Jak zrozumieć formuły Excela krok po kroku

Zrozumienie formuł może być trudne, gdy nasze arkusze danych stają się skomplikowane. Na szczęście program Excel ma kilka funkcji inspekcji formuł, które pomagają nam lepiej je zrozumieć.

W tym artykule przyjrzymy się, jak funkcja oceny pomaga zrozumieć złożone formuły, dzieląc je na etapy, oraz jak inne funkcje inspekcji upraszczają proces.

W jaki sposób funkcje audytu formuł pomagają lepiej zrozumieć formuły?

Oto niektóre korzyści płynące z używania funkcji inspekcji w celu lepszego zrozumienia formuł:

1. Są pomocne podczas oceny formuł używanych w arkuszach wstępnie obliczonych, tworzonych przez innych.
2. Ułatwiają lokalizowanie i usuwanie błędów, zarówno z formuł, jak i komórek, od których zależy wykonanie formuły.

Jak działa ocena funkcji?

Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas korzystania z funkcji oceny w programie Excel:

1. Podkreśla część formuły, która zostanie oceniona w następnym kroku.
2. Za każdym razem, gdy klikniesz Oceniać, proces oceny przejdzie do następnego kroku poprzez obliczenie wyników z poprzedniej oceny.
instagram viewer
3. Jeśli chcesz zobaczyć, do której komórki (komórek) odnosi się funkcja w podkreślonej części, kliknij Wkraczać.
4. Pilny Wyjdź przeniesie Cię z powrotem do procesu oceny.

Proces oceny można zatrzymać, naciskając Blisko, ale nie można pominąć żadnych kroków związanych z procesem oceny.

Aby lepiej to zrozumieć, zastosujmy go do zestawu danych.

Jak korzystać z funkcji oceny formuły, aby zrozumieć formuły krok po kroku

Jako przykład rozważmy następującą sytuację, w której kwalifikowalność premii została obliczona przy użyciu formuły zagnieżdżonej.

Aby zobaczyć, jak program Excel zaimplementował tę formułę, przejdź do komórki, w której została zaimplementowana formuła, kliknij Formuły i kliknij Oceń formułę na wstążce.

Kontynuuj naciskanie Oceniać przycisk, aż ocena osiągnie wynik końcowy.

Poniżej znajduje się lista wszystkich kroków związanych z procesem.

Im bardziej skomplikowana jest formuła, tym więcej kroków w procesie oceny. Jednak każdy krok jest przeprowadzany osobno, jak pokazano tutaj.

Jednak, podobnie jak w przypadku każdej formuły lub funkcji w programie Excel, funkcja oceny ma również pewne ograniczenia. Aby dowiedzieć się więcej o tych ograniczeniach, odwiedź sekcję notatek w Strona pomocy technicznej firmy Microsoft. Jeśli którekolwiek z tych ograniczeń ogranicza Cię w wykonywaniu pracy, możesz przejść do: Alternatywy Excela jest zawsze dostępny.

Inne funkcje audytu w celu lepszego zrozumienia formuł

Kilka innych funkcji inspekcji pomaga lepiej zrozumieć i przeanalizować formułę oprócz funkcji oceny. Oto kilka z nich:

1. Śledź precedensy

Śledzenie precedensów to funkcja inspekcji formuł, która rysuje strzałki wskazujące wszystkie komórki, od których zależy końcowy wynik wybranej komórki.

W powyższym przykładzie komórka D2's ostateczna moc wyjściowa zależy od komórek B2 oraz C2. Jak tylko wybierzesz żądaną komórkę i kliknij Śledź precedensy opcja, Excel narysuje strzałki, które odnoszą się do komórek B2 oraz C2.

Dlatego mając do czynienia ze złożonymi zestawami danych z wieloma formułami, możesz szybko sprawdzić zależności wszystkich formuł i odfiltrować komórki, aby wprowadzić potrzebne zmiany.

2. Śledzenie zależności

Zależne śledzenia działają odwrotnie do precedensów śledzenia w programie Excel. Szybko pokazuje, które formuły lub komórki zostaną zmienione, jeśli zmienisz wartości w wybranych komórkach.

Dlatego ta funkcja jest również pomocna podczas zmiany wartości w zestawie danych przez śledzenie strzałek, aby uniknąć zakłócania już istniejących formuł.

Jak pokazano w powyższym przykładzie, zmiana wartości w komórce C2 zmieni wyjście formuły w komórce D2.

