7 sposobów na przezwyciężenie uzależnienia od poczty e-mail i zwiększenie produktywności

Twoja skrzynka e-mail jest jednym z najbardziej podstępnych frajerów czasu w twoim dniu. Nawet jeśli wiesz, że nie otrzymałeś żadnych wiadomości (ponieważ właśnie sprawdziłeś), nie możesz oprzeć się pokusie odświeżenia i sprawdzenia, czy nie pojawiło się coś nowego.

Chociaż ten obsesyjny nawyk sprawdzania skrzynek odbiorczych wydaje się nieszkodliwy, a czasami nawet konieczny, jest jak każdy inny nałóg; może to negatywnie wpłynąć na Twoje samopoczucie i produktywność. W tym artykule znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci uciec od skrzynki odbiorczej.

1. Zgrupuj swoją aktywność e-mail

Zamiast dać się paść ofiarą syreny w skrzynce odbiorczej i ostatecznie bezmyślnej przewijaj wiadomości, odzyskaj kontrolę nad swoim skupieniem i czasem, grupując aktywność e-mailową.

Grupowanie zadań to praktyczna i skuteczna technika zarządzania czasem, której można użyć do niemal każdego zadania, w tym sprawdzania, czytania i odpowiadania na wiadomości e-mail. Podstawowym założeniem jest zaplanowanie określonych bloków czasu na podobne działania, w tym przypadku wszystko, co dotyczy poczty e-mail. Więc zamiast sprawdzać skrzynkę odbiorczą co kilka minut (lub godzin, jeśli masz szczęście), ustaw kilka razy, najlepiej raz lub dwa, w ciągu dnia, aby sprawdzać wiadomości i odpowiadać na nie.

Takie podejście pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach dnia i pomaga bardziej celowo korzystać z poczty e-mail. Jeśli potrzebujesz pomocy w rozpoczęciu pracy, spróbuj użyć aplikacji do obsługi poczty e-mail, takiej jak Bumerang. To narzędzie oferuje kilka funkcji, które pomagają uprościć korzystanie z poczty e-mail, ale najistotniejsze w tej dyskusji jest Odebrane pauza, która umożliwia wstrzymanie przychodzących wiadomości i zaplanowanie ich dostarczenia do skrzynki odbiorczej.

2. Anuluj subskrypcję niepotrzebnych e-maili

Nie wszystkie pingi e-mail są takie same. W rzeczywistości większość z nich to po prostu hałas, który służy tylko do odwrócenia uwagi od ważniejszych wiadomości i wykonywania najlepszej pracy.

Jednym ze sposobów na okiełznanie uzależnienia od poczty elektronicznej jest przede wszystkim zmniejszenie liczby otrzymywanych wiadomości e-mail poprzez wypisanie się z niepotrzebnych list e-mailowych.

Czy naprawdę potrzebujesz otrzymywać aktualizacje z tego biuletynu, który zasubskrybowałeś lata temu? A co z tymi promocyjnymi e-mailami od firm, w których nawet nie pamiętasz rejestracji?

Jeśli nie pamiętasz, dlaczego otrzymujesz wiadomość e-mail, prawdopodobnie nie jest ona dla Ciebie odpowiednia, więc kliknij wypisz się i odblokuj swoją skrzynkę odbiorczą zmniejszyć przeciążenie poczty e-mail. Możesz użyć narzędzi takich jak Odwijać. Ja jeśli potrzebujesz pomocy w anulowaniu subskrypcji wielu list e-mail jednocześnie.

3. Unikaj sprawdzania swojej skrzynki odbiorczej z samego rana

Ponieważ prawdopodobnie używasz telefonu jako budzika, bardzo łatwo jest przewrócić i natychmiast sprawdzić pocztę z samego rana. Jednak sprawdzanie skrzynki e-mail przed snem lub z samego rana jest nawyk smartfona, który rujnuje Twoją produktywność i zasila twoje uzależnienie od poczty e-mail.

Poranne rytuały nadają ton całemu dzieńowi, więc zamiast zaczynać poranek w trybie reaktywnym przez sprawdzanie i odpowiadanie na wiadomości, ustalanie intencji na Twój dzień, robiąc rzeczy, które pielęgnują Twój dobre samopoczucie. Stwórz produktywną poranną rutynę który umożliwia Ci rozpoczęcie dnia na Twoich warunkach.

