Wiadomości błyskawiczne w odległych miejscach pracy są tak zintegrowane z tkanką komunikacji, że często trudno jest przypomnieć sobie, jak wyglądało bez nich życie. Narzędzia takie jak Slack stały się domyślnymi platformami komunikacyjnymi, które wspierają współpracę i wydajność zespołu w dzisiejszych środowiskach pracy zdalnej.

Jednak nawet jeśli może to być wygodne, nadal musisz zastosować pewne najlepsze praktyki, aby uniknąć zakłócania przepływu pracy. W tym artykule omówimy kilka podstawowych zasad obsługi wiadomości błyskawicznych, które pozwolą na skuteczną komunikację w zdalnym miejscu pracy.

1. Zdefiniuj oczekiwania

Wiadomości błyskawiczne zazwyczaj umożliwiają wysyłanie wiadomości do ludzi w czasie rzeczywistym, oczekując natychmiastowej odpowiedzi. Chociaż są chwile, kiedy jest to właściwe, a nawet konieczne, może to również być znaczącym źródłem rozproszenia.

Dzieje się tak dlatego, że możesz używać swojego narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych do różnych celów, takich jak wirtualna aktywność z dystrybutorem wody, ogłoszenia, udostępnianie plików lub zadawanie szybkich pytań. Wszystko to może szybko wymknąć się spod kontroli, jeśli ludzie przez cały dzień będą sobie przeszkadzać prośbami lub powiadomieniami.

Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że masz zasady, które pomagają zarządzać oczekiwaniami za pomocą narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych. Na przykład możesz utworzyć kanały (grupy) z zimną wodą, aby nie dopuszczać do rozmów towarzyskich innych kanałów związanych z pracą. Możesz zachęcić swoich zdalnych współpracowników, aby ustawili swoje statusy, aby wskazywały na ich dostępność i otwarcie informowali o pilności ich próśb.

Prawdopodobnie będzie to ciągły proces, do którego będziesz musiał wrócić w miarę rozwoju zespołu i firmy. Kluczem jest posiadanie systemu, takiego jak wewnętrzna wiki, aby dostarczać go obecnym pracownikom i przedstaw go nowym pracownikom.

2. Edytuj przed wysłaniem

Bezpośredni charakter wiadomości błyskawicznych i fakt, że jesteś przyzwyczajony do używania skrótów, akronimów i emotikonów podczas wysyłania wiadomości tekstowych przyjaciele i rodzina mogą sprawić, że przeoczysz możliwość nieporozumień i znaczenie profesjonalizmu w miejscu pracy komunikacja.

Ponieważ masz już nawyk czytania i edytowania wiadomości e-mail przed ich wysłaniem, powinieneś poświęcić trochę czasu, aby zrobić to samo z wiadomościami błyskawicznymi. Sprawdź gramatykę, pisownię i ton, zanim klikniesz Wyślij. Pamiętaj, że Twoja wiadomość może zakłócić pracę Twojego współpracownika, więc upewnij się, że jest jasna i zwięzła. Nie chcesz, żeby spędzali dodatkowy czas na zastanawianiu się, o co ci chodziło.

To powiedziawszy, unikaj nadużywania skrótów lub akronimów w komunikacji w miejscu pracy. Jeśli musisz z nich skorzystać, skorzystaj z tych, które są dobrze znane i związane z Twoją branżą.

3. Pamiętaj o strefach czasowych

Prawdopodobnie masz zdalnych kolegów pracujących w różnych częściach świata i strefach czasowych, co oznacza, że ​​Twoje godziny pracy nie są takie same. Dlatego dobrze jest wyrobić sobie nawyk rozważenia stref czasowych członków drużyny przed wysłaniem wiadomości błyskawicznej.

Dzieje się tak, ponieważ wiadomości błyskawiczne tworzą poczucie pilności, które może wywierać presję na zdalnych współpracowników na reagowanie w swoim czasie osobistym, promowanie zawsze aktywnej kultury, która może szybko doprowadzić do wypalić się. Ponadto pingi i powiadomienia mogą rozpraszać ich w godzinach pracy.

