Współpraca ze współpracownikami powinna być dziecinnie prosta, ponieważ istnieje wiele sposobów na dotarcie do nich. Czasami jednak korzystanie z wielu narzędzi komunikacyjnych może być przytłaczające, a użycie niewłaściwego może przeszkodzić w rozmowie.

Kiedy więc najskuteczniej jest napisać e-mail, wysłać wiadomość lub skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które narzędzie komunikacji jest idealne do Twojej dyskusji.

Kiedy wysłać e-mail

Jeśli masz dużo informacji do podsumowania i szczegółów do umieszczenia w wiadomości, wysłanie e-maila jest idealną opcją. To także najlepsza trasa dla próśb.

Ponieważ rozmowa e-mail jest zwykle wolniejsza niż rozmowa prowadzona w aplikacji do przesyłania wiadomości, daje odbiorcy więcej czasu na rozważenie informacji. Mogą usiąść z nim, jeśli zajdzie taka potrzeba, i udzielić przemyślanej odpowiedzi, gdy będą gotowi.

Chociaż często myśli się, że Twoi współpracownicy nie docenią długich e-maili, są wiele sposobów na formatowanie długich e-maili

instagram viewer
aby ważne informacje się wyróżniały. W żadnym wypadku nie chcesz pisać powieści, ale e-mail pozwala na przedstawienie wszystkich informacji naraz, w mniej pilnym medium.

Pomyśl tylko o własnych preferencjach. Czy wolałbyś otrzymać jeden długi, ale precyzyjny e-mail, który czujesz, że masz czas na rozważenie, czy otrzymać długą wiadomość na Slacku, próbując skupić się na innych projektach?

Oprócz tego, że poczujesz się mniej pospieszny, e-maile można szybciej znaleźć i odnieść się do nich później, łatwo je przekazać komuś innemu i łatwo jest uwzględnić osoby spoza miejsca pracy. Daje to również więcej formalności Twojej wiadomości w porównaniu ze Slackiem lub podobną aplikacją. Niektóre sytuacje, w których poczta e-mail jest prawdopodobnie idealna, to:

  • Podsumowanie wydarzenia, raportu, projektu lub opinii.
  • Składam prośbę.
  • Wysyłanie czegokolwiek formalnego.
  • W tym kogoś spoza Twojego miejsca pracy.
  • Wszystko, co jest długie lub ważne — zwłaszcza jeśli odbiorca będzie musiał później się do tego odwołać.

Kiedy wysłać wiadomość

Narzędzia do przesyłania wiadomości, takie jak Slack, prawdopodobnie zapewnią Ci szybszą odpowiedź niż e-mail. To doskonałe miejsce do zadawania prostych pytań, szybkiego kontaktu ze współpracownikami i dzielenia się pomysłami.

Chociaż czasami potrzebujesz szybkich odpowiedzi, ważne jest, aby pamiętać, że aby tak się stało, musisz mieć proste pytania. Ze względu na szybkie odpowiedzi typowe dla aplikacji, odbiorcy mogą łatwo przeoczyć szczegóły lub całe wiadomości, zwłaszcza w hałaśliwym kanale lub przestrzeni roboczej.

Może to prowadzić do dłuższych niż to konieczne rozmów lub niezauważenia ważnych aktualizacji — zwłaszcza jeśli kanał jest tak zajęty, że Twoi współpracownicy go wyciszyli.

Używanie wzmianek w Slacku może nieco pomóc w kierowaniu konwersacją w grupach lub kanałach, ale najlepiej jest, aby wiadomości były krótkie i na temat. Jeśli nie możesz, a Slack jest ulubionym miejscem Twojej drużyny, spróbuj podsumować za pomocą wypunktowań. Wysyłając wiadomość, warto również rozważyć, czy masz czas na rozmowę. Twój współpracownik może szybko zareagować, szukając wyjaśnień lub zadając własne pytania.

Jeśli kiedykolwiek rozmowa w Slacku przeciąga się, ponieważ sprawy są niejasne, może być szybciej zadzwonić do współpracownika przez telefon lub skorzystać Narzędzie do czatowania tylko głosowe w Slacku w celu wyjaśnienia. Slack z pewnością nie jest jedynym dostępnym narzędziem do przesyłania wiadomości, ale jeśli chcesz zachować sprawność, najlepiej wybrać jedną aplikację, z której będą korzystać wszyscy w Twojej organizacji.

