Jak ograniczyć liczbę spotkań w miejscu pracy za pomocą dokumentacji przepływu pracy Tango

Czy spotkania w czasie rzeczywistym pochłaniają Twój dzień? Te interakcje mogą niepotrzebnie zająć Twój harmonogram, gdy pracujesz zdalnie. Oczywiście niektóre spotkania są cenne i nigdy nie kłócilibyśmy się inaczej.

Ale jeśli kiedykolwiek doszedłeś do końca rozmowy wideo i uznałeś to za stratę czasu lub co gorsza, żałuję, że nie zrobiłeś więcej notatek, z przyjemnością usłyszysz, że istnieje alternatywa: dokumentacja przepływu pracy Tango narzędzie.

Jak spotkania w czasie rzeczywistym obniżają produktywność?

Narzędzia do wideokonferencji stały się normą w kulturach pracy zdalnej. Oprogramowanie takie jak Zoom, Microsoft Teams i Google Meet jest integralną częścią zapewniania łączności i zaangażowania rozproszonych zespołów. Ale czy one działają? Badania sugerują inaczej.

Badanie miejsca pracy ”Ankieta kamery internetowej: wyczerpana czy zaangażowana?”, przyjrzeli się negatywnym skutkom korzystania z oprogramowania do wideokonferencji. 49% siły roboczej w USA, czyli 32 miliony ludzi, poczuło

Wypalenie zoomu z powodu częstszych spotkań w połączeniu z presją korzystania z kamery internetowej przez cały czas.

Powrót do pracy po rozmowie wideo też nie jest prosty. Fortuna zgłasza, że ​​wznowienie koncentracji zajmuje 25 minut, gdy spotkanie fragmentuje przepływ pracy.

I Studium Stanforda ujawnia, że ​​jedna trzecia pracowników nie ma minimalnego poziomu 90% łączności z Internetem, wymaganego do uczestniczenia w wirtualnych spotkaniach. Może to powodować stres dla pracowników, którzy nie mogą efektywnie współpracować z kolegami z zespołu.

W jaki sposób dokumentacja przepływu pracy zmniejsza presję spotkań wideo?

Możesz pomyśleć: „gdyby tylko istniał inny sposób”. I tu właśnie pojawia się narzędzie dokumentacji przepływu pracy Tango. Tango to bezpłatne rozszerzenie przeglądarki Chrome, które tworzy dokumentację przepływu pracy, w tym instrukcje i przewodniki.

Dokumentacja Workflow nie jest odpowiednim zamiennikiem dla wszystkich wirtualnych spotkań. Ale jeśli jesteś zaangażowany w interakcje w czasie rzeczywistym, gdzie musisz udostępnij swój ekran podczas spotkania Zoom lub wyjaśnij proces swoim kolegom z zespołu, Tango jest fantastyczną alternatywą do użycia asynchronicznego.

Korzystając z rozszerzenia przeglądarki, zarejestrujesz przepływ pracy na pulpicie i przejdziesz dokładnie przez czynności, które musisz wykonać. Oprogramowanie tworzy szczegółowe podsumowanie tych działań, które możesz wyeksportować i udostępnić swoim odbiorcom. Zweryfikują to asynchronicznie we własnym czasie, bez stresu związanego z planowaniem spotkania z Tobą w czasie rzeczywistym.

Jaki rodzaj spotkań eliminuje Tango?

Tango to doskonała alternatywa dla następujących rodzajów spotkań:

1. Proces wdrażania do firmy nowego pracownika

Utwórz dokumentację przepływu pracy Tango, aby pokazać nowym pracownikom, jak poruszać się po Twoich systemach. Będziesz dostarczać notatki na temat wszystkiego, od pierwszego logowania do aplikacji po dostosowywanie ich pulpitu nawigacyjnego. Spodziewaj się mniejszej liczby problemów z ząbkowaniem i płynniejszego procesu wdrażania dzięki spójnej dokumentacji.

2. Instrukcje szkoleniowe

Tango może również tworzyć wewnętrzną dokumentację szkoleniową, aby przechowywać ją we wspólnym zasobach, do których mają dostęp Twoi pracownicy.

Przykład: jeśli chcesz nauczyć swój zespół, jak korzystać z nowego narzędzia danych, użyj Tango, aby stworzyć przewodnik krok po kroku. Możesz także zaprezentować najlepsze praktyki pracy i sposoby korzystania ze zaktualizowanych funkcji produktu.

