Ogólnie można powiedzieć, że dokument Microsoft Excel, podobnie jak atom, składa się w dużej mierze z pustej przestrzeni. Ale to nie jest piknik, gdy drukujesz plik Excela, a twoja drukarka wypluwa wiele pustych stron. Oto dlaczego może się tak zdarzyć i kilka sposobów na naprawienie tego.

Co powoduje, że dokumenty programu Microsoft Excel drukują puste strony

Oto kilka powodów, dla których dokumenty programu Excel są drukowane z dodatkowymi pustymi stronami. Mamy też bardziej ogólny przewodnik, jak to zrobić napraw rzeczy, jeśli twoja drukarka drukuje puste strony.

1. Komórki są sformatowane tak, aby wyglądały na puste

Czasami możesz sformatować komórki w dokumencie Microsoft Excel w określony sposób, aby wyglądały na puste. Taka sytuacja ma miejsce, gdy komórki mają biały tekst, a tło komórki jest białe lub gdy pewne wartości danych są ustawione tak, aby nie były pokazywane ani drukowane.

2. Dokument zawiera puste strony

Jeśli dokument Microsoft Excel zawiera blok pustych komórek między obszarami z danymi, możesz wydrukować kilka pustych stron.

3. Strony zawierają błędy

Jeśli komórka na stronie zawiera błąd, a błędy są drukowane jako puste, pliki programu Excel mogą być drukowane jako puste lub z komórkami, które wydają się puste.

Innym powodem uzyskiwania pustych wydruków w programie Excel jest to, że dokument zawiera ukryte kolumny z ręcznymi podziałami stron.

Jak powstrzymać program Microsoft Excel przed drukowaniem pustych stron?

Wypróbuj te proste rozwiązania, aby upewnić się, że pliki Microsoft Excel nie drukują pustych stron.

1. Ustaw określony obszar do drukowania

Drukowanie pliku Excel jest trochę dziwne. Niekoniecznie musi być zgodny ze standardowymi rozmiarami i układami stron, w zależności od danych. Więc drukowanie może się przekrzywić. Prostym sposobem na naprawienie tego jest ustawienie obszaru, który chcesz wydrukować. Oto jak:

  1. W arkuszu programu Excel zaznacz (podświetl) komórki, które mają być wyświetlane na drukowanej stronie.
  2. Pod Układ strony kliknij na Obszar wydruku rozwijane i wybierz Ustaw obszar drukowania.

Iść do Widok > Podgląd podziału strony aby zobaczyć, jak strony są ustawione do drukowania.

Mamy artykuł informacyjny na jak ustawić obszar do drukowania w programie Excel, a także jak rozszerzyć i wyczyścić obszar wydruku.

2. Ustaw liczbę stron do wydrukowania

Może to być denerwujące, jeśli na końcu dokumentu Excel zostanie wydrukowanych wiele pustych stron, ale można sobie z tym łatwo poradzić. Wszystko, co musisz zrobić, to sprawdzić liczbę stron przed wydrukowaniem i pominąć te, które są puste.

Możesz również zastosować tę poprawkę, jeśli w środku wydruku programu Excel pojawią się puste strony i zostaną wydrukowane wszystkie dane. Będziesz musiał przejrzeć każdą stronę w podglądzie wydruku, aby upewnić się, że nie pojawiają się puste.

3. Skaluj, aby dopasować rozmiar papieru

Skalowanie najlepiej stosować, gdy chcesz zmieścić arkusz kalkulacyjny Excela na ekranie, ale może być również używany do innych rzeczy. Czasami błędy w drukowaniu mogą być spowodowane problemami ze skalowaniem.

Ponieważ program Excel domyślnie nie podaje jasno zdefiniowanych stron, może być trudno określić, gdzie kończy się jedna strona, a zaczyna następna. Pierwszą rzeczą do zrobienia jest wyśrodkowanie danych na stronie. Aby to zrobić:

  1. Przejdź do Układ strony na wstążce, kliknij na Marże rozwijane i wybierz Marginesy niestandardowe.
  2. w Marże zakładka, pod Wyśrodkuj na stronie sekcja, sprawdź Poziomo pole wyboru.

Następnie dostosuj skalę.

  1. Przejdź do Skalowanie w celu dopasowania sekcja w Układ strony zakładka wstążki.
  2. Zmniejsz skalę ze 100% do czegoś, co lepiej pasuje do Twojej strony.

Sprawdź podgląd wydruku, aby sprawdzić, czy to rozwiązało problem. Innym sposobem skalowania stron do drukowania jest dostosowanie skalowania w opcjach programu Excel. Aby to zrobić:

  1. Iść do Plik > Opcje.
  2. Pod Zaawansowany przewiń w dół do Ogólny Sekcja.
  3. Upewnij się, że Skaluj zawartość dla formatu papieru A4 lub 8,5 x 11 cali opcja jest zaznaczona.

4. Skopiuj swoją pracę do nowego pliku Excel

Prostą tymczasową poprawką jest skopiowanie tylko tego, co chcesz wydrukować i wklejenie do nowego pliku Excel. W ten sposób wiesz dokładnie, co jest w pliku i co powinno zostać wydrukowane.

