Łatwa współpraca ma ogromne znaczenie w dobie pracy zdalnej. Na szczęście Google ma wiele opcji udostępniania, które pozwalają wielu użytkownikom pracować nad tym samym projektem. Wiedza o tym, kto i kiedy dokonał zmian w pliku, może mieć kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi.

Na szczęście Arkusze Google mają dwie funkcje, które pozwalają śledzić zmiany wprowadzane w arkuszach kalkulacyjnych. Pierwsza to powiadomienia Arkuszy Google, a druga to historia wersji. W tym artykule opiszemy szczegółowo te podstawowe funkcje, pokażemy, jak je aktywować, i wyjaśnimy, dlaczego mogą być niezbędne w arkuszach kalkulacyjnych.

Dlaczego warto korzystać z powiadomień e-mail w Arkuszach Google?

Podczas pracy nad dużym arkuszem, w którym wielu pracowników wprowadza zmiany w arkuszu kalkulacyjnym, trudno jest wiedzieć, jakie zmiany wprowadza każdy współpracownik. Dużo lepiej jest wiedzieć, kto dokonał konkretnej zmiany, zwłaszcza w przypadku liderów projektów.

Możemy sprawdzić za pomocą historii wersji, aby zobaczyć, kto dokonał zmiany. Jednak przeglądanie historii wersji może być nużące, jeśli istnieje wiele przypadków. Zamiast tego możesz korzystać z powiadomień Arkuszy Google. Dzięki temu Arkusze powiadomią Cię e-mailami.

Jeśli jesteś w podróży, upewnij się, że powiadomienia e-mail z telefonu komórkowego działają, aby niczego nie przegapić.

Jak włączyć powiadomienia e-mail w Arkuszach Google

Włączenie powiadomień e-mail zajmuje tylko kilka minut, a gdy to zrobisz, pozostanie aktywne do momentu wprowadzenia dalszych zmian w ustawieniach. Wykonaj poniższe czynności, aby włączyć powiadomienia:

  1. Otwórz arkusz kalkulacyjny, w którym chcesz włączyć powiadomienia e-mail.
  2. Naciskać Narzędzia u góry arkusza kalkulacyjnego. Pojawi się rozwijane menu.
  3. Naciskać Zasady powiadomień, który otwiera nowe okno na środku ekranu.
  4. Tutaj możesz ustawić zasady. Jeśli wybierzesz opcję z pierwszej sekcji, musisz wybrać, kiedy chcesz otrzymywać powiadomienia. Albo wybierz: Wszelkie zmiany są dokonywane, lub Użytkownik przesyła formularz.
  5. W drugiej sekcji możesz wybrać E-mail — podsumowanie dnia lub E-mail — od razu.
  6. Naciskać Ratować po wybraniu preferowanych ustawień,

Bardziej szczegółowo opiszemy każde z ustawień nieco dalej w artykule.

Jak dodawać i usuwać reguły powiadomień w Arkuszach Google

Jeśli chcesz dodać więcej reguł, edytować istniejące lub je usunąć, przejdź do Ustaw opcję reguł powiadomień klikając na Narzędzia oraz Zasady powiadomień.

Jeśli masz już istniejącą regułę powiadomień, pojawi się ona na liście. Możesz kliknąć Usuwać lub Edytowaćlub naciśnij Dodaj kolejną regułę powiadomień stworzyć nowy. Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij Gotowe by je ocalić.

Zrozumienie opcji w regułach powiadomień

W regułach powiadomień są dwie sekcje: pierwsza to Powiadom mnie o, a druga to Powiadom mnie za pomocą.

1. Powiadom mnie na [Twój e-mail], gdy…

  • Wszelkie zmiany są wprowadzane: Po wybraniu tej opcji wszystkie zmiany wprowadzane w arkuszu kalkulacyjnym są rejestrowane i przekazywane użytkownikowi pocztą e-mail, natychmiast lub w formie codziennego czytelnego podsumowania.
  • Użytkownik przesyła formularz: Wybranie tej opcji spowoduje powiadomienie Cię, gdy ktoś prześle formularz. Formularze Google umożliwiają łączenie formularzy z arkuszem kalkulacyjnym. Może to być wszystko, od ankiety po formularz aplikacyjny na uniwersytet.