3. Prezentacje produktów

Jeśli masz niesamowity produkt SaaS, którym możesz podzielić się z klientami, Tango ułatwia zademonstrowanie, jak z niego korzystać. Włącz tę dokumentację przepływu pracy do studiów przypadku i udostępnij ją jako część swojej prezentacji.

4. Stanowiska sprzedaży

Jeśli wysyłasz chłodne oferty do potencjalnych klientów lub partnerów, wiesz już, że nakłonienie odbiorcy do otwarcia wiadomości e-mail jest walką samą w sobie. Ale kiedy przeczytają Twoją wiadomość, nie będą mogli oprzeć się obejrzeniu szybkiego demo w ramach Twojej prezentacji.

Jak tworzyć dokumentację bez spotkań za pomocą Tango?

Gotowy do rozpoczęcia? Pierwszym krokiem jest zapisanie się na darmowe konto Tango, a następnie zainstaluj rozszerzenie przeglądarki Tango Chrome.

1. Zainstaluj rozszerzenie przeglądarki Tango Chrome

Pobierz Tango z Sklep internetowy Google Chrome. Następnie przypnij rozszerzenie, przechodząc do paska przeglądarki i klikając Puzzle sztuka. Znajdź rozszerzenie Tango i kliknij pinezkę, aby zapisać je w przeglądarce.

2. Uchwyć swój przepływ pracy za pomocą Tango

Przejdź do karty, od której chcesz rozpocząć rejestrowanie przepływu pracy, i kliknij pinezkę Tango na pasku przeglądarki. Naciśnij duży fioletowy przycisk, aby rozpocząć przechwytywanie przepływu pracy, gdy będziesz gotowy, a następnie przejdź przez kroki, które chcesz nagrać.

Tango będzie działać w tle, aby przechwytywać zrzuty ekranu i automatycznie generować opisy Twojego przepływu pracy. Chcesz wprowadzić poprawki?

Użyj kontrolera przepływu pracy w lewym dolnym rogu ekranu, aby wstrzymać i wznowić przepływ pracy, dokończ go lub odrzuć, jeśli jesteś zadowolony z pierwszego przechwytywania. Gdy będziesz zadowolony, kliknij zielony czek, aby ukończyć projekt.

3. Edytuj swój przepływ pracy Tango

Na ekranie edytora Tango zobaczysz swój automatycznie wygenerowany przepływ pracy. Aby zapewnić dodatkowy kontekst, spróbuj dodać tekst, utworzyć lub usunąć kroki, przesłać dodatkowe zrzuty ekranu lub zmienić kolejność kroków, jeśli wolisz.

Martwisz się, że poufne informacje będą widoczne? Uaktualnij do wersji Tango Pro za 16 USD miesięcznie i możesz użyć jednego z nich Rozmycie na żywo tryb lub Plama w edytorze obrazów podczas przechodzenia przez przechwycony przepływ pracy.

Chcesz poświęcić coś dodatkowej uwagi? Dodaj pomocne strzałki lub pola, klikając Komentować.

4. Udostępnij swoją dokumentację przepływu pracy

Ostatnim krokiem w tworzeniu profesjonalnej dokumentacji workflow jest jej eksport i udostępnienie. Kroki są takie same, niezależnie od tego, czy chcesz przekazać go swojemu szefowi, kolegom z zespołu lub klientom, czy nawet opublikować go w mediach społecznościowych lub na swojej stronie internetowej.

Naciskać Udostępnij i eksportuj w prawym górnym rogu i wybierz następujące opcje:

• Udział: dodaj wiadomość e-mail z uprawnieniami przeglądarki (lub edytora w wersji Pro)
• Magiczna kopia: wklej link do Google Docs, Notion, Confluence itp. lub czegokolwiek, co obsługuje HTML.
• Pobierać: wyeksportuj przepływ pracy jako plik PDF.
• Osadzać: skopiuj publiczny kod do umieszczenia na stronie i wklej go do swojego ulubionego narzędzia.

Przejdź od konferencji do przechwytywania

Następnym razem, gdy będziesz przygotowywać się do zdalnego spotkania wideo, zadaj sobie pytanie, czy zamierzasz przeprowadzić publiczność przez proces krok po kroku. W takim przypadku skorzystasz na tworzeniu dokumentacji przepływu pracy, zamiast próbować wyjaśniać swoje działania podczas rozmowy na żywo.

Używaj Tango jako niezbędnego narzędzia komunikacji asynchronicznej w swoim arsenale produktywności, aby uchwycić przepływ pracy i rozpowszechniać zgodnie z wymaganiami.

4 najlepsze narzędzia do asynchronicznej komunikacji wideo dla zespołów zdalnych

Czytaj dalej