Jak skonfigurować wiadomość odpowiadającą na cykliczne wakacje w Gmailu

Prawdopodobnie znasz osobę odpowiadającą poza biurem Gmaila. To ta automatyczna poczta e-mail, którą możesz włączyć, gdy wyjeżdżasz na wakacje. Informuje znajomych i współpracowników, że nie ma Cię przy komputerze, a Ty na nie odpowiesz, gdy wrócisz.

Choć ta funkcja jest przydatna, czasami to nie wystarczy. Na przykład, jeśli masz zwykły dzień wolny w ciągu tygodnia, możesz chcieć, aby powiadomienie o nieobecności zawsze było uruchamiane w tym dniu.

Chociaż Gmail nie może tego zrobić sam, oto dwa inne sposoby na osiągnięcie tego automatycznie powtarzającego się e-maila.

Użyj automatycznej odpowiedzi Pro dla poczty e-mail poza biurem

Pierwsza opcja to dodatek do Google Marketplace o nazwie Automatyczna odpowiedź Pro. Chociaż jest to płatna funkcja, ma również bezpłatny poziom, który umożliwia wysyłanie 50 automatycznych wiadomości e-mail miesięcznie. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza nie generuje tak dużego ruchu, może to być dla Ciebie idealne rozwiązanie.

Wykonaj następujące kroki, aby go skonfigurować:

1. Zainstaluj aplikację i połącz ją z żądanym kontem Gmail.
2. Na swoim koncie Gmail naciśnij Automatyczna odpowiedź Pro po prawej stronie ekranu. Wygląda jak niebieska, kwadratowa szczęśliwa buzia.
3. W wyskakującym oknie kliknij Zaczynaj.
4. Kliknij Dodaj / zarządzaj regułami w aplikacji. Spowoduje to uruchomienie nowego okna.
5. Naciskać Pomijać wylądować na ekranie głównym aplikacji.
6. Po lewej stronie kliknij Automatyczna odpowiedźi w otwartym menu kliknij Dodaj nowy Poza biurem.
7. Nazwij regułę i kliknij Następny.
8. Na tym ekranie możesz wybrać warunki. Na przykład tylko e-maile o określonym temacie lub od określonych odbiorców. Ponieważ chcemy to wysłać na wszystkie e-maile, niczego nie zaznaczaliśmy i naciskaliśmy Następny.
9. Ocena Włącz tylko dla określonej daty i godziny.
10. Tutaj możesz ustawić, kiedy wiadomość e-mail zostanie wysłana. Jest to jednak trochę trudne. Możesz wybrać WłączyćCodziennie, który wyśle ​​e-mail o określonych godzinach każdego dnia (np. w porze lunchu i po pracy).
11. Jeśli chcesz zablokować cały dzień, musisz wybrać Włącz dla wydarzeń kalendarza. Tutaj masz dwie opcje. Albo wybierasz swój zwykły kalendarz i regularnie blokujesz w nim dni wolne, albo tworzysz nowy kalendarz, dedykowany tylko do blokowania dni wolnych. Pamiętaj, że jeśli wybierzesz to pierwsze, e-mail będzie wysyłany za każdym razem, gdy masz wydarzenie, nawet jeśli nie w dzień wolny.
12. Po trafieniu Następny, Kliknij Dodaj nową akcję> Utwórz i wyślij nową wiadomość e-mail (w nowym wątku).
13. W tym miejscu możesz wreszcie dostosować swój e-mail. Dodaj treść, naciśnij Dodatkowe ustawienia poczty ustawić Podmiot i wszelkie inne dostosowania, które chcesz. Gdy skończysz, kliknij Utwórz odpowiedź „Poza biurem” u dołu ekranu.

To wszystko, wszystko gotowe. Jeśli nie masz pewności, jak ustawić swój kalendarz, aby działał z auto-responderem, przeczytaj więcej o jak zablokować czas w Kalendarzu Google. Możesz także ustaw określone godziny pracy jeśli masz konto za pośrednictwem organizacji.

