6 kreatywnych sposobów korzystania z formularzy Google w pracy

Google Forms to oprogramowanie do tworzenia ankiet, będące częścią Google Workspace, które ma szerokie możliwości zastosowania. Został zaprojektowany tak, aby był przyjazny dla użytkownika i łatwy do tworzenia i udostępniania ankiet w pracy oraz może stanowić ważną część zestawu narzędzi w miejscu pracy.

Nie ma znaczenia, czy korzystasz z tej aplikacji po raz pierwszy, czy używasz jej regularnie. Tutaj przyjrzymy się, czym są Formularze Google i jak kreatywnie wykorzystać je w pracy.

Co to są Formularze Google?

Formularze Google to oprogramowanie do ankiet, które umożliwia: tworzyć różne ankiety i podziel się nimi ze swoim zespołem. Podczas tworzenia formularza masz do wyboru kilka opcji, dzięki czemu uzyskasz odpowiedzi, których potrzebujesz. Obejmuje to odpowiedzi akapitowe i tekst sformatowany, pola wyboru i wielokrotnego wyboru, siatki, przesyłanie plików i skale liczbowe.

Możesz prześlij obrazy do swojego formularza, aby się wyróżniać, i dodaj współtwórców, aby móc współpracować z innymi nad otrzymywanymi odpowiedziami. Po wypełnieniu formularza wystarczy kliknąć

Wysłać w prawym górnym rogu ekranu i wybierz, czy chcesz rozpowszechniać go za pośrednictwem poczty e-mail, linku lub kodu do umieszczenia na stronie.

1. Uzyskaj informacje zwrotne na temat nowych procesów

Kiedy nowe procesy są wdrażane w pracy, często zdarza się, że ludzie muszą się dostosować, a czasami może to ujawnić pewne problemy lub trudności, które wcześniej nie były sygnalizowane. W takich przypadkach możesz chcieć uzyskać informacje zwrotne na temat tego, jak się sprawy mają.

Utworzenie w tym celu formularza Google daje pracownikom możliwość wysłuchania ich głosu. Jest to jednak również okazja do naprawienia wszelkich problemów, zanim staną się bardziej rozpowszechnione.

W przypadku tego typu ankiety możesz rozważyć skorzystanie z poniższych funkcji Formularzy:

• Skala liniowa—dodawanie ocen lub opcji zgadzam się/nie zgadzam się.
• Pola wyboru— zorientować się, jakie cechy są uprzywilejowane lub niekorzystne.
• Krótka odpowiedź lub Ustęp— szczegółowe informacje.

2. Poproś o pomysły na projekt

W początkowej fazie planowania projektu ważne jest, aby uzyskać perspektywę personelu od docelowych odbiorców. To, że coś ma sens dla Twojego zespołu projektowego, nie oznacza, że ​​będzie działać dla wszystkich. Ponadto mogą istnieć korzystne pomysły, których nie brałeś pod uwagę.

Jeśli potrzebujesz pomysłów, upewnij się, że Formularz Google pozwala na bezpłatne odpowiedzi tekstowe, zamiast ograniczać odpowiedzi do wielokrotnego wyboru. Z tego powodu, Krótka odpowiedź lub Ustęp to idealne opcje formatu.

Pamiętaj jednak, że jeśli wysyłasz formularz do szerokiego grona odbiorców, będziesz musiał przebrnąć przez wiele informacji. W zależności od zakresu Twojego projektu, ten rodzaj ankiety może być bardziej odpowiedni dla małej grupy osób.

3. Usprawnij komunikację

W większych firmach, w których istnieje wiele działów, warto spróbować maksymalnie usprawnić komunikację. W przeciwnym razie personel może być bombardowany e-mailami i aktualizacjami z różnych działów, bez rzeczywistego porządku rzeczy.

Aby to zrobić, utwórz standardowy szablon formularza Google, do którego działy będą przesyłać swoje wiadomości. Następnie, co dwa tygodnie lub co miesiąc, możesz zebrać te informacje w jeden e-mail, który zostanie wysłany do zespołu.

Będziesz mógł zobaczyć wszystkie informacje z Odpowiedzi w formularzu Google i po prostu skopiuj i wklej w razie potrzeby.

4. Formularze wniosków dla personelu

Istnieje wiele powodów, dla których personel może potrzebować wypełnić formularz, aby o coś poprosić. Może to być nowy sprzęt, wsparcie, spotkania z innymi działami i wiele więcej.

Zamiast używać Dokumentów Google do tych żądań, możesz utworzyć formularz Google. Umożliwi to prowadzenie lepszej ewidencji tego, kto o co prosi, i będzie przechowywać informacje w jednym miejscu, zamiast rozkładać je na kilka dokumentów.

Formularze wniosków najlepiej nadają się do mieszanki Wielokrotny wybór, Pola wyboru, Krótka odpowiedź, oraz Ustęp, ale możesz też wykorzystać Data oraz Zaznaczyć pole opcje, w zależności od wymaganych informacji.

5. Przesyłaj zapytania i problemy IT

Twoje miejsce pracy może mieć już skonfigurowaną linię telefoniczną lub e-mail, aby odpowiadać na problemy związane z IT, ale używanie Formularzy Google do zarządzania tymi informacjami może okazać się bardzo przydatne. Nie tylko będziesz mógł ustawić konkretne pytania, które pomogą zebrać informacje o problemie, ale także zobaczysz trendy.

Na przykład możesz uwzględnić Wielokrotny wybór pytania takie jak:

• Odświeżyłeś stronę lub zrestartowałeś komputer?
• Masz problemy z połączeniem internetowym?
• Czy to pierwszy raz, kiedy masz ten problem?

A następnie umieść na dole miejsce na Krótka odpowiedź lub Ustęp, aby personel mógł szczegółowo opisać napotkany problem.

6. Zbieranie danych

Być może będziesz musiał zebrać dane dotyczące określonych obszarów Twojej firmy i tego, jak wszystko działa. Może to być sposób, w jaki pracownicy postrzegają dobre samopoczucie oferowane w pracy lub jak wygląda obciążenie pracą w ujęciu tygodniowym. Bez względu na przyczynę, formularz Google jest szybkim i łatwym sposobem na zrobienie tego, bez konieczności organizowania czasochłonnych spotkań lub grup roboczych. Pozwala także reagować na rzeczy proaktywnie, a nie reaktywnie.

W tym celu będziesz chciał użyć pytań, które dają odpowiedzi liczbowe, dzięki czemu możesz bezproblemowo zestawiać dane, zamiast pracować nad dużą ilością tekstu. Z tego powodu, Skala liniowa, wielokrotny wybór, oraz Pola wyboru są najlepsze opcje.

Możesz również dołączyć Krótka odpowiedź lub Ustęp jeśli interesują Cię dane jakościowe, ale pamiętaj, jak duża jest Twoja grupa docelowa i co to może oznaczać dla pisania raportów.

Wykorzystanie formularzy Google do jego potencjału

Z Formularzy Google możesz korzystać praktycznie z dowolnego powodu, gdzie potrzebujesz odpowiedzi od innych osób. Możesz zaoszczędzić czas na spotkaniach i tworzeniu wielu oddzielnych dokumentów w miejscu pracy, wybierając zamiast tego formularz.

Jeśli nie wypróbowałeś jeszcze Formularzy Google dla kilku powyższych przykładów, wypróbuj je i sprawdź, czy jest to coś, co pasuje do Twoich celów.

9 zaawansowanych porad i wskazówek dotyczących Formularzy Google

Czytaj dalej

O autorze