7 najważniejszych wskazówek dotyczących etykiety Slack dla zdalnych zespołów

Slack oferuje kilka funkcji, które uczyniły go preferowaną aplikacją do przesyłania wiadomości w nowoczesnym miejscu pracy, w tym integracje innych firm, obsługę multimediów i opcje dostosowywania, żeby wymienić tylko kilka.

Jednak wszystko sprowadza się do tego, jak korzystasz ze Slacka. Prawidłowo używany Slack może być nieocenionym narzędziem komunikacji i współpracy. Niewłaściwie go użyj, a stanie się zmorą twojego istnienia. W tym artykule omówimy kilka wskazówek dotyczących etykiety Slack, które pomogą zwiększyć produktywność Twojego zespołu.

1. Odpowiedz w wątku

Wątki to świetny sposób na utrzymywanie powiązanych wiadomości razem i unikanie zaśmiecania głównego kanału. Jest to skuteczne, gdy wiele osób na kanale uczestniczy w wielu dyskusjach, które szybko mogą stać się trudne do śledzenia.

Gdy odpowiadasz w wątku, Twoja wiadomość pojawia się jako zagnieżdżona pod oryginalną wiadomością, co ułatwia członkom zespołu śledzenie tej konkretnej rozmowy.

Wystarczy kliknąć „Odpowiedz w wątku” w prawym górnym rogu wiadomości, na którą chcesz odpowiedzieć.

2. Zdobądź swój punkt w jednej wiadomości

Weź pod uwagę, że za każdym razem, gdy wysyłasz bezpośrednią wiadomość do swoich współpracowników, otrzymują oni powiadomienie, co może być uciążliwe. Rozdzielenie myśli na różne wiadomości prowadzi do wielu powiadomień i skutkuje zmiana kontekstu i zmniejszona produktywność.

Na przykład wysyłając „cześć”, a następnie „co słychać?” wtedy „mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku” oznacza Twojego zdalnego kolegę otrzymuje trzy możliwości odwrócenia uwagi od swojej pracy, czekając, aż wpiszesz swoje wiadomość.

Lepszym sposobem na zrobienie tego byłoby wpisanie swojego punktu w jednej wiadomości bezpośredniej i wysłanie wszystkiego na raz. Staraj się być zwięzły w swoich wiadomościach, aby uniknąć zamieszania lub wymiany informacji. Możesz użyć punktorów i liczb, aby uporządkować swoją wiadomość, jeśli jest za długa.

W ten sposób Twój współpracownik otrzymuje jedno powiadomienie i może odpowiedzieć za jednym razem, zamiast przerywać to, co robi wiele razy, aby odpowiedzieć na Twoje wiadomości.

3. Pamiętaj o strefach czasowych

Produktywna praca z zespołem rozproszonym w różnych strefach czasowych może być trudne. Jeśli chodzi o przesyłanie wiadomości, musisz uważać na to, kiedy ludzie są dostępni, aby nie przeszkadzać im poza godzinami pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, staraj się unikać wysyłania wiadomości do ludzi poza godzinami pracy, chyba że jest to konieczne. Na szczęście możesz dostosować harmonogram powiadomień na Slacku.

Aby ustawić harmonogram powiadomień, kliknij swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu interfejsu Slack, a następnie wybierz Preferencje > Powiadomienia. Stamtąd możesz wybrać godziny, w których chcesz otrzymywać powiadomienia, a nawet skonfigurować „Nie przeszkadzać" godziny.

Oprócz tego możesz zaplanować wysyłanie wiadomości później (w godzinach pracy kolegi). Jest to bardziej praktyczny sposób na wysłanie wiadomości do zdalnego współpracownika, który jest niedostępny. Po wpisaniu w polu wiadomości kliknij ikonę strzałki przy przycisk Wyślij i wybierz, kiedy chcesz, aby wiadomość została wysłana.

