Pojawiły się nowe pomysły na tydzień pracy, ponieważ coraz więcej firm próbuje walczyć z wypaleniem zawodowym. Na przykład jeden z eksperymentów społecznych zmienia 40-godzinny, pięciodniowy tydzień pracy na 32-godzinny, czterodniowy tydzień pracy.
Chociaż niektórzy obawiają się, że zmniejszenie liczby przepracowanych godzin zmniejszy produktywność, niekoniecznie jest to prawdą. Według raportu z BBC, czteroletnia próba 32-godzinnego tygodnia pracy wykazała, że „wydajność pozostała taka sama lub poprawiła się w większości miejsc pracy”.
Jeśli Twoje miejsce pracy rozważa przejście na 32-godzinny tydzień pracy, wykonaj te pięć kroków, aby zmaksymalizować produktywność.
1. Organizuj zadania
Aby upewnić się, że ważne zadania mają najwyższy priorytet, wypisz zadania na dany dzień (lub tydzień, jeśli chcesz planować z wyprzedzeniem). Patrząc na listę, podziel każde zadanie na trzy kategorie: Wysoki priorytet, Średni priorytet, oraz Niski priorytet.
Zadania o wysokim priorytecie są niezbędne dla Twojej firmy, które muszą być wykonane szybko. Zadania o średnim priorytecie powinny być wykonane szybko, ale mogą być nieco opóźnione. Wreszcie zadania o niskim priorytecie to te, które należy wykonać, ale nie od razu.
Jeśli nie masz pewności, jak sklasyfikować swoje zadania, spróbuj system trzech uderzeń do ustalania priorytetów listy zadań.
Kiedy tworzysz listę i sortujesz swoje zadania, użyj aplikacji do tworzenia wspólnych notatek, takiej jak Microsoft OneNote lub Google Keep aby cały Twój zespół wiedział, jaką pracę powinien traktować priorytetowo. Aplikacja do notatek pozwoli również członkom zespołu na przekazanie opinii na temat listy priorytetów, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że najważniejsza praca zostanie wykonana jako pierwsza.
2. Udostępnij kalendarze
Kontynuuj rozmach współpracy, który rozpocząłeś, organizując zadania, udostępniając swoje kalendarze zespołowi. Większość aplikacji kalendarza, takich jak Microsoft Outlook oraz kalendarz Google, umożliwiają udostępnianie harmonogramu innym użytkownikom.
Świadomość harmonogramu każdego z nas jest kluczem do utrzymania produktywnego środowiska. Udostępniając kalendarz swojemu zespołowi, każdy może śledzić ważne spotkania zespołu i mieć pewność, że nie będą przeszkadzać współpracownikom w okresach blokady.
Łatwiej też będzie wycinać niepotrzebne spotkania. Znajomość harmonogramu wszystkich pozwoli Ci ustalić czas, w którym wszyscy się spotkają, zamiast organizować wiele jednorazowych spotkań. Pozwoli ci również zobaczyć, czy tematy spotkań są powtarzane.
3. Korzystaj z aplikacji czasowych (i ich słuchaj)
Dzięki skróceniu tygodnia pracy o 20% każda minuta dnia staje się cenniejszym zasobem. Aby zoptymalizować swój czas, musisz stworzyć sobie harmonogram i się go trzymać. Zablokuj czas w kalendarzu na każde zadanie, które musisz wykonać, a także na spotkania i przerwy (ponieważ musisz wziąć odpowiednie i regenerujące przerwy być w najlepszej formie).
Po ustaleniu harmonogramu ustaw licznik czasu dla każdego zadania. Niektóre popularne aplikacje timera to Pomofokus oraz Przełącz. Bez względu na to, jaką aplikację wybierzesz, koniecznie jej posłuchaj. Kiedy zegar każe ci się zatrzymać, powinieneś zatrzymać się i przejść do następnego zadania, nawet jeśli jeszcze go nie ukończyłeś.
