Jak korzystać z karteczek samoprzylepnych w programie Outlook w celu uzyskania lepszych wiadomości e-mail

Sprawdzanie wiadomości e-mail jest częścią codziennej pracy większości profesjonalistów. Dlatego opłaca się znaleźć sposoby na przyspieszenie tego procesu i zmniejszenie stresu.

Jednym ze sposobów na ułatwienie sobie życia jest użycie karteczek Microsoft Sticky Notes na koncie e-mail programu Outlook. Dowiedzmy się, jak.

Zacznij korzystać z karteczek Microsoft Sticky Notes w programie Outlook

Według Ankieta Adobe 2018Amerykanie spędzają około 3,1 godziny dziennie na e-mailach. W ten sposób możesz korzystać z wbudowanych notatek w programie Outlook, aby przyspieszyć korespondencję e-mail.

Jak sama nazwa wskazuje, jest to aplikacja do robienia notatek, której można używać do różnych celów. Ale zanim zaczniesz robić notatki na ten temat, musisz go najpierw skonfigurować.

Ważne jest, aby wiedzieć, że działa to tylko w systemie Windows 10 i 11. Na początek:

1. Pobierz aplikację Sticky Notes ze sklepu Microsoft.
2. Zaloguj się do aplikacji Sticky Notes przy użyciu swojego konta Microsoft.
3. Zaloguj się do swojego konta Outlook.
instagram viewer
4. Wybierz opcję Notatki podaną w menu po lewej stronie.
5. Kliknij Nowa uwaga stworzyć jeden.
6. Kliknij dwukrotnie istniejącą notatkę, aby ją edytować.
7. Kliknij trzy kropki aby usunąć lub zmienić kolor konkretnej notatki.

Wszystkie notatki, które tutaj utworzysz, zostaną zsynchronizowane z aplikacją Sticky Notes pobraną ze sklepu Microsoft Store. Co więcej, aby uzyskać dostęp do tych notatek na urządzeniach mobilnych (Android lub iPhone), musisz pobrać Microsoft OneNote. Po skonfigurowaniu aplikacji notatki zostaną tam również automatycznie zsynchronizowane.

W ten sposób możesz uzyskać do nich dostęp, kiedy tylko chcesz i gdziekolwiek chcesz.

Po ustawieniu możesz zacząć używać go do różnych celów. Poniżej wymieniono kilka kreatywnych sposobów jego wykorzystania.

Pobierać: Karteczki samoprzylepne dla Okna (Wolny)

Pobierać: Microsoft OneNote dla Android | iOS (Wolny)

Rób notatki, aby zaoszczędzić czas

Pierwszą i najprostszą rzeczą, jaką możesz zrobić za pomocą tej aplikacji, jest robienie notatek ze spotkań, e-maili, niezbędnych rzeczy do uwzględnienia w wiadomości e-mail i nie tylko.

Dodatkowo, jeśli często otrzymujesz długie informacje zwrotne w wiadomościach e-mail i zwykle wracasz tam i z powrotem, aby sprawdzić, czy zajęliśmy się wszystkim przed przesłaniem projektu, Sticky Notes może zaoszczędzić dodatkowy czas i wysiłek. Dodanie tych komentarzy w formie wypunktowań do karteczek samoprzylepnych może być świetnym sposobem na uniknięcie tego kłopotu.

Co więcej, możesz również użyć tych notatek, aby śledzić otrzymane opinie, aby poprawić swoją pracę. Na przykład może nie być możliwe przejrzenie wszystkich wątków e-mail dla każdego z przesłanych projektów na końcu w celu sprawdzenia.

Dlatego podsumuj w kilku linijkach otrzymane informacje zwrotne po ukończeniu każdego zadania i dodaj je do swoich karteczek samoprzylepnych. Pod koniec miesiąca będziesz mieć całą listę rzeczy, nad którymi musisz popracować lub już poprawić.

Ponadto możesz również przechowywać notatki do wiadomości e-mail wysyłanych co tydzień z innymi informacjami, takimi jak imię i nazwisko oraz adres e-mail odbiorcy oraz cel wiadomości e-mail. Po prostu przekreśl listę, gdy skończysz je wysyłać. Może znacząco pomóc w przejmij kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą.

Dodaj przypomnienia

Używaj karteczek samoprzylepnych, aby dodawać przypomnienia o drobiazgach, które musisz zrobić dzisiaj i nie chcesz zawracać sobie głowy dodawaniem do kalendarza.