Jak ustawić regularne automatyczne odpowiadanie za pomocą Zapier

Inną dobrą opcją ustawienia powtarzającego się automatycznego odpowiadania jest Zapier. Ta opcja wymaga płatnej subskrypcji; jednak dla niektórych może to być tego warte. Jest o wiele bardziej elastyczny i pozwala zautomatyzować wiele części przepływów pracy, nie tylko e-maile.

W ten sposób tworzysz nieobecność po zarejestrowaniu się w usłudze:

Utwórz nowy wyzwalacz

Aby piłka się potoczyła, musisz powiedzieć Zapierowi, kiedy chcesz, aby akcja miała miejsce. Nazywa się to wyzwalaczem.

1. Kliknij Utwórz Zap w lewym górnym rogu ekranu głównego.
2. Wybierać Gmail jak Cyngiel dla Zap.
3. Z menu rozwijanego pod Zdarzenie wyzwalające, wybierać nowy e-mail i naciśnij Kontyntynuj.
4. Zaloguj się na swoje konto Gmail, aby zezwolić na dostęp, a po zakończeniu naciśnij Kontyntynuj.
5. Wybierz folder, do którego chcesz to zastosować. Zazwyczaj wystarczy wysłać auto-responder na swoją skrzynkę odbiorczą. Jeśli jednak masz filtr, w którym nowe e-maile trafiają bezpośrednio do różnych etykiet, możesz również je wybrać. Opcja domyślna dotyczy wszystkich e-maili. Naciskać Kontyntynuj.
6. Naciskać Testuj wyzwalacz aby upewnić się, że połączenie działa i Kontyntynuj.

Zastosuj filtr

Następnie musisz upewnić się, że Zapier nie wysyła odpowiedzi na każdy nowy e-mail, a tylko na te wysłane w określonym dniu. A Filtr pomaga to ustawić.

1. Pod Akcja, wybierać Filtr.
2. Pod Kontynuuj tylko wtedy, gdy…, wybierz z menu rozwijanych Data>(tekst) zaczyna się od a na ostatnim polu napisz trzy litery dnia, w którym chcesz go wysłać. W naszym przykładzie umieściliśmy sob lub nd, aby objąć cały weekend.
3. Po tym, jak oprogramowanie przetestuje filtr, naciśnij Blisko, a następnie + aby dodać akcję.

Ustaw swój respondent

Czas w końcu ustawić odpowiedź na e-mail i zmusić to dziecko do pracy.

1. Wybierać Gmail znowu jako twój Wydarzenie aplikacji.
2. Wybierać Wysłany email jak twoje Akcja Wydarzenie i naciśnij Kontyntynuj.
3. Ponieważ już zalogowałeś się na swoje konto, wystarczy wybrać je teraz z menu i kontynuować.
4. Na tym ekranie możesz dostosować swój adres e-mail do swoich upodobań. Dwa wymagane pola to Podmiot oraz Ciało. Dodaliśmy również nasz zwykły podpis, aby wyglądać bardziej profesjonalnie.
5. Znowu po uderzeniu Kontyntynuj, możesz przetestować e-mail, aby upewnić się, że dobrze wygląda w Gmailu. Sprawdź swój Wysłano folder, aby sprawdzić, czy akceptujesz.
6. Jeśli jesteś zadowolony z wyniku, kliknij Włącz Zap.

Naucz się czerpać przyjemność z automatyzacji

Opcja wysyłania cyklicznej wiadomości poza biurem może być niezwykle pomocna dla freelancerów i małych firm. Nie chcesz być przywiązany do swojego komputera, a to pomaga zapewnić Twoim klientom, że w pewnym momencie do nich wrócisz.

Dzięki tym dwóm aplikacjom możesz również zautomatyzować inne procesy i wiadomości e-mail, aby na dłuższą metę ułatwić sobie życie. Wkrótce przekonasz się, że gdy spróbujesz automatyzacji, łatwo się uzależnić.

Najlepsze narzędzia do automatyzacji, które pozwolą freelancerom odzyskać swój czas

Czytaj dalej

O autorze