4. Nazwij kanały odpowiednio i dodaj opisy

Nazywanie kanałów i dodawanie opisów pomaga utrzymać porządek i ułatwia ludziom znalezienie kanału odpowiedniego do ich potrzeb. Dodanie opisu jest szczególnie przydatne w większych organizacjach z wieloma kanałami o podobnych nazwach.

Aby nazwać lub dodać opis do kanału, kliknij nazwę kanału i wybierz „Uzyskaj szczegóły kanału”. Gdy już to zrobisz, ważne jest, aby wszyscy używali każdego kanału zgodnie z jego przeznaczeniem, aby uniknąć nieporozumień. Na przykład powinieneś używać swojego kanału ogłoszeń do takich rzeczy, jak aktualizacje firmy, zamiast używać go do czat z chłodnicą wody.

5. Przypinaj ważne wiadomości na kanałach

Przypinanie wiadomości to świetny sposób na przechowywanie ważnych informacji u góry kanału. Jest to szczególnie przydatne, gdy Twoi współpracownicy muszą odnosić się do wcześniejszej wiadomości w kanałach o dużym natężeniu ruchu, gdzie nowe wiadomości mogą szybko popchnąć starsze.

Aby to osiągnąć, kliknij ikona trzech kropek obok wiadomości i wybierz „Przypnij do kanału”. Możesz też dodać zakładkę do linków, które chcesz zachować na później lub uważać, że inne osoby na kanale mogą się przydać. Wystarczy, że klikniesz „Dodaj zakładkę” w lewym górnym rogu kanału.

6. Użyj @channel i @tutaj odpowiednio

ten @kanał oraz @tutaj wzmianki świetnie nadają się do przyciągania uwagi ludzi, ale należy ich używać oszczędnie. Za każdym razem, gdy używasz „@”, informuje określone osoby, co może szybko stać się denerwujące i rozpraszające, jeśli jest nadużywane. Co więcej, może również stracić swoją skuteczność, jeśli ludzie staną się na nią uodpornieni.

Dlatego ważne jest, aby używać tych wzmianek mądrze i tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Zauważ, że @kanał powiadomi wszystkich na kanale (w tym osoby, które nie są aktywne w danym czasie), podczas gdy @tutaj powiadomi tylko osoby aktywne w Slacku.

To powiedziawszy, możesz użyć @kanał kiedy musisz upewnić się, że wszyscy zobaczą Twoją wiadomość, na przykład krytyczne ogłoszenie w całej firmie. Z drugiej strony możesz użyć @tutaj gdy potrzebujesz szybko otrzymać informację zwrotną na temat czegoś, co niekoniecznie wymaga od wszystkich uwagi.

7. Nie używaj Slacka do zarządzania projektami

Chociaż Slack to bogata w funkcje platforma, która pozwala robić wiele rzeczy, lepiej jest używać dedykowanych narzędzi do zarządzania projektami do zarządzania zadaniami.

Slack to skuteczne narzędzie do komunikacji wewnętrznej, ale istnieją lepsze możliwości zarządzania projektami. Używanie Slacka do zarządzania projektami może szybko stać się przytłaczające i trudne do śledzenia.

Asany oraz Trello to świetne alternatywy, które oferują więcej funkcji i funkcjonalności do zarządzania projektami. Co więcej, bezproblemowo integrują się ze Slackiem.

Tworzenie produktywnej i wspólnej przestrzeni roboczej za pomocą Slack

Czasami założenie niewypowiedzianych lub niepisanych zasad może prowadzić do problemów w przyszłości. Poświęcając czas na ustalenie kilku najlepszych praktyk dotyczących Slacka od samego początku, możesz zaoszczędzić sobie później wielu bólów głowy.

Powyższe wskazówki mogą być podstawą, którą możesz wykorzystać, aby dostosować etykietę Slack do swojej organizacji i jak najlepiej wykorzystać to potężne narzędzie do komunikacji.

8 najlepszych pomysłów na budowanie zespołu Slack dla zespołów zdalnych

Czytaj dalej

O autorze