Jak uprościć i posprzątać bałagan w pamięci masowej w chmurze

Dzięki wygodzie przechowywania w chmurze możesz łatwo wrzucić do niej wszystkie swoje pliki bez namysłu. Ale wkrótce Twoje konto Google Drive, Dropbox, OneDrive lub inne konto w chmurze stanie się bałaganem bez strategii organizacji.

Jeśli chcesz uporządkować swoją pamięć masową w chmurze i uprościć konfigurację, oto przewodnik, jak uzyskać wszystko pod kontrolą.

1. Usuń duże i niepotrzebne pliki

Zanim zaczniesz przenosić pliki, dobrze jest pozbyć się wszystkich plików, których już nie potrzebujesz. Pierwszym krokiem w utrzymaniu czystości pamięci w chmurze jest usunięcie plików, które już nie należą.

Jeśli wszystkie pliki w chmurze są zsynchronizowane z komputerem, łatwym sposobem na znalezienie największych plików w środku jest użycie menedżera miejsca na dysku na komputerze. W systemie Windows Rozmiar drzewa za darmo to świetny wybór. Jeśli używasz Maca, OmniDiskSweeper to solidna darmowa opcja.

Korzystając z tych aplikacji, wybierz folder przechowywania w chmurze, a pliki zostaną posortowane od największego do najmniejszego. Jeśli natkniesz się na stare filmy, których nie potrzebujesz już synchronizować, lub pobrane pliki, o których nie wiedziałeś, że znajdują się w chmurze, usuń je lub przenieś z pamięci w chmurze.

Jeśli nie synchronizujesz wszystkich plików w chmurze z pulpitem, większość narzędzi do przechowywania w chmurze umożliwia sortowanie według rozmiaru w swoich aplikacjach internetowych. Inną opcją jest użycie ich narzędzi, aby pokazać wykorzystanie pamięci, co zwykle podkreśla duże pliki.

Na późniejszym etapie możesz natknąć się na więcej niepotrzebnych plików, które przegapiłeś w tym przepustce. W porządku; gdy pozbędziesz się nisko wiszących owoców, możesz przejść do nowego planu zarządzania przechowywaniem w chmurze.

2. Zdecyduj, które pliki trafią do której usługi

Jeśli nie musisz przechowywać wielu plików w chmurze lub płacisz za uaktualniony plan z ulubioną usługą, prawdopodobnie trzymasz się jednej usługi przechowywania w chmurze. W takich przypadkach możesz pominąć ten krok.

W przeciwnym razie powinieneś pomyśleć o zorganizowaniu plików w różnych usługach. Rejestrując się na kilka bezpłatne usługi przechowywania w chmurze, zyskasz nie tylko więcej miejsca, ale także łatwy sposób dzielenia plików według typu. Na przykład możesz zdecydować się na przechowywanie zdjęć w OneDrive, dokumentów w Dropbox i filmów na Dysku Google.

Instalowanie wielu aplikacji do zarządzania tymi plikami nie jest dużą niedogodnością i będziesz wiedział, gdzie szukać w zależności od tego, czego potrzebujesz. Pomaga to również zapobiegać przytłaczaniu treści zapisanych w jednej usłudze.

W tym przewodniku koncentrujemy się na ogólnych wskazówkach dotyczących organizacji, ale omówiliśmy również jak posprzątać Dysk Google jeśli szukasz bardziej konkretnej pomocy.

3. Zdefiniuj przejrzystą strukturę folderów

Podobnie jak wtedy, gdy jesteś zarządzanie plikami komputerowymi, utworzenie systemu folderów, który działa dla Ciebie, jest kluczowym krokiem w procesie czyszczenia pamięci w chmurze. Dzięki rozbudowanym funkcjom wyszukiwania możesz za każdym razem wyszukać to, czego potrzebujesz i zrezygnować z odpowiedniej organizacji. Ale dla dalszego spokoju w pamięci w chmurze, foldery są znacznie lepsze.

Aby wymyślić najlepsze dla siebie podejście, zastanów się, jak zwykle szukasz plików i buduj swoje foldery, aby podążać za naturalnym postępem w tym zakresie.

Oto kilka pomysłów, które skłonią Cię do myślenia:

• Jeśli jesteś studentem, utwórz folder na każdy rok zajęć, a w nim nowy folder na każdy semestr. Każdy folder semestralny może mieć folder na zajęcia.
• Jeśli przechowujesz wiele typów plików w jednej usłudze w chmurze, zacznij od folderów głównych dla każdego typu pliku (wideo, zdjęcia, dokumenty, dźwięk). Wewnątrz nich utwórz podfoldery unikalne dla każdego z nich. Możesz na przykład uporządkować dźwięk według wykonawcy, wideo według długości, zdjęcia według tematu, a dokumenty według daty.
• Porządkowanie według daty i godziny to skuteczna metoda, jeśli nic innego nie jest dla Ciebie odpowiednie. Utwórz folder na każdy rok, a następnie podfoldery na miesiące. Do prawidłowego sortowania użyj formatu RRRR-MM-DD.