4. Wyłącz alerty i plakietki powiadomień

Mówiąc o trybie reaktywnym, alerty e-mail i plakietki z powiadomieniami to niezawodny sposób przygotuj swój mózg do ciągłego poszukiwania nowych wiadomości, podobnie jak psy Pawłowa śliniące się na dźwięk dzwon.

Te powiadomienia mają na celu przyciągnięcie Twojej uwagi i wywołanie reakcji Pawłowa polegającej na kompulsywnym sprawdzaniu. Chociaż nie możesz kontrolować, kiedy inne osoby wysyłają Ci e-maile, możesz kontrolować sposób, w jaki Twoje urządzenia powiadamiają Cię o nowych wiadomościach. To powiedziawszy, poświęć trochę czasu, aby dostosować powiadomienia e-mail do swoich potrzeb i zachować zdrowie psychiczne.

5. Uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą etykiet

Porządkowanie skrzynki odbiorczej poczty e-mail może pomóc Ci przejąć kontrolę nad pocztą e-mail, zamiast pozwalać jej kontrolować Ciebie. Za pomocą grupowanie podobnych e-maili za pomocą etykiet, możesz łatwo znaleźć potrzebne wiadomości bez przewijania niekończącej się listy wiadomości.

Ten system ułatwia również segregowanie wiadomości e-mail, dzięki czemu możesz szybko skanować i usuwać wszelkie nieważne wiadomości. Używanie kolorów na etykietach Gmaila ułatwia także wizualne oddzielenie różnych typów wiadomości na pierwszy rzut oka.

Możesz ograniczyć uzależnienie od poczty e-mail, korzystając z innych narzędzi komunikacyjnych, zwłaszcza jeśli pracujesz w zdalnym miejscu pracy, które zazwyczaj w dużym stopniu opiera się na komunikacji wirtualnej.

Na przykład Slack to doskonałe narzędzie do komunikacji w czasie rzeczywistym i współpracy z zespołem, podczas gdy aplikacje jak Twist obejmuje komunikację asynchroniczną, dając Ci swobodę samodzielnego odpowiadania na wiadomości czas.

Jednak możesz nie być w stanie całkowicie uciec od poczty e-mail, ponieważ nadal ma ona swoje unikalne zalety. Ale możesz wykorzystać aplikacje takie jak Spike, aby poprawić jakość obsługi poczty e-mail i produktywność. To narzędzie umożliwia konsolidację wszystkich wiadomości z różnych kont e-mail w jednym miejscu, a także sortowanie, wyszukiwanie i planowanie wiadomości.

7. Zrób sobie przerwę

W najpoważniejszych przypadkach uzależnienia od poczty e-mail może być konieczne całkowite odejście od skrzynki odbiorczej i przerwa od poczty e-mail. Może to być trudne, jeśli korzystasz z poczty elektronicznej w pracy, ale może być konieczne, aby pomóc Ci przełamać nałóg.

Jeśli jednak nie możesz całkowicie zrezygnować z poczty e-mail, możesz usunąć ją ze wszystkich swoich urządzeń osobistych i sprawdzić tylko na urządzeniach wydanych w pracy. Pozwala to na wytyczenie wyraźnej granicy między pracą a życiem osobistym i ucieczkę od „zawsze aktywne” oczekiwania nowoczesnego miejsca pracy.

Przerwij uzależnienie od poczty e-mail, aby poprawić swoje samopoczucie i produktywność

Żyjemy w czasach, gdy komunikacja jest błyskawiczna, stała i zawsze dostępna na wyciągnięcie ręki. Chociaż może to być dobre z umiarem, może również prowadzić do uzależnienia od poczty e-mail i wszystkich związanych z tym niepożądanych skutków.

W idealnym przypadku skrzynka e-mail powinna służyć jako środek do bardziej produktywnego celu, a nie ciągłe źródło stresu. Jeśli więc spędzasz większość czasu w skrzynce odbiorczej, czas zrobić krok wstecz, ponownie ocenić swoją relację z pocztą e-mail i wprowadzić pewne zmiany. Skorzystaj z powyższych wskazówek i aplikacji, aby przełamać uzależnienie od poczty e-mail i odzyskać kontrolę nad swoim dniem.

6 wskazówek, jak zachęcić ludzi do otwierania i czytania wiadomości e-mail

Czytaj dalej

O autorze