Aby zwalczyć niedokończoną pracę, zawsze dodaj blok nadrabiania zaległości do swojego harmonogramu. Blok nadrabiania zaległości to określony czas, który dajesz sobie na kontynuację pracy nad zadaniami, których nie zdążyłeś zakończyć. Dodanie jednego pozwoli Ci pozostać na dobrej drodze, aby ukończyć całą swoją pracę.
4. Użyj systemu przechowywania w chmurze
Udostępnianie dokumentów jest niezbędne w każdej firmie. Na szczęście czasy systemów pamięci masowej, które ograniczały dostępność, już dawno minęły. Ale w 32-godzinnym środowisku pracy nie wystarczy każdy cyfrowy system pamięci masowej.
Upewnij się, że Twój zespół udostępnia dokumenty w środowisku udostępniania w chmurze, na przykład OneDrive lub dysk Google. Gdy przechowujesz dokumenty w środowisku lokalnym, dostęp jest ograniczony, co spowalnia przepływy pracy. Systemy przechowywania w chmurze umożliwiają każdemu dostęp do niezbędnych materiałów, zapobiegając skokom prędkości w ciągu dnia pracy.
Systemy przechowywania w chmurze umożliwiają również wszystkim śledzenie postępów pracy, co pomaga we wspólnych projektach. Aby jednak system przechowywania w chmurze był dostępny, zorganizuj i posprzątaj swoje miejsce w chmurze od czasu do czasu. W ten sposób Ty i członkowie Twojego zespołu nie będziecie tracić czasu na sortowanie przestarzałych folderów i plików, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.
5. Śledź swój dzień w arkuszu kalkulacyjnym
Oprócz blokowania czasu w kalendarzu, zapisz swoje codzienne zadania w arkuszu kalkulacyjnym za pomocą programu takiego jak Microsoft Excel lub Arkusze Google. Zapisz każde zadanie i ile czasu zajęło Ci to zadanie.
Rejestrując czas wykonania zadania, nie zapisuj tego, co zablokowałeś w swoim kalendarzu. Zamiast tego, jeśli potrzebujesz więcej czasu na wykonanie zadania, zapisz to. Znajomość całkowitego czasu, jaki spędzasz na zadaniu, jest niezbędna, aby dowiedzieć się, jak zoptymalizować swój dzień.
Po tygodniu śledzenia czasu spędzonego na codziennych zadaniach przyjrzyj się, jak Twój czas został rozłożony na liście zadań, które musiałeś wykonać. Przestudiuj listę i zadaj sobie pytanie, co jest na niej napisane. Gdzie spędzasz większość czasu? Jakie zadania trwają dłużej niż oczekiwano? Gdzie możesz skrócić czas spędzony?
To śledzenie i przesłuchiwanie pozwoli Ci lepiej zrozumieć, w jaki sposób Twój czas jest wykorzystywany w ciągu dnia. Wiedząc, gdzie spędzasz swój czas, dowiesz się, co można wyciąć, delegować i co wymaga więcej uwagi.
Zmaksymalizuj swój 32-godzinny tydzień pracy
Aby zmaksymalizować produktywność podczas 32-godzinnego tygodnia pracy, pamiętaj o porządkowaniu zadań, udostępnianiu kalendarzy, korzystaniu z aplikacji czasomierza, korzystaniu z pamięci w chmurze i śledzeniu dnia. Te pięć kroków to drobne zmiany w Twoim dniu pracy, które znacząco wpłyną na Twój tydzień pracy.
Ważne jest, aby pamiętać, że utrata ośmiu godzin w tygodniu nie oznacza, że musisz stracić część swojej pracy. Wręcz przeciwnie, przejście na czterodniowy tydzień pracy może zmotywować Twój zespół do cięższej pracy.
Produktywność nie zawsze dotyczy czasu, który masz; chodzi o to, jak wykorzystujesz ten czas.
