Jak używać kolorowych etykiet w Gmailu do organizowania skrzynki odbiorczej

Nadążanie za wiadomościami e-mail może być czasochłonne, żmudne i przytłaczające. Skrzynki odbiorcze mogą się szybko zapełniać, a niesforna skrzynka odbiorcza może wydawać się dziurą, z której nigdy nie znajdziesz wyjścia. Ale nie musi tak być!

Dobrym sposobem na uporządkowanie wiadomości e-mail jest oznaczenie ich kolorami, dzięki czemu będziesz mógł śledzić wiadomości. Poniżej omówiliśmy tworzenie i używanie kolorowych etykiet w Gmailu do szczegółowego organizowania wiadomości e-mail.

1. Utwórz etykiety

Aby rozpocząć porządkowanie e-maili, pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to utworzyć etykietę. Poniżej wymieniliśmy kroki tworzenia etykiet. Te kroki działają zarówno w aplikacji internetowej Gmail, jak i EasyMail dla Gmaila, ale nie będą działać, jeśli: korzystanie z Gmaila offline.

Wykonaj następujące kroki, aby kontynuować:

1. Uruchom przeglądarkę i otwórz skrzynkę odbiorczą Gmaila.
2. Przejdź do lewego okienka i rozwiń Więcej sekcji.
3. Przewiń w dół i wybierz Utwórz nową etykietę.
4. W poniższym oknie dialogowym wpisz nazwę etykiety i naciśnij Tworzyć przycisk.

Jeśli te kroki nie zadziałają, możesz spróbować utworzyć nową etykietę, przechodząc do ustawień Gmaila. Oto jak możesz to zrobić:

1. W skrzynce odbiorczej Gmaila kliknij Ikona zębatki w prawym górnym rogu i wybierz Zobacz wszystkie ustawienia.
2. W następnym oknie przejdź do Zakładka Etykiety i przewiń okno.
3. Kliknij na Utwórz nową etykietę przycisk, jak pokazano poniżej.
4. Wpisz nazwę etykiety i naciśnij Tworzyć przycisk.

Pomyślnie utworzyłeś nową etykietę.

2. Oznacz kolorami e-maile

Po utworzeniu nowej etykiety nadszedł czas na oznaczenie jej kolorami, aby wyróżniała się wizualnie na tle innych wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej. Oto, co musisz zrobić:

1. W oknie Gmaila przejdź do lewego okienka i znajdź nowo utworzoną etykietę.
2. Najedź kursorem na etykietę i kliknij trzy kropki które pojawiają się obok.
3. Nawigować do Kolor etykiety i wybierz kolor do wyboru. Możesz także stworzyć własny kolor, klikając Dodaj niestandardowy kolor w tym samym menu kontekstowym.

3. Zastosuj filtr

Po dodaniu koloru do etykiety możesz dostosować swoją skrzynkę odbiorczą, tak aby adresowane e-maile były oznaczone etykietami. Idąc dalej, można to zrobić na dwa sposoby.

Możesz wybrać istniejące wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej i oznaczyć je etykietami lub ręcznie zastosować filtr do docelowych wiadomości e-mail. Ten ostatni automatycznie oznaczy wszystkie przyszłe e-maile. Ty też możesz zrobić jedno i drugie!

1. Oznacz istniejące e-maile

Wykonaj poniższe czynności, aby oznaczyć istniejące e-maile w skrzynce odbiorczej:

1. Aby oznaczyć wiadomości w skrzynce odbiorczej, wybierz docelowe wiadomości e-mail, klikając powiązane z nimi pola wyboru.
2. Kliknij na ikona etykiety na pasku narzędzi.
3. Następnie zaznacz pole związane z etykietą, którą chcesz zastosować i kliknij Stosować wprowadzić zmiany.

Jeśli chcesz oznaczyć pojedynczy e-mail etykietą, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Oznacz jako > [pożądana etykieta].

2. Ręcznie etykietuj adresy e-mail

Jeśli ręcznie zastosujesz filtr etykiet do adresów e-mail, wszystkie wiadomości e-mail, które otrzymasz od nich w przyszłości, będą automatycznie oznaczane kolorami. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij na Pokaż ikonę opcji wyszukiwania w pasku adresu znajdującym się w górnej części okna.
2. W polu tekstowym powiązanym z Od wpisz docelowy adres, a następnie kliknij Utwórz filtr.
3. W poniższym oknie dialogowym zaznacz pole związane z Zastosuj etykietę i rozwiń jego menu rozwijane.
4. Wybierz docelową etykietę i kliknij Utwórz filtr ponownie.

E-maile, które będziesz otrzymywać od tej chwili z tego e-maila, będą oznaczone kolorami. Jeśli jesteś maniakiem produktywności, takim jak my, możesz również rozważyć korzystanie z dodatków do Gmaila aby poprawić swoją wydajność.

Odzyskaj kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą

Powyższe kroki powinny pomóc w lepszym zorganizowaniu wiadomości e-mail i odzyskaniu kontroli nad skrzynką odbiorczą. Porządkowanie poczty e-mail i zarządzanie nią pomoże Ci spędzać mniej czasu na zajmowaniu się nią i pozwoli Ci zwracać większą uwagę na rzeczy, które prowadzą do Twojego sukcesu.

9 ukrytych funkcji Gmaila, o których prawdopodobnie nie wiedziałeś

Czytaj dalej

O autorze