Poczta Zoho to bezpieczna, gwarantowana prywatność i wolna od reklam usługa poczty e-mail. Oferuje bogaty w funkcje pakiet poczty e-mail, dzięki czemu idealnie nadaje się do zastosowań osobistych i biznesowych. Jeśli korzystasz z Gmaila i chcesz przełączyć się na Zoho Mail, zobaczysz szereg ustawień, które mogą być mylące.
Możesz dostosować sposób przeglądania, układacz wiadomości e-mail, organizować wiadomości e-mail za pomocą filtrów, wykonywać szybkie działania z załącznikiem, zarządzać listami spamu, a nawet importować lub eksportować wiadomości e-mail jako EML. Pokażemy Ci, jak skonfigurować pocztę Zoho i bezproblemowo przejść z Gmaila.
Kroki, które należy podjąć przed konfiguracją Zoho Mail
Przed dostosowaniem poczty Zoho upewnij się, że prawidłowo zmapowałeś domenę niestandardową do rekordu MX i skonfigurowałeś parametry SPF/DKIM, aby zapobiegać podszywaniu się pod e-maile. Przeczytaj nasz przewodnik na migracja z Gmaila do poczty Zoho z Twoją niestandardową domeną i zakończyć proces.
Po przejściu na inną usługę poczty e-mail dostawcy usług bankowych, obsługujących karty kredytowe, rozliczeniowe, ubezpieczeniowe i innych usług powinni znać Twój aktualny adres e-mail w celach komunikacyjnych.
Migracja to powolny proces, ale na dłuższą metę będziesz w stanie skonsolidować ważne e-maile w jednym miejscu. Warto również rozważyć konfigurowanie automatycznego przekierowywania w Gmailu, aby złapać wszystkie usługi, które przegapiłeś.
Tworzenie wiadomości e-mail w Zoho Mail
Zoho mail oferuje wszechstronny zestaw narzędzi do tworzenia wiadomości e-mail. Kliknij Nowa poczta przycisk w lewym okienku, aby otworzyć Kompozytor. Domyślnie okno kompozytora otwiera się w nowej karcie (Ustawienia > Utwórz > Otwórz Utwórz w), ale możesz skorzystać z wbudowanego (replikuje funkcję Gmaila) lub nowego okna.
Podobnie jak Gmail, Zoho oferuje bogate opcje formatowania do formatowania wiadomości e-mail. Istnieje możliwość wstawiania tabel (którego brakuje w Gmailu) z konfigurowalnymi opcjami szerokości i obramowania. Możesz nawet dołączać wiadomości e-mail do wychodzących wiadomości e-mail (jako EML) za pomocą przeciągania i upuszczania oraz odwoływać się do starszych wiadomości bez ponownego ich pisania.
Aby dostosować preferencje kompozytora, przejdź do Ustawienia > Utwórz i zobacz cały zestaw opcji. Możesz zmienić preferowany kierunek tekstu, dostosować czcionki, automatycznie dodawać odbiorców do kontaktów i sprawdzać wiadomość pod kątem błędów pisowni.
Dodaj duże załączniki do wiadomości e-mail w Zoho Mail
Gmail dopuszcza załączniki o maksymalnym rozmiarze pliku do 25 MB. Dzięki poczcie Zoho możesz wysyłać duże pliki do Twoich odbiorców poprzez e-maile. Wielkość załącznika uzależniona jest od planu abonamentowego. Różni się od 250 MB z planem Mail Lite do 1 GB z Mail Premium.
Mail konwertuje te załączniki na łącza i wysyła je do odbiorców. Jeśli chcesz wysłać ten sam plik do różnych odbiorców, wybierz plik z Mój załącznik > Ogromne załączniki i wyślij ponownie. Dla każdego załącznika możesz ustawić uprawnienia dostępu.
Ograniczony dostęp jest odpowiedni do wysyłania załączników do innych użytkowników Zoho lub tych z połączonymi kontami. Dzięki dostępowi publicznemu możesz wysyłać duże pliki do każdego, korzystając z bezpiecznego i niepowtarzalnego łącza. Domyślnie wszystkie załączniki mają Ograniczony dostęp. Kliknij tę opcję, aby to zrobić Publiczny i wygeneruj link do załącznika.
