Większość ludzi używa oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych do zbierania danych lub prezentowania informacji za pomocą wykresów i wykresów. Jednak myśląc nieszablonowo, Arkusze Google mają kilka zastosowań. Jednym z najłatwiejszych alternatywnych zastosowań jest tworzenie harmonogramu.
I nie musisz nawet zaczynać od zera. Biblioteka szablonów zawiera gotowy arkusz gotowy do użycia. Czytaj dalej, ponieważ szczegółowo opisujemy, jak prawidłowo utworzyć i sformatować harmonogram i dlaczego warto rozważyć użycie arkuszy do planowania.
Jak utworzyć harmonogram w Arkuszach Google
Chociaż możesz utworzyć harmonogram od podstaw w Arkuszach Google, zalecamy korzystanie z szablonu, zwłaszcza jeśli się spieszysz i nie potrzebujesz zbyt wielu dostosowań.
Aby znaleźć gotowy arkusz, możesz skorzystać z galerii szablonów w Arkuszach Google. Aby rozpocząć, musisz udać się do Arkuszy Google i utworzyć konto. Jeśli masz już konto Google, możesz go użyć do zalogowania się. Oto kroki, które musisz wykonać, aby utworzyć harmonogram za pomocą galerii szablonów w Arkuszach Google:
- Przejdź do głównej strony Arkuszy Google.
- Kliknij Galeria szablonów pod paskiem wyszukiwania. Spowoduje to otwarcie nowej strony zawierającej kilka szablonów do wyboru.
- Użyjemy Harmonogram szablon dla tego samouczka, więc kliknij ten. Spowoduje to otwarcie nowego arkusza kalkulacyjnego z już zastosowanym szablonem.
Szablon Arkuszy Google ma już ustawione wiersze i kolumny, tak aby w ciągu dnia istniały podziały godzinowe. Możesz ustawić początkowy dzień tygodnia w komórce C2. Data jest określana w trzecim wierszu automatycznie w zależności od danych wprowadzonych w komórce C2. Czwarty wiersz zawiera formułę, która automatycznie zamienia datę na dzień tygodnia.
Na dole harmonogramu znajduje się sekcja notatek, w której możesz zostawiać wiadomości dla zespołu. Po prawej stronie znajduje się również sekcja do zrobienia, w której możesz przydzielić określone zadania swojemu zespołowi.
Korzystanie z formatowania warunkowego w harmonogramie
Możesz użyć formatowania warunkowego w arkuszu kalkulacyjnym, aby sprawdzić określone słowo w arkuszu kalkulacyjnym. W przypadku spełnienia tego warunku zostanie podjęta określona akcja.
Dla demonstracji dodajmy formatowanie warunkowe, aby sprawdzić, czy w komórce istnieje słowo „spotkanie”. Jeśli tak, komórka powinna zmienić kolor na czerwony. Oto kroki, które musisz wykonać, aby to zrobić:
- Zaznacz obszar w arkuszu kalkulacyjnym, w którym chcesz zastosować formatowanie warunkowe.
- Kliknij Format w głównym pasku narzędzi ekranu.
- Tam kliknij Formatowanie warunkowe. Spowoduje to otwarcie paska bocznego po prawej stronie ekranu.
- Zakres zostanie automatycznie dodany, jeśli wybierzesz go w pierwszym kroku. Jeśli nie, wpisz zakres w Zastosuj do zakresu pole tekstowe.
- w Formatuj komórki, jeśli sekcji, możesz wybrać reguły formatowania. Wybraliśmy Tekst zawiera opcję i dodano słowo kluczowe „spotkanie”.
- Teraz wybierz efekty, które zostaną zastosowane do zawartości komórki. W tym przypadku wybraliśmy kolor czerwony do nałożenia na komórkę.
- Kliknij Gotowe aby zapisać zmiany.
Jak widać, efekt jest dodawany do dowolnej komórki zawierającej określone słowo kluczowe. Może to być szczególnie przydatne, gdy chcesz oznaczyć kolorami nadchodzące zadania, takie jak spotkania i terminy. Możesz także dodać wiele reguł, co oznacza, że możesz mieć w pełni oznaczony kolorami harmonogram.
