Wysyłając plik, lepiej wysłać go w co najmniej dwóch formatach, aby odbiorca mógł go otworzyć. Jeśli utworzyłeś arkusz kalkulacyjny Excel, powinieneś dodać plik PDF do tej wiadomości e-mail, ponieważ jest to jeden z najpopularniejszych formatów plików.
Korzystając z wbudowanych narzędzi programu Excel, możesz zapisać arkusz kalkulacyjny jako plik PDF, a nawet udostępnić go pocztą e-mail. Możesz także użyć narzędzia online do konwersji plików Excel do formatu PDF. W tym artykule przyjrzymy się bliżej każdej metodzie.
Przygotuj arkusz kalkulacyjny
Konwertując plik Excel na PDF, możesz skończyć z brakującymi informacjami, niepotrzebnymi pustymi komórkami lub dziwnie wyglądającymi tabelami. Aby tego uniknąć, użyj Układ strony narzędzia do ustawiania obszaru drukowania, wybierania orientacji strony lub dodawania podziałów stron.
Jeśli planujesz wysłać plik do współpracownika, warto poświęcić trochę czasu i uporządkuj swoje arkusze kalkulacyjne Excel, dzięki czemu będziesz mieć ładnie wyglądające pliki PDF.
1. Zapisz plik jako PDF
Jeśli chcesz przekonwertować plik Excel na plik PDF, jest to najłatwiejsza metoda, z której możesz skorzystać. W programie Excel otwórz Plik menu, kliknij Zapisz jakoi wybierz lokalizację. Otwórz menu rozwijane i wybierz PDF(*.pdf) opcja. Następnie kliknij Ratować.
W oknie Zapisz jako kliknij Opcje przycisk. Możesz wybrać, czy chcesz zapisać tylko aktywny arkusz, czy cały skoroszyt, zakres stron oraz informacje, które program Excel powinien uwzględnić podczas zapisywania pliku.
Notatka: Przed zapisaniem pliku usuń puste wiersze w arkuszu kalkulacyjnym Excel, ponieważ może to zepsuć ogólny wygląd pliku PDF.
2. Eksportuj arkusz kalkulacyjny jako plik PDF
Ta opcja jest podobna do pierwszej, ponieważ możesz wyeksportować plik jako plik PDF za pomocą narzędzi Excela. Z paska narzędzi otwórz Plik patka. Następnie wybierz Eksport i kliknij Utwórz dokument PDF/XPS. Po wybraniu lokalizacji pliku kliknij Publikować, a program Excel zamieni arkusz kalkulacyjny w plik PDF.
Jeśli często musisz zapisywać arkusze kalkulacyjne programu Excel w formacie PDF, możesz dodać Opublikuj jako PDF lub XPS na pasku narzędzi. Oto jak możesz to zrobić:
- Iść do Plik > Opcje.
- W lewym okienku wybierz Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu.
- Ustawić Wybierz polecenie z do Wszystkie polecenia.
- Z listy poleceń wybierz Opublikuj jako PDF lub XPS i kliknij Dodać.
- Kliknij OK aby dodać polecenie.
3. Udostępnij plik jako plik PDF
Excel umożliwia również udostępnianie arkusza kalkulacyjnego jako pliku PDF bez konieczności zapisywania go na komputerze. Wybierz Plik tab i kliknij Dzielić.
Aby przesłać plik na swoje konto OneDrive, kliknij Udostępnij ludziom. Dopóki masz skonfigurowane konto OneDrive, a nie kończy się pamięć, nie powinno być problemu z udostępnieniem pliku. Jeśli chcesz go wysłać e-mailem, kliknij E-mail przycisk i wybierz Wyślij jako PDF.
Pamiętaj, że możesz użyć Wyślij jako PDF opcja, jeśli połączyłeś swoje konto Outlook.
4. Użyj konwertera online
Jeśli używasz komputera, na którym nie zainstalowano pakietu Office, możesz użyć narzędzia online, aby przekonwertować arkusz kalkulacyjny programu Excel na plik PDF. Zalecamy używanie Cleverpdf.com.
Aby przekonwertować plik, po prostu kliknij Excel do PDF kafelek, prześlij arkusz kalkulacyjny i kliknij Rozpocznij konwersję. Po zakończeniu możesz pobrać plik PDF na swój komputer.
Najlepsze w Cleverpdf jest to, że możesz go używać o wiele więcej, ponieważ ma ponad 40 starannie zorganizowanych darmowych konwerterów.
Konwertuj pliki Excel do PDF w mgnieniu oka
Teraz wiesz, jak konwertować pliki Excel do formatu PDF. Chociaż nie jest to trudne do nauczenia, staje się o wiele trudniejsze, gdy jeden z Twoich współpracowników prosi o plik PDF, a Ty musisz szybko znaleźć dokładne instrukcje online.
Jeśli chcesz podnieść poziom swojej wiedzy o programie Excel, istnieje kilka bezpłatnych witryn i kursów, dzięki którym możesz zostać mistrzem arkusza kalkulacyjnego.
