Jak przestać zapominać o rzeczach w pracy

Wyobraź sobie: jest poniedziałek rano. Zanotowałeś sobie w pamięci wszystkie zadania na dany dzień i nie możesz się doczekać osiągnięcia swoich celów. Ale do południa zapomniałeś o połowie rzeczy, które miałeś zrobić, przez co czujesz się sfrustrowany.

To scenariusz, który wszyscy znamy zbyt dobrze. Posiadanie pracy często oznacza posiadanie mnóstwa zadań do wykonania w ciągu dnia. A pamiętanie o tych wszystkich zadaniach może być pracą samą w sobie.

Jeśli masz tendencję do zapominania o robieniu rzeczy w pracy, możesz to zmienić. W tym artykule znajdziesz kilka przydatnych wskazówek, które pomogą Ci przestać zapominać o rzeczach w pracy, dzięki czemu pod koniec dnia poczujesz się lepiej. Oto jak być na bieżąco z tym, co musisz zrobić:

1. Użyj list kontrolnych

Twórz listy kontrolne dla zadań cyklicznych i zadań jednorazowych. W przypadku zadań cyklicznych użyj aplikacji, która umożliwia zaznaczanie i odznaczanie elementów, aby uniknąć tworzenia listy za każdym razem.

W przypadku jednorazowych zadań utwórz odręcznie napisaną listę i trzymaj ją w widocznym i łatwo dostępnym miejscu na biurku. Spróbuj użyć jednego notatnika i wyrzuć wszystkie strony z wypełnionymi notatkami.

2. Utwórz listę rzeczy do zrobienia na następny dzień

Listy rzeczy do zrobienia nie są niczym nowym, ale zmieniacz gry tworzy twoją listę zadań na dzień przed twoim dniem pracy. Wieczorem, kiedy już będziesz zrelaksowany, pomyśl o tym, co masz do zrobienia następnego dnia i zanotuj to.

Dodatkowa wskazówka: utwórz listę „wielkiej piątki” swoich pięciu najważniejszych celów lub zadań na następny dzień. Zaznacz lub oddziel te zadania od reszty listy, ponieważ są to elementy, którym nada się priorytet. Nawet jeśli coś się pojawi, będziesz wiedział, aby nie przeszkadzało to w wykonywaniu zadań z tej listy.

3. Potwierdź swoją listę rzeczy do zrobienia

Zanim zaczniesz pracować, przejrzyj listę, którą sporządziłeś poprzedniego wieczoru, aby odświeżyć umysł nad tym, nad czym będziesz pracować w ciągu dnia.

A jeśli w ciągu dnia dostaniesz więcej zadań do swojego talerza, zadaj sobie pytanie, czy nowe zadania są ważniejsze niż którekolwiek z pozycji na liście „wielkiej piątki”. Jeśli tak, zastąp te elementy nowymi zadaniami. Ale jeśli nie, po prostu dodaj je do listy, a będziesz mógł do nich dotrzeć później.

4. Użyj etykiet (lub dowolnego innego systemu tagowania), aby kontynuować ważne e-maile

Oznaczanie wiadomości e-mail etykietami lub kategoriami to inteligentny sposób na śledzenie postępów wiadomości e-mail. Jeśli możesz dodać wiele tagów do jednego e-maila, możesz oznaczyć go zgodnie z jego priorytetem, postępem oraz projektami i zespołami, do których należy.

Na przykład, jeśli pracujesz nad zadaniem dla „Projektu X”, możesz dodać cztery znaczniki do wiadomości e-mail dotyczącej tego zadania: pierwsza etykieta będzie dotyczyć projektu. Druga etykieta byłaby dla zespołu, dla którego projekt jest przeznaczony. Trzecia wskazywałaby, jak ważny jest e-mail, a czwarta wskazywałaby, że jest w toku.

5. Zautomatyzuj to, co możesz

Wykorzystaj technologię, która pomoże Ci załatwić sprawy na czas. Na przykład możesz zaplanować e-maile w Outlooku, aby można je było wysłać później. Jeśli jesteś menedżerem mediów społecznościowych, zaplanuj wszystkie swoje posty w aplikacji.

Automatyzacja zadań odciąża Cię od konieczności pamiętania o robieniu rzeczy na czas, zwłaszcza jeśli masz do wykonania wiele zadań, w których ważny jest czas.

6. Deleguj, co możesz

Nie powinieneś robić wszystkiego sam, jeśli nie musisz. Twoi koledzy są po to, aby pomóc Ci osiągnąć wspólny cel. Wykorzystaj mocne strony i umiejętności członków swojego zespołu, aby zmniejszyć obciążenie, delegując określone zadania.

Po prostu komunikuj się z członkami swojego zespołu z wyprzedzeniem, aby skonsolidować swoje priorytety na dany dzień i ocenić, czy mogą Ci pomóc.