Dodatkowo, jeśli chcesz zachować profesjonalizm, unikaj korzystania z osobistych aplikacji, takich jak Facebook Messenger lub SMS-y. Niektóre sytuacje, w których aplikacja do przesyłania wiadomości jest idealna, to:

  • Zadawanie szybkich pytań.
  • Dzielenie się pomysłami i współpraca.
  • Wysyłanie szybkich aktualizacji.
  • Ogłaszanie ogłoszeń – we właściwym kanale.

Kiedy używać oprogramowania do zarządzania projektami

Czasami idealne jest użycie narzędzi komunikacyjnych w oprogramowaniu do zarządzania projektami, takim jak ClickUp. Największą korzyścią z tego jest to, że ty i twoje współpracownicy spędzą mniej czasu na komunikowaniu się, a także na wyszukiwaniu fragmentów informacji w Twoich skrzynkach odbiorczych, wiadomościach i innych miejscach, o których dyskutujesz praca.

Korzystając z ClickUp, możesz mieć wszystko, co związane z zadaniem lub projektem w jednym miejscu.

Sekcja komentarzy na karcie zadań w ClickUp umożliwia wysyłanie pytań lub wyjaśnień do współpracowników. Tutaj możesz oznaczać inne osoby, dodawać komentarze i dołączać dokumenty potwierdzające.

Możesz także udostępnić zadanie lub projekt, wypełniając odpowiednie informacje i przypisując kogoś innego do samego projektu lub jako obserwatora. Tylko pamiętaj, aby użyć sekcji opisu, aby dodać więcej szczegółów — podobnie jak w e-mailu.

Dodatkowo możesz utwórz tablicę zgłoszeń projektów w ClickUp jako sposób dla Ciebie i Twojego zespołu na szybkie przydzielanie sobie zadań i proszenie o pomoc. Niektóre sytuacje, w których komunikacja z oprogramowaniem do zarządzania projektami jest idealna:

  • Aby zadać pytanie dotyczące konkretnego projektu.
  • Aby podzielić się komentarzem, pomysłem lub sugestią dotyczącą konkretnego projektu.
  • Masz zadanie do przekazania komuś innemu.
  • Masz dokumenty potwierdzające, które pomogą w projekcie.

Inne wskazówki dotyczące skutecznej komunikacji

Niezależnie od wybranego medium, oto lista dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci skutecznie komunikować się:

  • Wyślij to wszystko na raz— jeśli masz wiadomości, opinie, aktualizacje lub naprawdę cokolwiek do powiedzenia, wyślij je wszystkie na raz, a nie fragmenty na raz. Trzymanie wszystkiego razem pomaga ograniczyć powiadomienia — oraz rozproszenie lub wyczekiwanie, które pojawia się, gdy ktoś wysyła wiadomość „hej”.
  • Korzystaj z tematów i kanałów— utrzymywanie odpowiednich tematów i kanałów nie tylko pomoże Ci uzyskać odpowiedzi, których szukasz, ale Ty i Twoi współpracownicy będziecie mogli później znaleźć te informacje.
  • Trzymaj się jednej metody—jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, odpowiedz przez e-mail. Jeśli to wiadomość, odpowiedz w tej samej aplikacji. Zachowanie spójności sprawi, że Twoje rozmowy będą dostępne i zorganizowane.

Usprawnij komunikację i zwiększ swoją produktywność

Chociaż posiadanie tak wielu narzędzi komunikacyjnych na wyciągnięcie ręki sprawia, że ​​rozmowa ze współpracownikami jest wygodna, czasami użycie niewłaściwego może stać się przeszkodą. Jeśli masz dużo do powiedzenia, e-mail jest najlepszym wyborem. Jeśli chcesz być szybki i rzeczowy, skorzystaj z komunikatora, takiego jak Slack.

Ostatecznie, jeśli twoja myśl lub pomysł dotyczy zadania, wyświadcz sobie i swoim współpracownikom przysługę, udostępniając ją w oprogramowaniu do zarządzania projektami w ramach odpowiedniego zadania. Prowadząc rozmowę, zastanów się też, jak Ty i Twoi współpracownicy odnajdziecie ją później, jeśli zajdzie taka potrzeba.