Dlatego warto prześledzić ich zależności i precedensy, aby lepiej zrozumieć lub ocenić formuły i ich zależności. Po przeanalizowaniu formuły kliknij Usuń strzałki usunąć ślady.

3. Pokaż formułę

Inna funkcja, pokaż formułę, wyświetla formuły w każdej komórce, a nie wartości wyjściowe. W ten sposób, jeśli w arkuszu kalkulacyjnym jest wiele formuł, możesz szybko spojrzeć na każdą z nich, aby szybko zrozumieć.

4. Sprawdzanie błędów

Korzystając ze sprawdzania błędów, możesz szybko zidentyfikować rodzaj błędów w formule. Pokazuje dokładny błąd, rodzaj błędu oraz krótki opis, który pomoże Ci go lepiej zrozumieć. Dzięki temu możesz szybko zidentyfikować błędy i debugować je za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Ponadto ta funkcja pomaga zlokalizować błędy w złożonych formułach, które w innym przypadku byłyby trudne do znalezienia. Ponadto pomaga, gdy formuły wykonywane na niektórych komórkach nie generują danych wyjściowych na innych.

Ograniczenia funkcji audytu formuł

Jednym z istotnych ograniczeń wszystkich czterech funkcji kontroli formuł jest to, że działają one tylko na jednym arkuszu. Chociaż zależności śledzenia i precedensy pokazują, że formuła zależy od komórek w innym arkuszu, nie może ich zlokalizować tak, jak w tym samym arkuszu.

Dlatego jeśli chcesz sprawdzić zależność komórek w jednym arkuszu lub skoroszycie z wartościami w innych arkuszach lub skoroszytach, nie pomogą one wiele i będziesz musiał je zlokalizować ręcznie.

Watch window, kolejna funkcja inspekcji w programie Excel, umożliwia krzyżowe sprawdzanie informacji w różnych arkuszach bez wielokrotnego przełączania arkuszy. Zobaczmy, jak pomaga w zrozumieniu formuł.

Jak korzystać z funkcji Watch Window, aby lepiej zrozumieć formuły?

Okno zegarka działa jak małe okno zawierające dodane informacje i pozostaje widoczne po zmianie arkuszy w tym samym skoroszycie. Możesz go użyć do analizy zależności formuł w jednym arkuszu Excela, zmieniając wartości w innym arkuszu i obserwując efekt bez przełączania się między arkuszami.

Użyjmy go na zbiorze danych, aby wyjaśnić sprawę. Poniżej widać, że formuła w komórce F3 jest zależna od komórki w arkuszu 2. Ponieważ pokazuje błąd, przeanalizujmy formułę lepiej, tworząc okno obserwacyjne.

1. Wybierz komórkę F3 i kliknij Okno obserwacyjne.
2. Iść do Arkusz 2.
3. Możesz naprawić błąd w arkuszu 2, używając Sprawdzanie błędów funkcja.
4. Wprowadź nową wartość w komórce B4 w arkuszu 2.
5. Uderzyć Wchodzić.

Powyższe kroki zmienią dane w Arkuszu 1, które można wyświetlić w oknie Watch Window bez przełączania do Arkusza 1.

Dlatego analizując złożone formuły z wieloma zależnościami w kilku arkuszach, możesz tworzyć liczne okna obserwacyjne, zmieniaj wartości w różnych arkuszach i sprawdzaj, jaki ma to wpływ na formuły. Dlatego funkcja okna obserwacyjnego upraszcza dla nas analizę formuł.

Funkcje Excela pomagają nam lepiej zrozumieć formuły, ale powinieneś też lepiej uporządkuj swoje arkusze kalkulacyjne, dzięki czemu nawigacja po nich jest łatwiejsza.

Użyj funkcji audytu formuł, aby lepiej zrozumieć formuły

Funkcje kontroli formuł przydadzą się, gdy będziesz analizować i rozumieć formuły w arkuszach kalkulacyjnych. Korzystaj z nich w dogodnym dla siebie czasie, aby uprościć obsługę arkuszy kalkulacyjnych.

Program Excel ma wiele zaawansowanych funkcji, które upraszczają zarządzanie danymi, takich jak funkcje inspekcji formuł, które pomagają lepiej zrozumieć formuły. Należą do nich rozmyte dopasowanie, importowanie statystyk ze stron internetowych, usuwanie duplikatów itp.

6 zaawansowanych funkcji Microsoft Excel, które musisz znać

Czytaj dalej

O autorze