Jak skutecznie ułatwić zdalne spotkanie zespołu

Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, pełnisz wiodącą rolę w swojej firmie, czy pracujesz nad projektem, prawdopodobnie będziesz musiał ułatwiać spotkania zespołu. Dużym plusem jest to, że możesz zorganizować własne spotkanie według własnego uznania.

Niemniej jednak istnieją pewne duże różnice między spotkaniami twarzą w twarz i spotkaniami zdalnymi, które mogą zwiększyć lub złamać ich skuteczność. W tym miejscu przyjrzymy się niektórym trudnościom w ułatwianiu zdalnych spotkań zespołowych i sposobom ich pokonania, aby je skutecznie prowadzić.

Plusy i minusy zdalnego ułatwiania spotkań

Aplikacje do wideokonferencji, takie jak Google Meet, Zoom i Microsoft Teams, sprawiły, że prowadzenie spotkań online jest bardzo popularne. Wystarczy jedno kliknięcie, aby rozpocząć. Istnieje wiele korzyści z wirtualnego prowadzenia spotkań zespołowych, w tym:

• Łatwy dostęp do materiałów cyfrowych, które musisz udostępnić.
• Możliwość nagrywania sesji.
• Nie są wymagane względy czasu na podróż.
• Brak trudności z rezerwacją sal na spotkania.
instagram viewer
• Możesz spotkać się z kolegami i zewnętrznymi interesariuszami z całego świata.

I wiele więcej. Jednak istnieją również pewne bariery związane z tą metodą, które mogą utrudniać produktywność. Oto kilka przykładów:

• Problemy techniczne z dźwiękiem i obrazem.
• Zmęczenie wideokonferencji.
• Problemy z komunikacją, gdy jest wielu uczestników.
• Opóźnienie lub brak reakcji zespołu z powodu normalnego opóźnienia wzrokowego i słuchowego.
• Zakłócenie sygnałów wizualnych i mowy ciała.

Są pewne aspekty rozmowy twarzą w twarz, których po prostu nie da się odtworzyć wirtualnie. Dobrą wiadomością jest to, że możesz zoptymalizować to doświadczenie za pomocą kilku skutecznych wskazówek i sztuczek.

1. Twórz organiczne dyskusje z agendą

Posiadanie planu na każde spotkanie zespołu jest koniecznością, niezależnie od sposobu jego realizacji. Program to po prostu uporządkowany przegląd tego, co należy omówić. Zazwyczaj są one udostępniane uczestnikom przed sesją. Możesz to zrobić przez e-mail lub za pomocą aplikacji takich jak Google Workspace, możesz umieść agendę w swoim kalendarzu zaproś.

Aby jednak przeprowadzić skuteczne spotkanie zdalne, należy unikać udostępniania wszystkim aktualizacji i przypomnień. Zamiast tego Twój program musi być angażujący i wywoływać dyskusję. Oto kilka pomysłów:

• Znajdź czas na odprawę zespołu, która nie jest związana z pracą.
• Zacznij od otwartego tematu dyskusji, o którym wiesz, że Twój zespół będzie miał opinie.
• Uwzględnij tylko te punkty, które chcesz komentować.
• Utrzymuj krótki program (ludzie mogą się skoncentrować tylko przez skończoną ilość czasu).

Nie musisz robić tego wszystkiego za każdym razem, ale z pewnością zachęcą do organicznej rozmowy, im częściej je robisz.

2. Wykorzystaj pokoje do ucieczki

Zazwyczaj spotkania zespołu zazwyczaj koncentrują się wokół określonego programu i skupiają się na zebraniu zespołu jako całości. Niemniej jednak orzeźwiające jest czasami zerwanie z tymi tradycjami i spróbowanie czegoś nowego.

Zoom, Microsoft Teams i Google Meet mają możliwość tworzenia pokoi podgrup. Są to mini sale konferencyjne w ramach spotkania, dzięki czemu Twój zespół może omawiać sprawy w mniejszych grupach.

Jest to przydatne, jeśli masz większy zespół lub spotykasz się z wieloma zespołami jednocześnie. Rozwiązuje również wspomniany wcześniej problem z kolegami, którzy mają problemy z komunikacją, gdy jest wielu uczestników.

