.
Wykonaj poniższe czynności, aby to zrobić:
- Uruchom Arkusze Google i kliknij zakładka z rozszerzeniami w menu wstążki.
- Wybierać Korespondencja seryjnaz załącznikami z menu kontekstowego i kliknij Włącz korespondencję seryjną.
- Po włączeniu rozszerzenia przejdź do Korespondencja seryjna z załącznikami > Utwórz arkusz scalania.
- Powinieneś teraz zobaczyć szablon scalania z kolumnami takimi jak Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Zaplanowane dane itp. w arkuszu kalkulacyjnym. Możesz wprowadzić informacje ręcznie, aby rozpocząć, a także dodać więcej kolumn zgodnie z własnymi preferencjami.
- Jeśli chcesz dodać swoje kontakty Google do arkusza kalkulacyjnego, przejdź do Korespondencja seryjna z załącznikami w zakładce Rozszerzenia i wybierz Importuj kontakty Google.
- W następnym oknie dialogowym wybierz grupę kontaktów, a następnie naciśnij ImportŁączność przycisk.
Po wyeksportowaniu kontaktów możesz od razu zacząć. To, co naprawdę podoba nam się w rozszerzeniu korespondencji seryjnej z załącznikami, to to, że możesz zaplanować e-maile zgodnie z własnymi preferencjami, na przykład wysyłanie przypomnień w poniedziałek do jednej partii i środy do inne. Upewnij się jednak, że w tej sekcji używasz formatu daty i godziny dd/mm/rrrr gg: mm, aby uniknąć błędów.
Po drugie, możesz wstawiać załączniki w postaci linków dla poszczególnych użytkowników. Po prostu przejdź do swojego Dysku Google i skopiuj link do pliku, który chcesz udostępnić. Wstaw ten link w Załączniki do plików zakładka i możesz już iść. Skoro już przy tym jesteś, możesz też użyj alternatywnych kolorów w Arkuszach Google lub zmień cały motyw ożywić dokument.
Krok 2: Utwórz szablon
Po przygotowaniu Arkusza Google nadszedł czas, aby utworzyć szablon wiadomości e-mail dla odbiorców.
W tej metodzie użyjemy {{nazwa pola}} jako symbolu zastępczego.
Oto wszystko, co musisz zrobić:
- Przejdź do karty Rozszerzenie w Arkuszach Google i Korespondencja seryjna z załącznikami > Konfiguruj korespondencję seryjną.
- Wybierać Utwórz szablon wiadomości e-mail z dostępnych opcji, a następnie kliknij Edytować obok opcji Użyj edytora wizualnego.
- Wpisz temat wiadomości e-mail w Pole tematu. Możesz dodać symbol zastępczy, taki jak {{Imię}}.
- Następnie dodaj treść wiadomości e-mail w ten sam sposób. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do wielu odbiorców w tym samym celu (np. przypomnienie o spotkaniu), możesz również dołączyć pliki w wersji roboczej.
- Kliknij Ratować do wykorzystania tego projektu w przyszłości.
Krok 3: Przetestuj funkcję
Gdy arkusz kalkulacyjny i wersja robocza wiadomości e-mail są gotowe, możesz rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Ale zanim zaczniesz wysyłać je do prawdziwych osób, możesz poinstruować korespondencję seryjną z załącznikami, aby wysłała Ci testową wiadomość e-mail.
Oto jak możesz sprawdzić, czy dodatek działa poprawnie:
- Rozwiń Wyślij kampanię e-mailową sekcji menu kontekstowego, które otworzyłeś wcześniej.
- Kliknij Wyślij testowy e-mail opcję i wybierz Iść.
Powinieneś teraz otrzymać testowy e-mail na konto Gmail, na które się zarejestrowałeś. Jeśli wszystko jest w porządku, możesz wybrać Uruchom korespondencję seryjną następnym razem, aby kontynuować.
Wysyłaj spersonalizowane wiadomości e-mail za pomocą arkuszy Google i korespondencji seryjnej
Do tej pory powinieneś być w stanie skonfigurować rozszerzenie korespondencji seryjnej w Arkuszach Google i efektywnie używać go do pracy, zwłaszcza do zadań marketingowych. Za każdym razem, gdy zechcesz przestać korzystać z tej funkcji w przyszłości, możesz wrócić do strony Google Marketplace funkcji korespondencji seryjnej i kliknąć przycisk Odinstaluj.