Możesz dostosować ustawienia folderów później, ale ważne jest, aby podjąć decyzję teraz, aby wiedzieć, gdzie umieścić swoje pliki w następnym kroku. Zobacz nasze przewodnik po efektywnym korzystaniu z kategorii i tagów folderów po więcej wskazówek.

Wskazówki dotyczące tworzenia folderów

Wybór odpowiedniej liczby folderów to gra w balansowanie. Nie chcesz mieć zbyt wielu folderów z kilkoma plikami, ale nie chcesz też mieć małej liczby folderów z dużą ilością plików w każdym. Nie chcesz też, aby foldery przechodziły dziesiątki poziomów w głąb, ponieważ w takich przypadkach łatwo się zgubić.

To jest coś, co prawdopodobnie będziesz musiał z czasem dostosować. Bilans powinien stać się jaśniejszy, gdy przeniesiesz do nich swoje dane. Zmień to, jeśli coś nie działa.

Przydatne jest utworzenie folderu o nazwie Stary wewnątrz dowolnego katalogu, w którym możesz chcieć zarchiwizować dane. Wszystko umieszczone w tym folderze jest nadal dostępne, ale nie zaśmieca głównego widoku.

Aby dostosować według priorytetu, możesz dodać podkreślenie (_) przed nazwą folderu, aby umieścić go na górze kolejności ABC, lub umieścić „z” na początku jego nazwy, aby wymusić go na dole.

4. Przenieś pliki do odpowiednich folderów i zmień ich nazwy

Teraz nadchodzi czasochłonna część: przeglądanie istniejących plików w chmurze i wybór miejsca ich umieszczenia. W tym kroku przejrzyj wszystko w swojej chmurze i przenieś każdy element do nowego domu. Jeśli nie jesteś czegoś pewien, utwórz folder „Oczekujące” i zrób kolejną przepustkę później. Możesz usunąć wszystko, co przegapiłeś we wcześniejszej przepustce.

To także dobry moment, aby upewnić się, że Twoje pliki mają czytelne nazwy. Upewnij się, że pliki zawierają słowa, których użyjesz do ich wyszukania, i zmień wszystkie domyślne nazwy. Ogólne nazwy, takie jak IMG-8275 nie pojawią się podczas wyszukiwania i nic nie będą dla Ciebie ważne podczas przewijania plików. Poświęć czas na zmianę tej nazwy na Dyplom Jana 2017 Jest tego warte.

W przypadku plików, które chcesz uporządkować w folderze, rozważ ich konwencję nazewnictwa, tak jak w przypadku folderów. Na przykład format ## Wykonawca — Utwór działa dobrze w przypadku muzyki.

Jeśli masz setki lub tysiące plików, może to trochę potrwać, więc nie bój się rozłożyć ich na kilka dni.

5. Oznacz gwiazdką lub dodaj skróty do folderów kluczowych

Możliwe, że regularnie pracujesz z niewielką liczbą folderów. Aby uniknąć konieczności przechodzenia do nich za każdym razem, możesz je oznaczyć gwiazdką lub utworzyć skrót, aby uzyskać szybki dostęp.

Jeśli pracujesz w chmurze za pośrednictwem witryny internetowej lub aplikacji, oznaczanie plików i folderów gwiazdkami umożliwia wyświetlanie najważniejszych informacji w jednym miejscu. Ponieważ nie są one przekładane na pamięć komputera podczas synchronizowania plików, zamiast tego należy utworzyć do nich szybki link na pasku bocznym Eksploratora plików lub Findera.

Dzięki temu systemowi wystarczy kilka kliknięć, aby dostać się do folderów, z których korzystasz przez cały czas, podczas gdy wszystko inne jest logicznie zorganizowane, gdy tego potrzebujesz.

Trzymaj się swojego planu organizacji, aby osiągnąć sukces

Gratulujemy zorganizowania bałaganu w pamięci masowej w chmurze! Może to być trudne zadanie, jeśli masz gromadzone przez lata pliki, ale twoja praca nie jest wykonywana po ukończeniu początkowego uproszczenia.

Oprzyj się pokusie ponownego wrzucania plików na stos. Poświęć trochę czasu, aby odpowiednio posortować każdy element w nowej hierarchii, gdy tylko go dodasz, a w przyszłości nie stanie się to wielkim zadaniem. Szybka cotygodniowa konserwacja powinna zadbać o każdego marudera.

Teraz, gdy uprościłeś swoje pliki w chmurze, upewnij się, że te konta przechowywania w chmurze są odpowiednio zabezpieczone.

10 wskazówek, jak zapewnić bezpieczeństwo przechowywania w chmurze

Czytaj dalej