Pokoje podgrup nie zawsze są odpowiednie, na przykład, jeśli masz mniej członków zespołu. Powinieneś również upewnić się, że każda dyskusja, która ma miejsce, jest konieczna, a nie tylko dla wypełnienia czasu. Gdy wszyscy wrócą do głównej sali konferencyjnej, możesz poprosić o opinię na temat dyskusji kolegów. Dzieje się tak, abyś mógł zebrać główne punkty i posunąć je do przodu.

3. Prezentuj informacje za pomocą ekranu udostępniania

Jedną z trudności w zdalnym udostępnianiu informacji jest to, że czasami ludzie po prostu nie rozumieją, co mówisz. Dlatego zamiast po prostu mówić swojemu zespołowi, co ma robić, może im tego nie pokazać? Udostępnianie ekranu w aplikacjach do wideokonferencji ma wiele zalet, w tym:

• Zapewnia wizualizację Twojemu zespołowi.
• Rachunki dla różne style uczenia się.
• Daje Twojemu zespołowi szansę obserwowania procesów.
• Dodaje dodatkową warstwę informacji, poza wyjaśnieniem dźwiękowym.

Nie oznacza to jednak, że powinieneś po prostu udostępniać swój plan na ekranie, ponieważ jest to mało prawdopodobne, aby przykuć uwagę Twojego zespołu. Zamiast tego zastanów się, które punkty porządku obrad wymagają dalszego wyjaśnienia lub towarzyszących dowodów. Oto kilka przykładów:

• Jeśli zauważysz, że Twoi pracownicy nie wykonują zadania prawidłowo, pokaż im, jak postępować zgodnie z określonym procesem.
• Prezentacja danych i badań.
• Możliwości szkolenia.

4. Kiedy zorganizować spotkanie, a kiedy Wysyłanie e-maila

Było ich wiele przeprowadzone badania, które stwierdzają, że nadmierne spotkania szkodzą produktywności, dobremu samopoczuciu i motywacji personelu. Ile razy uczestniczyłeś w rozmowie wideo, która mogła być po prostu e-mailem?

Kiedy organizujesz spotkanie, zasadniczo przerywasz przepływ pracy i koncentrację swojego zespołu. Z tego powodu musisz upewnić się, że treść jest niezbędna. Rozmowy wideo powinny być zarezerwowane na dogłębną dyskusję, współpracę i zachęcanie do zaangażowania zespołu. To, że wirtualne spotkania są łatwe w rezerwacji i uczestnictwie, nie oznacza, że ​​powinieneś na nich polegać.

Oto kilka przykładów, w których możesz wybrać alternatywę dla wideokonferencji:

• Prośba o opinię do wysyłanie formularza Google.
• Skorzystaj z komunikatora lub aplikacje do komunikacji asynchronicznej do aktualizacji statusu zespołu.
• Wyślij e-mail z najnowszymi aktualizacjami lub wiadomościami (które nie wymagają dyskusji).

Czasami twoi koledzy chcą po prostu odpocząć od pisania i zamiast tego porozmawiać z ludźmi. Jest to zdecydowanie coś do rozważenia, ale nie marnuj tego na spotkaniach, na których wszyscy są wyciszeni i słuchają, jak mówisz.

Skuteczne spotkania na odległość wymagają planowania

Prowadzenie spotkań za pomocą aplikacji do wideokonferencji wymaga nieco innego planowania niż spotkania twarzą w twarz. Trudności pojawiają się głównie wtedy, gdy brakuje uwagi na uczestników.

Jednak każde zdalne spotkanie może być skuteczne dzięki w pełni zaokrąglonemu programowi, który produktywnie wykorzystuje czas. Oznacza to odkrywanie tematów dyskusji, które naprawdę interesują wszystkich zaangażowanych, i po prostu trzymanie się tego, co jest wymagane. Dzięki przedstawionym tutaj wskazówkom będziesz mieć wiele praktycznych sposobów na prowadzenie zdalnych spotkań, dzięki czemu będą one wydajne i odpowiednie dla wszystkich zaangażowanych.

Jak zacząć używać awatarów Zoom do zabawnych spotkań

Czytaj dalej