7. Skonfiguruj przypomnienia na telefonie lub laptopie

Aplikacja Przypomnienia to nieocenione narzędzie dla każdego, kto jest zapominalski lub zajęty. Użyj go jako dodatkowego kroku oprócz listy rzeczy do zrobienia. Jeśli chcesz uniknąć pobierania większej liczby aplikacji niż to, które już masz, użyj tych, z którymi zostało dostarczone urządzenie.

Tak długo, jak używana aplikacja umożliwia konfigurowanie przypomnień jednorazowych, dziennych lub tygodniowych — zgodnie z własnymi potrzebami. Pamiętaj, aby ustawić alarm, aby włączał się wraz z przypomnieniem, aby go nie przegapić. A jeśli się spieszysz, użyj funkcji poleceń głosowych telefonu, aby ustawić przypomnienie w ciągu kilku sekund.

8. Użyj aplikacji do śledzenia nawyków

W przypadku zadań cyklicznych użyj aplikacji śledzącej nawyki. Aplikacje śledzące nawyki pomóc w utrzymaniu odpowiedzialności. Są najlepsze dla codziennych i tygodniowych priorytetów. Na przykład Habitica ma cel „Pracowałem nad najważniejszym zadaniem dnia dzisiejszego”.

Przykłady zadań, które możesz dodać, obejmują cotygodniowe nadrabianie zaległości w zespole, sprawdzanie poczty każdego ranka, a nawet spędzanie czasu na lunch. Chociaż może się to wydawać proste do zapamiętania, łatwo jest o nich zapomnieć, gdy goni się za terminem.

Ściągnij: Habitica dla iOS | Google Play (Bezpłatny)

9. Konfigurowanie pomocy wizualnych

Ciężko jest zapomnieć o zrobieniu czegoś, gdy wokół masz jasne karteczki samoprzylepne. Dlatego kolorowe karteczki samoprzylepne to świetny sposób, aby pamiętać o ważnych zadaniach.

Przyklej je do laptopa lub kalendarza. Ułóż je w kolejności ważności i zawsze używaj tych samych kolorów dla tych samych projektów. Możesz nawet przejść na technologię cyfrową dzięki aplikacji do notatek Post-it®, aby uniknąć zaśmiecania biurka stertą papieru.

Ściągnij: Post-it® dla Sklep z aplikacjami | Google Play (Bezpłatny)

10. Przestań wielozadaniowość!

Jak często próbowałeś zrobić za dużo na raz, tylko po to, by zapomnieć o wykonaniu zadania? Skoncentruj się na wykonaniu jednego zadania, a następnie przejdź do następnego. Zacznij od najważniejszych priorytetów, a następnie przejdź do najmniej ważnych zadań.

Gwarantuje to, że najważniejsze zadania zostaną wykonane, nawet jeśli zabraknie Ci czasu lub rozpraszają Cię spotkania w ostatniej chwili i niezaplanowane rozmowy.

11. Utrzymuj swój umysł zaangażowany

Daj swoim komórkom mózgowym impuls w południe dzięki szybkiej grze, aby uniknąć zmęczenia psychicznego. Wypróbuj gry przeglądarkowe, po prostu otwierając nową kartę i grając — jak Wordle, gra logiczna, w której codziennie odgadujesz inne słowo.

A jeśli masz mało czasu, możesz grać Pinball we/wy, dostosowana, wciągająca gra w pinball od Google, która jest odświeżającą wersją ulubionego z dzieciństwa.

12. Zrób sobie przerwę

Staraj się robić przerwy, aby oczyścić umysł i zrelaksować się. Skorzystaj z tej okazji, aby ponownie przejrzeć swoją listę rzeczy do zrobienia, aby określić, jakie zadania pozostały Ci do wykonania.

Poświęcenie czasu na zrobienie tego w stanie zrelaksowanym pomaga lepiej zapamiętać rzeczy, w przeciwieństwie do sytuacji, gdy jesteś pod presją przy biurku.

13. Ustaw alarmy

Ustaw jednorazowe lub cykliczne alarmy przypominające o przerwie, nawiązaniu połączenia lub wzięciu udziału w spotkaniu. Po prostu upewnij się, że ustawiłeś alarm na kilka minut przed terminem zadania, abyś mógł się do niego przygotować.

Na przykład, jeśli zbliża się spotkanie, możesz ustawić alarm na 15 minut przed spotkaniem, dzięki czemu możesz zakończyć to, czym jesteś w danej chwili zajęty. Dzięki temu nie będziesz się niepokoić, gdy przyjdzie czas na spotkanie.

Bądź proaktywny, aby przestać zapominać o rzeczach w pracy

Kluczem do zapamiętania zadań, które musisz wykonać, jest bycie proaktywnym. Poświęcenie czasu na przygotowanie się do dnia robi różnicę.

Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie listy rzeczy do zrobienia, planowanie wiadomości e-mail, czy ustawianie alarmu, poświęcenie kilku minut na organizację pomoże Ci przejąć kontrolę nad swoim dniem. To z kolei pomoże ci przestać zapominać o rzeczach w pracy.

Jak stworzyć wydajny harmonogram pracy zdalnej

Czytaj dalej