Dzięki temu nie będziesz musiał ręcznie kodować kolorami każdej komórki za każdym razem, gdy w harmonogramie zostanie wprowadzona zmiana.
Plusy i minusy tworzenia zestawienia w arkuszach
Chociaż istnieje kilka korzyści z tworzenia wydajny harmonogram prac z Arkuszami Google daleko mu do ideału. Porozmawiajmy o zaletach i wadach tworzenia harmonogramu za pomocą Arkuszy Google:
Pro: bezpłatny w użyciu
Chociaż na rynku dostępnych jest kilka programów do tworzenia harmonogramów, większość z nich jest płatna. Z drugiej strony Arkusze Google mogą być przydatne podczas tworzenia harmonogramu, ponieważ są bezpłatne dla osób fizycznych i małych firm. To prosty sposób na zrób kopię zapasową swojego harmonogramu za darmo bez robienia ręcznych zapisów.
Zaleta: łatwe udostępnianie
Najlepszą częścią korzystania z Arkuszy Google w porównaniu z innymi programami do obsługi arkuszy kalkulacyjnych jest to, że umożliwia udostępnianie arkusza kalkulacyjnego za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możesz także określić uprawnienia, aby tylko wybrane osoby mogły wprowadzać zmiany w arkuszu kalkulacyjnym, podczas gdy inni mogli go tylko wyświetlać. To może być bardzo pomocne, jeśli ułóż harmonogram pracy zdalnej podzielić się ze współpracownikami.
Wada: Brak powiadomień dla użytkowników bez dostępu do edycji
Arkusze Google mają zaletę udostępniania w czasie rzeczywistym, co oznacza, że zmiany wprowadzane w pliku mogą być widoczne dla widzów w czasie rzeczywistym. Jeśli jednak masz tylko uprawnienia do wyświetlania, Arkusze nie powiadomią Cię o żadnych zmianach wprowadzonych w arkuszu kalkulacyjnym.
Tylko osoby z uprawnieniami do edycji mogą włączyć powiadomienia e-mail. Możesz użyć dodatków, które wysyłają powiadomienia push, aby pomóc wyeliminować problem, ale jest to dalekie od ideału.
Wada: Brak automatyzacji
Korzystanie z dedykowanego oprogramowania do tworzenia harmonogramu nie wymaga ręcznego wprowadzania każdego szczegółu. Inne części są automatycznie aktualizowane, jeśli zmienisz jedną część zestawienia.
Zaawansowane oprogramowanie powiadomi Cię również, jeśli przesadzasz ze zmianami lub popełniasz potencjalny błąd. Jeśli jesteś ekspertem, możesz wykonać automatyzację w Arkuszach. Jednak większość ludzi nie ma czasu ani zaawansowanej wiedzy technicznej, aby to zrobić.
Wada: Zajmuje więcej czasu
Kiedy korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, musisz wpisywać większość rzeczy ręcznie lub tworzyć listy rozwijane. Zaawansowane oprogramowanie pozwala zaoszczędzić wiele ręcznej edycji, ponieważ zawiera narzędzia do tworzenia harmonogramów metodą „przeciągnij i upuść”. Mogą również wysyłać automatyczne wiadomości e-mail za każdym razem, gdy nastąpią zmiany w harmonogramie.
Wada: Nie ma nowoczesnych funkcji
Arkusze Google nie zawierają funkcji, takich jak śledzenie GPS, zamiana biegów i zarządzanie WOM. Te funkcje nie są potrzebne, ale w niektórych sytuacjach mogą znacznie ułatwić Ci życie.
Zaplanuj swoje życie efektywnie
Arkusze Google to tylko jeden z wielu sposobów planowania życia i pracy. Chociaż istnieje kilka wad, fakt, że jest bezpłatny i prosty w użyciu, sprawia, że jest to realna opcja, szczególnie w połączeniu z innymi aplikacjami Google Suite, takimi jak Kalendarz Google.