2. Powiadom mnie...

  • E-mail — podsumowanie dnia: Za każdym razem, gdy ta opcja zostanie wybrana, lista zmian użytkownika pojawi się pod koniec dnia lub o określonej godzinie. Jeśli wybierzesz tę opcję, będziesz otrzymywać powiadomienia później, a nie natychmiast po ich wysłaniu. Jest to korzystne dla osób, które nie lubią być natychmiast powiadamiane o zmianach. Jest to również idealne rozwiązanie dla osób pracujących w dużej firmie, w której arkusz kalkulacyjny, nad którym pracują, stale się zmienia, aby uniknąć zapełniania skrzynki odbiorczej powiadomieniami. Upewnij się, że ustawiłeś godzinę przyjazdu poza swoim okres blokowania poczty e-mail, Jeśli posiadasz.
  • E-mail — od razu: Gdy wybierzesz tę opcję, otrzymasz e-maila za każdym razem, gdy nastąpi zmiana w arkuszu kalkulacyjnym. Jest to idealne rozwiązanie dla osób, które mają do czynienia z poufnymi informacjami i chcą otrzymać wiadomość e-mail, jeśli coś się zmieni.

Nie zalecamy używania tego ustawienia w przypadku arkusza zawierającego więcej niż dwóch lub trzech współpracowników, aby uniknąć bombardowania ciągłymi powiadomieniami. Jeśli musisz skorzystać z tej metody, dobrym pomysłem może być: skonfigurować folder Gmail aby otrzymywać wszystkie powiadomienia.

Dlaczego warto korzystać z historii wersji Arkuszy Google?

Możesz użyć funkcji Historia wersji Arkuszy Google, jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień pocztą e-mail, ale śledź zmiany wprowadzone w arkuszu kalkulacyjnym. Arkusze Google zapisują nawet małe zmiany, jeśli występują wystarczająco daleko od siebie, więc nie musisz się martwić, że przegapisz ważne zmiany.

Tylko właściciel arkusza kalkulacyjnego i osoby z uprawnieniami do edycji arkusza kalkulacyjnego mogą wyświetlać historię wersji arkusza kalkulacyjnego w Arkuszach Google.

Ponieważ zmiany są w chmurze, możesz uzyskać dostęp do historii wersji i znaleźć dokładną wersję, której szukasz. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli jeden z członków Twojego zespołu (lub Ty) popełnił błąd i musi wrócić do starszej wersji. Możesz także nazwać zmiany, aby wiedzieć, którą wersję chcesz.

Jak wyświetlić historię wersji w Arkuszach Google

Mieć dostęp Historia wersji Arkuszy Google, upewnij się, że w arkuszu wprowadzono wystarczającą liczbę zmian, zanim Arkusze będą mogły utworzyć dziennik zmian. Oto kroki, które należy wykonać, aby uzyskać dostęp do historii wersji:

  1. Kliknij Plik w górnym pasku. Spowoduje to wyświetlenie menu rozwijanego.
  2. Tam kliknij Historia wersji.
  3. Kliknij w menu Zobacz historię wersji. Alternatywnie możesz użyć Ctrl + Alt + Shift + H.

Po prawej stronie ekranu otworzy się pasek boczny. Tam możesz kliknąć trzy pionowe kropki obok starszych wersji i kliknąć Przywróć tę wersję. Możesz także kliknąć Nazwij tę wersję nadawać nazwy poszczególnym zapisom. Jeśli chcesz utworzyć nową instancję arkusza kalkulacyjnego, kliknij Zrób kopię.

Gdy utworzysz nową kopię arkusza kalkulacyjnego, rozpocznie się on od nowa i będzie miał nową historię wersji. Jeśli nadal chcesz śledzić zmiany w nowym arkuszu kalkulacyjnym, możesz usunąć starszy, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.

Różnice między powiadomieniami e-mail a historią wersji

Powiadomienia Arkuszy Google umożliwiają otrzymywanie e-maili za każdym razem, gdy użytkownik zmieni arkusz kalkulacyjny. Podczas korzystania z historii wersji zmiany są tylko rejestrowane i nie są aktywnie powiadamiane użytkownika.

Wierzchołek góry lodowej

W większości przypadków dobrym pomysłem jest użycie obu tych funkcji w przypadku ważnych arkuszy kalkulacyjnych. Chociaż dwie funkcje omówione w tym artykule doskonale nadają się do współpracy, stanowią tylko niewielką część wszystkich narzędzi, które Arkusze Google mają do zaoferowania zespołom pracującym z arkuszami kalkulacyjnymi.

Jest jeszcze wiele do nauczenia się, więc czytaj dalej wszystko, co ten potężny program ma do zaoferowania.