5. Sprawdź niezauważony tekst

Nie musisz ręcznie sprawdzać każdej komórki w pliku Excel, jeśli uważasz, że istnieją komórki z białym tekstem. Łatwiejszą metodą jest uruchomienie konkretnego wyszukiwania za pomocą znajdź i zamień funkcję wyszukiwania w programie Excel. Oto jak:

  1. Naciskać Ctrl + F otworzyć Znajdź i zamień skrzynka.
  2. Rozszerzyć Opcje aby zobaczyć ich więcej.
  3. Kliknij na Format rozwijane i wybierz Format.
  4. Pod Czcionka ustaw kolor na biały i kliknij OK.
  5. Kliknij Znajdź wszystko przycisk, aby zobaczyć wszystkie komórki z białym tekstem.

6. Sprawdź podziały stron wśród ukrytych kolumn lub wierszy

Ukryte wiersze lub kolumny same w sobie nie wpływają na drukowanie, ale podziały stron między ukrytymi wierszami lub kolumnami mogą powodować problemy podczas drukowania. Wykonaj poniższe czynności, aby sprawdzić:

  1. Przejdź do Redagowanie grupa w Dom patka.
  2. Przejdź do kliknięcia Znajdź i wybierz > Przejdź do oferty specjalnej.
  3. Wybierz Tylko widoczne komórki i kliknij OK.

Jeśli istnieją jakieś ukryte komórki, wszystkie komórki zostaną zaznaczone z podświetlonymi granicami ukrytych wierszy i kolumn. Wybierz wiersze lub kolumny po obu stronach ukrytego, kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę wiersza lub kolumny i wybierz Odkryj. Dostosuj podziały stron, aby strony były drukowane zgodnie z oczekiwaniami.

7. Drukuj komórki o zerowej wartości

Możesz zauważyć, że duża część dokumentu Excel zawiera zera, ale dla pewności zrób to następujące, aby wydrukować komórki, które mają zero jako dane, czy to poprzez bezpośrednie wprowadzanie, formułę, czy niektóre inna metoda.

  1. Iść do Plik > Opcje.
  2. Pod Zaawansowany przewiń w dół do Opcje wyświetlania dla tego arkusza roboczego Sekcja.
  3. Upewnij się, że Pokaż zero w komórkach, które mają zerową wartość opcja jest zaznaczona.

8. Dowiedz się, jak traktuje się błędy

Jeśli błąd jest ustawiony jako pusty, możesz pozostać z komórkami lub grupami komórek, które nie drukują cennych danych. Oto jak włączyć drukowanie komórek z błędami w programie Excel:

  1. Pod Układ strony kliknij okno dialogowe Uruchamianie okna dialogowego w prawym dolnym rogu Ustawienia strony Sekcja.
  2. Pod Arkusz upewnij się, że błędy komórek są ustawione do wyświetlania.

9. Sprawdź jakość druku

Niektóre drukarki umożliwiają drukowanie z jakością roboczą, aby zaoszczędzić atrament i czas. Te ustawienia mogą wpływać na sposób drukowania dokumentów. Aby upewnić się, że jakość robocza nie jest zaznaczona, wykonaj następujące czynności:

  1. Kliknij Drukuj tytuły pod Układ strony w arkuszu programu Excel.
  2. Pod Arkusz karta lub nagłówek, upewnij się, że Czarny i biały oraz Jakość szkicu pola wyboru są odznaczone.

Następnie upewnij się, że Twoje wydruki są najwyższej jakości. Aby to zrobić:

  1. Kliknij Drukuj tytuły pod Układ strony w arkuszu programu Excel.
  2. Przełącz na Strona zakładka lub nagłówek i zmień jakość druku na Wysoki.

Możesz przejść do drukowania bezpośrednio z tego miejsca, naciskając Podgląd wydruku przycisk.

10. Konwertuj arkusz do najnowszego formatu Microsoft Excel

Błędy mogą być związane z wersją programu używanego pliku Excel, zwłaszcza jeśli używasz starego formatu XLS. Upewnij się, że używasz najnowszego formatu Excel. Jeśli nie, przekonwertuj plik na najnowszy format — XLSX.

11. Pobierz najnowsze sterowniki drukarki

Czasami problem z systemem operacyjnym i sterownikiem drukarki może spowodować, że strony programu Microsoft Excel będą drukowane jako puste. Najłatwiejszym rozwiązaniem w tym przypadku jest aktualizacja sterowników drukarki. Musisz zalogować się na stronie producenta drukarki i sprawdzić najnowsze sterowniki dla swojego modelu drukarki.

Pozbądź się drukowania pustych stron Excel

Niektóre problemy są łatwiejsze do rozwiązania niż inne, a jeśli zaczniesz zauważać, że pliki Excela drukują kilka pustych stron, prosta zmiana ustawień powinna rozwiązać problem. Poważniejsze problemy ze zgodnością są rozwiązywane poprzez aktualizację formatów plików i sterowników drukarek.