To powiedziawszy, aby pracuj wydajnie ze swoimi zdalnymi zespołami w wielu strefach czasowych, musisz być bardziej uważny podczas wysyłania wiadomości. Aby to osiągnąć, możesz oprzeć się pokusie wysyłania wiadomości błyskawicznych, chyba że są pilne, zaplanuj swoje wiadomości na Slack z wyprzedzeniemi wykorzystaj komunikację asynchroniczną, aby uniknąć przeszkadzania współpracownikom.

4. Rozważ inne alternatywy

Wiadomości błyskawiczne są doskonałe do szybkich i krótkich rozmów, ale nie sprawdzają się, gdy potrzebujesz bardziej szczegółowych rozmów. Tak więc, jeśli napotkasz obszerną wymianę informacji w obie strony lub masz trudności z wyjaśnieniem czegoś, być może nadszedł czas, aby przestać wysyłać wiadomości i przełączyć się na inną metodę komunikacji.

W zależności od kontekstu i charakteru rozmowy możesz rozważyć alternatywy, takie jak konferencje audio lub wideo, ponieważ pozwalają one lepiej przekazać wiadomość. Alternatywnie, jeśli nie jesteś dostępny jednocześnie, możesz użyć narzędzi komunikacyjnych, takich jak Skręcać lub asynchroniczne rozwiązania wideo tak jak Voodle nagrać i wysłać wiadomość bez oczekiwania na natychmiastową odpowiedź.

E-mail może być również lepszą opcją w przypadku konkretnych rozmów, ponieważ zapewnia pisemny zapis, do którego możesz się później odwołać. Ponadto Twoi współpracownicy mogą przeczytać Twoją wiadomość i odpowiedzieć na nią w dogodnym dla nich czasie.

5. Unikaj chaotycznych wiadomości

Mając na uwadze, że każda wysłana przez Ciebie wiadomość to nowe powiadomienie i potencjalne odwrócenie uwagi, należy unikać wysyłania niespójnych wiadomości, aby ograniczyć liczbę powiadomień współpracowników odbierać.

Zamiast tego wyślij skonsolidowaną wiadomość zawierającą wszystkie informacje potrzebne do komunikacji. W ten sposób Twoi współpracownicy mogą szybko zeskanować wiadomość i nie będą wielokrotnie przerywani. Na przykład możesz użyć następującego formatu:

Cześć, szukam informacji o projekcie XYZ. Czy masz jakieś aktualizacje? Dziękuję.

Zamiast rozdzielać każdą informację w osobną wiadomość.

6. Utrzymuj małe rozmowy na minimum

Rozmowy na temat dystrybutorów wody mają swoje miejsce w odległych miejscach pracy. W rzeczywistości mogą pomóc budować relacje i wspierać poczucie przynależności wśród pracowników.

Jednak powinno być konkretne kanały do ​​luźnych rozmów i towarzysko, aby nie przeszkadzać współpracownikom, gdy próbują skoncentrować się na ich pracy. W ten sposób mogą dołączyć do rozmowy, kiedy chcą i nie będą czuli, że muszą odpowiadać od razu.

Dlatego wysyłając bezpośrednie wiadomości do swoich zdalnych współpracowników, zwłaszcza w godzinach pracy, staraj się ograniczać do minimum pogawędki, aby szanować ich czas i koncentrację.

7. Potwierdź otrzymanie wiadomości

Gdy otrzymasz wiadomość, dobrą praktyką jest poinformowanie nadawcy, że go widziałeś, nawet jeśli nie możesz od razu odpowiedzieć. W ten sposób nie poczują, że je ignorujesz i mogą skupić się na innych zadaniach, czekając na odpowiedź. Ponadto chroni Cię przed potencjalnie rozpraszającymi wiadomościami uzupełniającymi.

Jeśli jesteś zajęty, gdy otrzymasz wiadomość, która wymaga odpowiedzi, możesz powiedzieć o tym nadawcy, mówiąc na przykład: „Dziękuję za poinformowanie mnie. Wrócę do ciebie." Jeśli wiadomość nie wymaga odpowiedzi, możesz wpisać „Dziękuję” lub zareagować emotikonem.

Zastosuj te wskazówki, aby uzyskać bardziej produktywną komunikację w pracy

Wkładanie wysiłku w rozwijanie lepszych nawyków komunikacyjnych jest niezbędne dla każdego zespołu zdalnego. Zastosowanie powyższych wskazówek może zachęcić do bardziej produktywnej i wydajnej współpracy z kolegami, niezależnie od lokalizacji.