Gdzie trzymasz notatki klientów? Czy leżą na twoim biurku w notatniku czy w dokumencie na twoim twardym dysku? Może to stworzyć kilka wyzwań:

  1. Odnajduję je ponownie.
  2. Wysyłanie ich do współpracowników — którzy również będą musieli je ponownie znaleźć.

Do tego ukryte notatki stają się szczególnie pilne, gdy klient już rozmawia przez telefon. Ale nie musi tak być. Jeśli utkniesz, próbując znaleźć idealny CRM lub nie jesteś gotowy zainwestować w ten, który chcesz, dlaczego nie zbudować funkcjonalnego w Arkuszach Google? Oto jak.

1. Dodawanie tytułów i zamrażanie górnego wiersza Twojego CRM w Arkuszach Google

Zacznij od dodania nazw pól, które chcesz uwzględnić u góry arkusza kalkulacyjnego. Imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, data kontaktu, status i notatki to niektóre podstawowe kolumny, których możesz chcieć użyć.

Warto również wziąć pod uwagę niektóre kolumny unikalne dla Twojej firmy lub cyklu sprzedaży. Jakie informacje będą pomocne, gdy nadejdzie czas wznowienia rozmowy?

Może to być wszystko — budżet potencjalnego klienta, pożądany produkt lub usługa, z kim wcześniej rozmawiał, gdzie pracuje itp. Jeśli masz obecny system, jest to kolejne miejsce, w którym możesz szukać odniesienia.

instagram viewer

Gdy już zdecydujesz się na tytuły i wpiszesz je, możesz zamrozić górny wiersz Arkusza Google. Aby to zrobić:

  1. Zaznacz cały wiersz.
  2. Iść do Pogląd w lewym górnym rogu.
  3. Wybierz Zamrażać.
  4. Wybierać 1 rząd.

Teraz podczas przewijania tytuły pozostaną na górze.

2. Dodawanie rozwijanych menu i warunkowego kodowania kolorami do Twojego CRM w Arkuszach Google

W przypadku powtarzających się odpowiedzi możesz dodać rozwijaną listę opcji pod dowolnym nagłówkiem, będzie to przydatne. Kilka przykładów to nazwy produktów, usług lub lista sprzedawców.

Utworzenie listy rozwijanej to także doskonały sposób na dodanie kolumny stanu pracy do arkusza Google. Statusy zapewniają szybki przegląd tego, gdzie znajduje się potencjalny klient w cyklu sprzedaży. Aby to zrobić:

  1. Kliknij komórkę pod nagłówkiem.
  2. Iść do Dane w lewym górnym menu.
  3. Wybierz Walidacji danych.
  4. Z opcji obok Kryteria, wybierać Lista z zakresu.
  5. W polu obok wpisz słowa, które chcesz uwzględnić, oddzielone przecinkiem.
  6. Uderzyć Ratować gdy twoja lista będzie gotowa.

Teraz Twoja lista opcji pojawi się w komórce i możesz dodać warunkowe kodowanie kolorami, aby ułatwić poruszanie się po CRM.

Znajdziesz Formatowanie warunkowe pod Format menu u góry. Po kliknięciu otworzy się pasek boczny, w którym możesz dostosować zakres komórek. Kliknij komórkę zawierającą menu rozwijane i dodaj kolory, wykonując następujące czynności.

  1. Pod Zasady formatowania, kliknij menu latania pod Formatuj komórki, jeśli… i wybierz Tekst zawiera.
  2. Pojawi się pole do wpisania słowa, które chcesz pokolorować.
  3. Pod Styl formatowania, zmień kolor tła na taki, jaki chcesz — jaśniejsze pastelowe kolory lepiej sprawdzają się w przypadku czarnego tekstu.
  4. Gdy będziesz gotowy, uderz Gotowe.
  5. Powtórz z pozostałymi opcjami.

Gdy klikniesz opcje w menu, komórka zmieni teraz kolor. Aby dodać to do całej kolumny, skopiuj komórkę i wybierz kolumnę, klikając jej literę u góry. Przed wklejeniem odznacz komórkę tytułową, przytrzymując CMD lub KLAWISZ KONTROLNY i klikając go.

3. Inne przydatne formatowanie do budowania CRM w Arkuszach Google

Aby upewnić się, że wpisy za każdym razem wyglądają tak samo, możesz dodać dodatkowe formatowanie do kolumn w arkuszu. Jeśli Twój CRM ma kolumnę daty, możesz zachować spójność tych danych, dodając format. Aby to zrobić:

  1. Kliknij literę u góry kolumny daty, aby zaznaczyć całość.
  2. Iść do Format w górnym menu.
  3. Wybierz Numer.
  4. Wybierać Data.

Teraz za każdym razem, gdy wprowadzisz datę, Twój arkusz będzie sformatował ją za każdym razem tak samo.

Możesz to również zrobić, aby zachować spójność dowolnej waluty w CRM. Wykonaj te same czynności, ale wybierz jedną z wielu dostępnych opcji lub przejdź do Waluta niestandardowa więcej opcji, w tym różne typy.

Kolejną korzyścią z utrzymywania spójności danych jest to, że możesz użyj funkcji sortowania w Arkuszach Google aby szybko znaleźć informacje.

4. Dodawanie notatek do CRM w Arkuszach Google

Jeśli chcesz mieć wszystko w jednym miejscu, możesz dodawać notatki bezpośrednio w Arkuszu Google. Chociaż na początku może się to wydawać trochę niezdarne, odrobina formatowania może pomóc w utrzymaniu porządku i porządku.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci robić notatki w CRM:

  • Kliknij dwukrotnie komórkę, aby ją edytować.
  • Możesz dodać podział wiersza, naciskając Opcja + Enter na Macu lub Ctrl + Enter na PC.
  • Możesz dodać punktor, naciskając Opcja + 8 na Macu lub Alt + 0149 na PC.
  • Aby uniknąć używania skrótu z wypunktowaniem za każdym razem, skopiuj je i wklej.
  • Jeśli wolisz, możesz użyć myślników jako punktów, aby ułatwić sobie sprawę.
  • Ustaw swój Zawijanie tekstu do Spinacz aby tekst był schludnie schowany w środku, zamiast rozciągać się na zewnątrz.
  • Klip zapobiegnie również nadmiernemu wzrostowi komórek.
  • Po ponownym dwukrotnym kliknięciu możesz wyświetlić jego zawartość w całości.

Alternatywnie, jeśli chcesz utworzyć osobny dokument dla każdego potencjalnego klienta, możesz użyć tej kolumny z linkami do Dokumentów Google.

Przechowuj wszystkie notatki dotyczące relacji z klientami razem w Arkuszach Google

Znalezienie odpowiedniego CRM dla Ciebie i Twojego zespołu to projekt sam w sobie — zwłaszcza jeśli jesteś mniejszym zespołem lub dopiero zaczynasz. Może się zdarzyć, że nie potrzebujesz wszystkich funkcji, które są dostępne w niektórych subskrypcjach CRM lub nie jesteś jeszcze gotowy, aby zainwestować w jedną.

W międzyczasie możesz śledzić wszystkie swoje notatki sprzedaży w Arkuszach. Pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, jakie informacje należy zebrać, aby proces sprzedaży przebiegał sprawnie. Stamtąd możesz wykonać czynności opisane w tym artykule, aby uzyskać dokładnie to, czego potrzebujesz. W ten sposób jest mniej prawdopodobne, że stracisz przydatne informacje w notatnikach lub na skrawku papieru.