Przewodnik dla początkujących po terminologii ClickUp

Jedną z najbardziej onieśmielających części korzystania z nowego oprogramowania są konwencje nazewnictwa wszystkich jego funkcji — zwłaszcza, że ​​każdy programista nazywa je czymś innym.

Podczas gdy niektóre nazwy są dość proste, inne mają tendencję do zaskakiwania. W tym artykule znajdziesz krótki przegląd terminologii ClickUp i wyjaśnień, które pomogą Ci rozpocząć korzystanie z tego przyjaznego dla użytkownika oprogramowania do zarządzania projektami.

1. Obszar roboczy ClickUp

Twój Kliknij w góręObszar roboczy jest zasadniczo miejscem, w którym wszystko się dzieje. Tutaj znajdziesz wszystkich współpracowników i projekty należące do jednej organizacji.

Na przykład, jeśli pracujesz dla firmy o nazwie ACME, wszystko w obszarze roboczym ACME będzie związane z jej codziennymi operacjami i projektami w podróży. Każdy na koncie firmy miałby dostęp do swojego obszaru roboczego.

Twoja przestrzeń robocza może być Twoim imieniem lub jakkolwiek chcesz to nazwać, jeśli pracujesz sam.

2. Miejsca ClickUp

W obszarach roboczych znajdziesz Spacje na pasku bocznym. Pomyśl o nich jako o działach w firmie.

Różne zespoły pracują nad osobnymi projektami o unikalnych procesach i stylach pracy. Możesz więc zorganizować swój obszar roboczy, aby to odzwierciedlić i nadać każdemu obszarowi indywidualne ustawienia zgodnie z potrzebami działu i projektu.

Porządkowanie według działu lub klienta sprawi, że Ty i Twoi współpracownicy będziecie mogli szybko znaleźć elementy na podstawie nazw. Zapobiega również bałaganowi, co oznacza, że ​​nie będziesz musiał przesiewać ton niepowiązanych informacji, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.

Jeśli zdecydujesz się, możesz ograniczyć Spaces tylko do tych, których potrzebujesz. W ten sposób zapewniasz prywatność i czystsze miejsce pracy dla Twoich współpracowników.

3. Listy ClickUp

Teraz ruszasz na wyścigi. Listy to miejsce, w którym tworzysz plan gry dotyczący realizacji projektów. Zamiast po prostu tworzyć listy według projektu, możesz je również rozdzielić według:

• Lokalizacja
• Kamień milowy
• Sprint
• Klient
• Współpracownik
• Cel — otwarte projekty, prośby o pomoc, ogólne informacje itp.

Możesz nawet zbuduj tablicę zgłoszeń projektów w ClickUp delegować zadania. Należy zauważyć, że listy ClickUp mają wiele opcji układu lub wyświetlenia. Podczas pracy w ciągu Widok listy, poszczególne listy, które znajdziesz w środku, to w rzeczywistości statusy, a nie podlisty.

Dodatkowo możesz organizować podobne listy w Lornetka składana w Twojej Przestrzeni, aby trzymać je razem, ale nie musisz. W rzeczywistości foldery mogą tylko nadmiernie komplikować czysty i prosty obszar roboczy. Im mniej kliknięć, aby dotrzeć do celu, tym lepiej.

4. Zadania ClickUp

Jeśli twoje listy są projektami, to twoje zadania to poszczególne elementy działania, z którymi musisz się zmierzyć, aby je ukończyć. Niezależnie od tego, w jakim widoku się znajdujesz, zadania otwierają się na karcie, na której możesz dodawać lub przeglądać informacje o zadaniu.

Tutaj możesz dodać opis, podzadania, komentarze, załączniki, obserwatorów i nie tylko. Podczas pracy nad zadaniem możesz zmienić jego status, aby odzwierciedlić jego status w procesie lub przepływie pracy.

Jeśli jesteś ciekawy co podzadania są to w zasadzie mniejsze elementy akcji, których możesz użyć, aby podzielić zadania na jeszcze mniejsze kroki. Podobnie jak w przypadku folderów, korzystanie z nich może nadmiernie komplikować sprawy, szczególnie dla początkującego. Dla niektórych mogą działać, ale dla innych trzymanie się zadań jest bardziej efektywne.

5. Statusy w ClickUp

Statusy w ClickUp daje Tobie i Twoim współpracownikom szybki przegląd etapów, na których znajdują się zadania. Na przykład możesz zachować prostotę dzięki statusom Do zrobienia, W trakcie, oraz Zrobione.