Możesz także ustawić przypomnienia o e-mailach, które musisz dzisiaj wysłać, uzupełnieniach, rozmowach kwalifikacyjnych lub spotkaniach, w których musisz wziąć udział.

Odpowiadaj szybciej na e-maile

Wiele osób spędza minuty, jeśli nie godziny, zastanawiając się, jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail. Często pochłania dużą część naszego czasu.

Karteczki samoprzylepne to idealne miejsce do dodawania szybkich pojedynczych wierszy, których możesz używać do odpowiadania na różne rodzaje wiadomości e-mail. Wszystko, co musisz zrobić, to skopiować i wkleić tekst stąd.

Jest to szczególnie ważne, jeśli regularnie otrzymujesz podobne zapytania w różnych formach. Możesz po prostu utworzyć szablon do użycia dla nich i zmienić szczegóły zgodnie z wymaganiami.

Twórz szablony do różnych celów

Oprócz odpowiadania na pytania, musimy pisać e-maile przy wielu innych okazjach. Za każdym razem przechodzimy przez ten sam proces myślenia, aby ostateczny wynik był profesjonalny.

Dlatego stwórz gotowe szablony wiadomości e-mail dla takich wydarzeń, aby nie tracić wystarczająco dużo czasu na samo myślenie o tym, co napisać. Zamiast tego skopiuj i wklej go z karteczek samoprzylepnych. Oto kilka sytuacji, w których powinieneś mieć gotowy e-mail dla:

• Przeprosiny przez e-mail.
• Podziękowanie szefowi lub koledze.
• Przyjęcie nowego projektu.
• Prośba o zwolnienie lekarskie.
• Prośba o przedłużenie terminu.
• Śledzenie e-maili.
• Proszenie współpracowników o aktualizacje dotyczące projektu.

Zachowaj e-mailową listę kontrolną

Jeśli zajmujesz się sprzedażą, szukasz nowej pracy lub pracujesz jako kontrahent i potrzebujesz wysyłać e-maile regularnie możesz eksperymentować i dowiedzieć się, które z Twoich e-maili przynoszą świetne rezultaty, a które upaść płasko. Na koniec przeanalizuj zawarte w nich szczegóły.

Na tej podstawie utwórz listę kontrolną w swoich karteczkach samoprzylepnych, co należy uwzględnić w wiadomościach e-mail, a czego unikać. Aby zapewnić lepsze wyniki, możesz sprawdzić każdą z utworzonych przez siebie nowych wiadomości e-mail za pomocą tej listy kontrolnej przed ich wysłaniem. Na przykład:

1. Czy mój wiersz tematu jest skierowany bezpośrednio do odbiorcy?
2. Czy przywitałem się z odbiorcą?
3. Czy na początku jest dobry haczyk?
4. Czy moje intencje związane z tym e-mailem są jasne?
5. Czy dokonałem korekty?
6. Czy załączyłem niezbędne dokumenty lub linki?
7. Czy zawiera dobre wezwanie do działania?
8. Czy podpis jest wystarczająco dobry?

Zachowaj listę gotowych do użycia tematów

Podobnie jak w przypadku szablonów wiadomości e-mail, możesz również prowadzić listę potężne linie tematyczne aby ułatwić Ci pracę i przyspieszyć proces. Aby mieć pewność, że możesz znaleźć jeden na konkretny moment, możesz je skategoryzować pogrubioną czcionką i użyć ich tak, jak chcesz.

Na przykład,

• Dziękuję [imię i nazwisko]
• Zamieszanie w moim ostatnim e-mailu
• Z przyjemnością przyjąłem nowy projekt

Karteczki samoprzylepne w Outlooku ułatwiające życie

E-maile mogą być czasochłonne, ale po prostu nie możemy ich zignorować. Dlatego korzystanie z narzędzia takiego jak Sticky Notes może pomóc w wysyłaniu i odpowiadaniu na nie szybciej niż wcześniej.

Ponadto zsynchronizowanie wszystkich notatek z programem OneNote na urządzeniu mobilnym i aplikacją Sticky Notes w systemie Windows to kolejny doskonały dodatek.

Jeśli nadal nie znasz funkcji programu Microsoft OneNote, rozważ również ich przeczytanie.

12 mało znanych funkcji Microsoft OneNote, które pokochasz

Czytaj dalej

O autorze