Jak zaplanować e-mail w Zoho Mail
Opcja „Wyślij później” poczty Zoho umożliwia skonfigurowanie niestandardowego harmonogramu (data/godzina) dla wiadomości e-mail. Chociaż ta funkcja jest również wbudowana w Gmaila, Zoho ma możliwość konfigurowania cyklicznych wiadomości e-mail w regularnych odstępach czasu.
Przygotuj e-mail jak zwykle i kliknij Prześlij później. Wybierz Zakładka Harmonogram i wybierz datę i godzinę.
Aby skonfigurować cykliczny e-mail, powtórz powyższą procedurę i kliknij Karta cykliczna. Wybierz częstotliwość (dzienną lub tygodniową, datę zakończenia i strefę czasową, jeśli istnieje). Przydają się, gdy chcesz wysłać swoim klientom przypomnienia dotyczące faktur.
Jak odłożyć wiadomości e-mail w Zoho Mail
Pojawią się ważne e-maile, na które nie będziesz mógł odpowiedzieć od razu, ale musisz odpowiedzieć później. Funkcja Odłóż w Zoho Mail przechowuje wiadomości e-mail w oddzielnym folderze „Uśpione” i przywraca wiadomość z powrotem do oryginalnego folderu po upływie określonego czasu.
Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz odłożyć, i kliknij Drzemka w górnym menu. Wybierz czas trwania lub wybierz niestandardową datę i godzinę. Wybrany e-mail zostanie przeniesiony z oryginału do Uśpiony teczka.
Czytanie e-maili w Zoho Mail
Czasami możesz chcieć zobaczyć e-maila od nadawcy otrzymanego kilka dni lub tygodni temu. Zamiast przewijać listę e-mail, poczta Zoho może wyświetlać wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub tematu.
Kliknij wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy i wybierz Wyświetl listę e-maili od tego nadawcy lub Wyświetl listę e-maili z tym tematem. Możesz nawet dostosować pola listy e-mailowej, takie jak flaga, załącznik, liczba komentarzy, rozmiar i inne.
Dostosuj układ i opcje widoku w Zoho Mail
Domyślnie e-maile są wyświetlane w widoku „Klasyczny”. Aby dostosować to zachowanie, kliknij Zmień widok i wybierz widok „Kompaktowy lub Superkompaktowy”. W każdym widoku duży odstęp między e-mailami zmniejsza się i wyświetla więcej e-maili.
Gdy wybierzesz dowolny e-mail, otworzy się on w Podgląd w pionie domyślnie. Iść do Ustawienia > Opcje widoku poczty i wybierz Podgląd poziomy aby wyświetlić swój e-mail pod listą e-mailową. Lub wybierz Nowa karta aby wyświetlić je w nowej karcie.
Czy Zoho Mail oferuje widok rozmowy?
W Gmailu, gdy ludzie odpowiadają na e-maila, grupuje odpowiedzi w widoku wątku z najnowszą pocztą na dole.
Poczta Zoho układa całą konwersację w widoku drzewa ze szczegółami nadawcy, osią czasu, folderami, załącznikami i nie tylko, nawet bez otwierania wiadomości e-mail. Dodatkowo możesz posortować wątek konwersacji (Ustawienia > Rozmowa) z najnowszą lub najstarszą wiadomością u góry.
Przeglądaj i zarządzaj załącznikami w Zoho Mail
Jedną z największych wad Gmaila jest brak pulpitu nawigacyjnego do przeglądania/zarządzania załącznikami. Kiedy możesz znajdowanie wiadomości z załącznikami za pomocą operatorów wyszukiwania w Gmailuwymaga trochę praktyki. Poczta Zoho oferuje scentralizowany pulpit nawigacyjny do przeglądania załączników (wysłanych do Ciebie lub dodanych do innych aplikacji Zoho) w jednym miejscu.
Kliknij Przeglądarka załączników ikonę, aby zobaczyć swoje pliki starannie posortowane na podstawie ich typów. Wybierz dowolną miniaturę, aby je wyświetlić lub wykonaj szybkie działania na załącznikach. Kliknij Otwórz połączony e-mail aby otworzyć wiadomość e-mail połączoną z załącznikiem, załącz i wyślij nową wiadomość e-mail lub dodaj ją do notatki lub zadania.