Dodatkowo możesz użyć ClickUp do nakreślenia kroków w konkretnym procesie, w którym Ty i Twoi współpracownicy musicie przekazać pałeczkę. Gdy zadanie przechodzi do następnego kroku, oznaczasz swojego współpracownika w komentarzu, aby poinformować go, że jest gotowy.

Chcesz uniknąć zbytniej szczegółowości, ale zastanów się, jaką podróż przebiega każde zadanie od początku do końca i zadaj sobie pytanie:

• Jaką nazwę możesz nadać projektom, które jeszcze się nie rozpoczęły? Do zrobienia, zaległości, otwarte itp.
• Jakie konkretnie nazwy chcesz nadać każdemu krokowi?
• Jakie kroki możesz zrzucić razem?
• Czy możesz wysłać zadania do poprzedniego etapu, zamiast tworzyć kolejny krok? Na przykład programista WWW wysyłający szkielet z powrotem do Projekt zamiast mieć inny status dla Rewizja.
• Jak możesz odzwierciedlić, że ktoś utknął lub projekt jest wstrzymany?
• Czy chcesz wyświetlić ukończone zadania? A może lepiej je zarchiwizować?

6. Kolumny w ClickUp

Chcesz dodać kontekst do swoich zadań? Kolumny odgrywają w ClickUp wiele ról.

• Przede wszystkim działają prawie jak szablon, którego możesz użyć do wypełnienia, aby dodać szczegóły do ​​zadań.
• Po drugie, wyświetlają te informacje na Twojej liście, umożliwiając szybki przegląd.
• Po trzecie, tworzą spójność.

Łatwo dać się ponieść emocjom, ponieważ jest tak wiele rodzajów kolumn i tak wiele do zrobienia z każdym z nich. Możesz jednak stworzyć wydajną listę rzeczy do zrobienia za pomocą zaledwie kilku.

Dodając kolumny, najlepiej zachować prostotę i dodawać kolumny, o których wiesz, że będziesz ich konsekwentnie używać. Aby to zrobić, pomyśl o szczegółach, których możesz potrzebować swoim współpracownikom do wszystkich zadań.

Na przykład prawdopodobnie będziesz chciał dołączyć Termin płatności, Priorytet, oraz Mandatariusz Kolumna. Jeśli jednak wyświetlasz budżet tylko dla kilku projektów, będziesz chciał uniknąć Pieniądze Kolumna, ponieważ pola w większości pozostaną puste. Zamiast tego możesz wyświetlić te informacje na karcie zadania.

Inne przydatne warunki do poznania w ClickUp

Niektórych z nich możesz nie użyć od razu, ale oto lista innych terminów, z którymi możesz się zapoznać w ClickUp:

• Wyświetlenia—ClickUp oferuje wiele układów dla Twoich list— niektóre opcje to Tabela, Tablica, Kalendarz i Oś czasu.
• Deska rozdzielcza— robisz je za pomocą widżetów — trochę jak klocki. Pulpity nawigacyjne dają przegląd Twojej przestrzeni roboczej w ClickUp, niezależnie od tego, czy jest to tylko dla Ciebie, czy też nadzorujesz swoich współpracowników.
• Zależności—możesz łączyć zadania w dowolnym miejscu w obszarze roboczym lub na określonej liście, aby były zablokowane, dopóki powiązane zadanie nie osiągnie swojego Kompletny status.
• Biała tablica— możesz dodawać tablice w całym ClickUp, aby mapować pomysły i projekty ze swoimi współpracownikami.

Mapowanie swoich projektów w ClickUp

Teraz, gdy znasz już niektóre elementy, z których składa się oprogramowanie, czas zacząć. Pamiętaj, najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić na tym etapie, jest prostota.

Łatwo jest wciągnąć się w chęć korzystania ze wszystkich funkcji ClickUp. Jednak mogą nie być tymi, których potrzebujesz, aby stworzyć idealną tablicę dla siebie lub swoich projektów. Zawsze możesz dodać elementy później, jak o nich pomyślisz. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, dlaczego nie utworzyć mapy własnych projektów za pomocą widoku listy i stamtąd przejść?

ClickUp a Pojęcie: co jest lepsze dla współpracy projektowej?

Czytaj dalej

O autorze