Dzięki Dokumentom Google udostępnianie i współpraca nad dokumentami to pestka. Ale jeśli pracujesz z różnymi z nich, będziesz potrzebować wielu sposobów udostępniania linków i dostosowywania uprawnień.
Te ustawienia można łatwo wyłączyć, aby każdy, kto ma link, mógł szybko uzyskać dostęp do pliku i zabrać się do pracy. Ale czasami może to oznaczać nadmierne udostępnianie lub zezwalanie ludziom na edycję, której wolisz nie. W tym artykule możesz przeczytać o różnych sposobach udostępniania linków do Dokumentów Google oraz o tym, jak one działają.
1. Użyj ustawień udostępniania, aby udostępnić swoje dokumenty Google
Jeśli nie pracujesz na dysku współdzielonym, Google ustawia dokumenty, które tworzysz, jako Ograniczony domyślnie. Oznacza to, że musisz dostosować ustawienia udostępniania, zanim inni będą mogli je wyświetlić za pomocą linku. W przeciwnym razie Twoi widzowie wejdą na stronę, która poprosi ich o dostęp, co może oznaczać dla Ciebie dużo dodatkowej pracy i powiadomień oraz oczekiwanie na nich.
Aby dostosować ustawienia uprawnień do pliku, kliknij Dzielić w prawym górnym rogu ekranu, aby wyświetlić ustawienia udostępniania. W tym menu możesz zobaczyć szybki przegląd tego, kto ma dostęp do dokumentu. Możesz także przyznać dostęp innym. Oto, jak działa każda sekcja w tym menu.
Dodaj osoby i grupy
Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do Twoich Dokumentów Google, możesz dodać określone osoby, korzystając z tego pola u góry menu. Wpisz tutaj ich adres e-mail. Następnym krokiem jest przypisanie ich roli, wybranie, czy chcesz je powiadomić, i dodanie opcjonalnej wiadomości.
Otrzymają wiadomość e-mail z informacją, że im to udostępniłeś, w tym link, który ich do niego przeniesie. Mogą również znaleźć go ponownie później w Podziel sie ze mna na własnym Dysku Google.
Osoby z dostępem
Pod Osoby z dostępem nagłówek, możesz zobaczyć, kto ma dostęp do dokumentu. Możesz także dostosować ich rolę, klikając strzałkę obok niej — są to:
- Widz— te osoby mogą zobaczyć dokument, pobrać go, wydrukować lub skopiować.
- Komentator— mogą udostępniać i wykorzystywać komentarze lub sugestie, aby się z Tobą komunikować.
- Redaktor—mają drugą co do wielkości kontrolę nad Właściciel (ty, jeśli stworzyłeś dokument). Mogą go zmieniać, pracować z sugestiami innych, a nawet udostępniać plik innym osobom i dostosowywać jego uprawnienia.
Dodatkowo możesz użyć tego menu, aby Przenieś własność pliku lub Usuń dostęp.
Możesz wprowadzić dodatkowe zmiany w ustawieniach udostępniania, klikając koło zębate w lewym górnym rogu panelu. Tutaj możesz wyłączyć możliwość udostępniania lub zmiany uprawnień do dokumentu przez redaktorów. Możesz także uniemożliwić przeglądającym i komentatorom pobieranie, drukowanie lub kopiowanie dokumentu.
Dostęp ogólny
W ciągu Dostęp ogólny,możesz zdecydować, czy chcesz, aby dokument był ograniczony, czy chcesz przyznać dostęp do Każdy, kto ma link. Aby to zrobić, kliknij menu latania obok Ograniczony i dokonaj zamiany.
Po przełączeniu możesz edytować ustawienia, aby umożliwić osobom z linkiem wyświetlanie, komentowanie lub edytowanie. Pamiętaj, że jeśli masz otwarty plik dla osób, które mają link, nie możesz uniemożliwić innym udostępnienia linku.
Kiedy wszystko będzie gotowe, możesz szybko pobrać link, klikając Skopiuj link w lewym dolnym rogu panelu. Teraz możesz go wkleić w dowolnym miejscu. Aby uzyskać szybki dostęp, możesz wizualnie dodaj zakładki i uporządkuj swoje linki w oprogramowaniu takim jak Notion, aby pomóc Ci je później znaleźć i udostępnić.
Dodatkowo możesz skopiować link bezpośrednio z paska adresu. Zaznacz wszystko aż do ukośnika po długim ciągu cyfr i liter, aby to zrobić.
Możesz opublikuj swoje Dokumenty Google aby każdy mógł zobaczyć, klikając Plik w lewym górnym rogu ekranu, najeżdżając kursorem Dzielići wybierając Opublikuj w internecie. Stamtąd wystarczy kliknąć Publikować przycisk.
Może to wyglądać tak samo, jak ustawienie ustawień udostępniania na Każdy, kto ma link. Tak jest, z wyjątkiem tego, że informacje są tylko do wyświetlania, a zmiany wprowadzane w dokumencie nie są aktywne. Tak więc, gdy plik jest gotowy do przeglądania, możesz nacisnąć przycisk publikowania i przyznać innym dostęp.
Ale jeśli chcesz dalej pracować nad dokumentem, możesz dostosować ustawienia, aby nikt nie widział twoich zmian, dopóki nie uderzysz Publikować ponownie. Aby to zrobić, kliknij menu latania obok Opublikowane treści i ustawienia po upublicznieniu i odznaczeniu Automatycznie publikuj ponownie po wprowadzeniu zmian.
Po opublikowaniu możesz udostępnić łącze lub osadzić je w innych dokumentach lub stronach internetowych. Aby usunąć plik, wystarczy wrócić do tego samego menu i wybrać Przestań publikować. To świetny sposób na udostępnianie informacji bez budowania strony internetowej lub martwienia się o domenę i hosting.
Utworzenie zakładki w Dokumentach Google przeniesie czytelników w określone miejsce na stronie. Aby to zrobić:
- Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić zakładka.
- Iść do Wstawić oraz Zakładka.
- Po wybraniu Zakładka, symbol pojawi się w twoim dokumencie.
- Kliknij symbol, aby skopiować łącze lub je usunąć.
Pamiętaj, że osoby, którym udostępnisz link do zakładki, będą również potrzebować dostępu do reszty dokumentu. Oznacza to również, że mogą zobaczyć całość.
Istnieje wiele sposobów udostępniania linków do Dokumentów Google:
- Korzystając z ustawień udostępniania, możesz zachować wyłączność lub udostępnić ją widzom, komentatorom lub redaktorom.
- Publikowanie umożliwia udostępnianie swojej pracy w formacie publicznym.
- Zakładki pozwalają uzyskać bardziej szczegółowe informacje.
Wybór zależy od Ciebie i typu dokumentu, do którego chcesz utworzyć link. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić swoje dokumenty przed udostępnieniem.