Kontynuacja ważnych wiadomości e-mail w Zoho Mail
Często musimy śledzić wiadomość e-mail niezależnie od odpowiedzi. Zoho Mail ma wbudowaną opcję dodawania przypomnienia do wiadomości e-mail. Przygotuj e-mail i kliknij Ikona zegara.
Możesz ustawić konkretną godzinę, aby przypomnieć Ci o wiadomości e-mail, niezależnie od tego, czy otrzymasz odpowiedź, czy nie. Możesz też ustawić termin, a jeśli nikt nie odpowie na wiadomość e-mail, zostaniesz o tym powiadomiony po upływie terminu. Poczta Zoho może przypominać Ci o poczcie poprzez powiadomienia lub e-mail.
W ten sam sposób możesz ustawić przypomnienie o przychodzących e-mailach. Wybierz e-mail, do którego chcesz dodać przypomnienie, a następnie kliknij Więcej opcji > Przypomnienie. Wybierz preferowaną opcję i kontynuuj. Zmierzać do Ustawienia > Ustawienia wstępne aby dostosować opcję alarmu zgodnie z żądanymi czasami.
Organizuj wiadomości e-mail w Zoho Mail
Filtry w poczcie Zoho pomagają automatycznie organizować przychodzące/wychodzące wiadomości e-mail. Podobnie jak w Gmailu, możesz ustawić warunki i podjąć działania dla tych warunków. Ale w Zoho możesz użyć operatora AND/OR, aby określić, czy należy wziąć pod uwagę dowolny, czy wszystkie warunki.
Aby rozpocząć, przejdź do Ustawienia > Filtry i utwórz nowy filtr. Teraz ustaw typ warunku (kombinację warunków ORAZ/LUB), warunki (Od, Temat, Do, DW, UDW, Typ załącznika) i akcje (Przenieś do folderu, Oznacz jako, Prześlij wiadomość e-mail do, Usuń e-mail).
W Gmailu do porządkowania wiadomości używamy „Etykiet”. W Zoho możesz tworzyć wiele folderów na różnych poziomach, aby organizować lub zarządzać wiadomościami e-mail. Kliknij znak (+) obok Lornetka składana aby utworzyć folder i wybrać jego lokalizację. Dodatkowo możesz tworzyć tagi (Wybierz e-mail > Oznacz jako) w celu dalszego uporządkowania ich według projektu, konkretnego zespołu, klientów i nie tylko.
Integracja Zoho Mail z usługami innych firm
Zoho mail ma doskonałą integrację z zewnętrznymi i wewnętrznymi aplikacjami, aby uzupełnić Twój przepływ pracy. Wewnętrzne to aplikacje Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), a zewnętrzne integrują się z pocztą poprzez API dostarczane przez aplikacje firm trzecich. Aby zobaczyć, które integracje są dostępne, przejdź do Ustawienia > Integracje.
Kliknij Przejdź do Rynku i wybierz swoje ulubione aplikacje. Niektóre popularne to Asana, Trello, Dysk Google, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Kalendarz Google, GoToMeeting i Integrately. Przejdź do strony rozszerzenia i aktywuj ją. Następnie wróć do sekcji Integracje i przełącz Włączać przycisk.
Teraz, gdy Zoho Mail jest skonfigurowany, spróbuj przezwyciężyć uzależnienie od poczty e-mail
Zoho Mail to świetna alternatywa dla Gmaila. Strona Ustawienia poczty jest niezdarna/trudna w nawigacji, a przyzwyczajenie się do niej zajmuje trochę czasu, ale jeśli postępowałeś zgodnie z procedurą, możesz zacząć korzystać z poczty Zoho w ciągu kilku chwil.
Jednym z powszechnych trendów obserwowanych obecnie u ludzi jest sprawdzanie poczty co kilka minut. Chociaż ten obsesyjny nawyk sprawdzania skrzynek odbiorczych wydaje się nieszkodliwy, może negatywnie wpłynąć na Twoje samopoczucie i produktywność. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz przewodnik, aby znaleźć sposoby na przezwyciężenie uzależnienia od poczty e-mail.
