Jak wyrażać typowe skargi w miejscu pracy w profesjonalnych wiadomościach e-mail?

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w biurze, znasz wyzwania związane z kontaktami z wieloma różnymi ludźmi. Częstym problemem jest obawa przed konfrontacją z problematycznymi współpracownikami i zaprzestanie ich zachowania, ale możesz wyrazić się profesjonalnie, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy menedżerem.

Jedną z najprostszych metod jest umieszczenie swoich myśli w wiadomości e-mail. Rozbijamy sprawę na przykładach typowych skarg w miejscu pracy. Poznaj najbardziej konstruktywne sposoby ich wypowiadania i dodatkowe sztuczki e-mailowe, które mogą Ci pomóc.

1. Wciąż czekam, aż dokończysz to zadanie

Nie wszyscy pracują w tym samym tempie, ale problemem jest, gdy jedna osoba blokuje projekt zespołowy. Jeśli Twoje zadanie zależy od tego, czy współpracownik prześle swoje własne, możesz zachęcić go do działania kilkoma słowami w e-mailu.

Oto kilka profesjonalnych sposobów podejścia i wyrażenia tej skargi, które możesz dostosować do swoich okoliczności:

• Musimy usprawnić nasz przepływ pracy, aby nie spóźniać się z harmonogramem. Czy (data i godzina) to dla Ciebie dobry termin? Wtedy mogę dotrzymać terminu (data i godzina).
  instagram viewer
• Potrzebujesz pomocy przy tym zadaniu? Musimy ukończyć projekt na czas, więc (imię współpracownika) zaoferował pomoc w przypadku jakichkolwiek problemów po Twojej stronie.

Celem nie jest obrażanie współpracownika, ale wyznaczenie celów i rozwiązań, jednocześnie jasno pokazując, że oboje jesteście częścią zespołu, który jest aktywnie zainteresowany realizacją zadań.

Upewnij się, że zebrałeś jak najwięcej wskazówki dotyczące dotrzymywania terminów i wykańczania zadań Jeśli możesz. W razie potrzeby łatwiej będzie doradzać ludziom.

2. Termin jest jutro

Oto kolejna powszechna skarga, którą możesz mieć w środku. Jeśli Twój współpracownik jest zbyt blisko, pomimo kilku przypomnień, możesz zmotywować go w e-mailu bez utraty panowania nad sobą.

Powód, dla którego się z nimi kontaktujesz, jest pilny, więc oferowane przez Ciebie rozwiązania wymagają pewnej bezpośredniości, choćby po to, by Twój współpracownik potraktował sprawy poważnie.

Wypróbuj te alternatywy:

• Projekt ma się odbyć jutro, ale jest jeszcze kilka luźnych końców. Zorganizujmy dziś po południu wideokonferencję z zespołem, aby omówić rozwiązania.
• Zarząd spodziewa się projektu jutro. Jeśli jest mało prawdopodobne, że dotrzymasz terminu, czy mógłbyś wyjaśnić, dlaczego w raporcie, który możemy złożyć wraz z wszystkim innym?

Chociaż e-maile są łatwiejszym sposobem wyrażania trudnych myśli, nie mają takiego samego wpływu, jak osobiste omawianie problemów. Tak więc, gdy próbujesz zmienić czyjeś złe nawyki związane z przepływem pracy, Twój e-mail musi być prosty i inteligentny, aby przyciągnąć ich uwagę.

3. Przestań zwlekać

To samo konstruktywne podejście jest najlepsze dla wszystkich skarg w miejscu pracy, przedstawianych spokojnym i neutralnym językiem. W końcu odwlekający się współpracownik może obciążać przepływ pracy w firmie, ale nie zawsze to robi, ponieważ jest leniwy.

Sprawdź, czy nie ma zbyt wielu rozrywek lub nie są przytłoczeni zadaniami. Znajdź problem i dostosuj odpowiednio swoją pocztę e-mail za pomocą rozwiązań i zachęt. Zainspiruj się tymi przykładami:

• Biuro może rozpraszać. Jeśli utrudnia to skupienie się na pracy, porozmawiajmy o zmianach i jakie cele możemy dla Ciebie wyznaczyć.
• Pod koniec tygodnia przejrzyjmy wszystkie ukończone i pozostałe zadania, abyśmy mogli wydajniej wykorzystać następny tydzień.

4. Nie mam czasu na wykonanie wszystkich tych zadań

Twoja strategia pisania e-maili powinna się nieco zmienić, gdy próbujesz uchronić się przed wypaleniem. Chodzi o to, aby wykazać, że znasz swoje obowiązki, jak ustalać ich priorytety i za co nie jesteś odpowiedzialny.

Uprzejmie ustalaj granice, używając wyrażeń takich jak te w swoich e-mailach:

• Chętnie pomogę w tym zadaniu. Czy mógłbyś poczekać, aż skończę moje obecne zadania? Upływają wcześniej.
• Niestety, jeśli przyjmę więcej zadań, będę potrzebować nadgodzin. Czy możesz go przepuścić (imię dyrektora) i przedyskutować, jak to działa?

Jeśli Twoje miejsce pracy korzysta z oprogramowania do zarządzania zespołem, udostępnienie pełnego harmonogramu może być łatwiejsze. Możesz także organizuj swoje zadania w Asanie, na przykład, aby ważne zadania były widoczne, w tym ich terminy i współpracownicy.

5. Nie pracuję dla Ciebie

Dominujący współpracownicy mogą posuwać się za daleko, oczekując, że podskoczysz, gdy zadzwonią lub przyjmą od nich dodatkową pracę. To kolejna sytuacja, która rozpaczliwie potrzebuje granic.

Zanim podejmiesz poważniejsze kroki, spróbuj przekonywać swojego współpracownika za pomocą dobrze przygotowanego e-maila. Powinno być uprzejme, ale stanowcze, ponieważ zapewnia ci równą pozycję w miejscu pracy. Oto kilka sformułowań do wypróbowania:

• Przykro mi słyszeć, że Twoje obciążenie pracą jest przytłaczające. Nie będę w stanie Ci pomóc ze względu na własne obowiązki, ale jeśli skontaktujesz się ze swoim menedżerem, możesz opracować bardziej zrównoważony plan.
• Dziękuję za myślenie o mnie do tej pracy, ale lepiej pasuje do innego działu. Jeśli mają czas, mogą z tobą współpracować.

6. Przestań rozmawiać o ludziach

Konkurencja w miejscu pracy jest nieunikniona. Niestety sprawia to, że koledzy starają się wyróżniać, nawet jeśli oznacza to wcinanie się w rozmowy, aby przedstawić własne myśli. Niektórzy ludzie również przerywają nieświadomie i nie zdają sobie sprawy, że to denerwujące.

Istnieją dyplomatyczne sposoby na zachęcenie ich do zaprzestania tego zachowania. Ponieważ mogą robić to dla uwagi, odwołaj się do tej strony w swoim e-mailu, jednocześnie zachęcając do myślenia bardziej zespołowego.

Spróbuj czegoś takiego jak te wyrażenia:

• Często wnosisz wartościowe pomysły. Twoje proaktywne podejście do znajdowania rozwiązań zostało zauważone. Każdy członek personelu jest równie ważny dla firmy i lubimy słyszeć głos wszystkich w miejscu pracy.
• Ten projekt wymaga zespołowego wysiłku, a także jasnej komunikacji. Aby zapewnić płynną współpracę, każdy, kto bierze udział w dyskusji, musi mieć równe szanse zabrania głosu.

Jeśli próbujesz zarządzać projektem zespołowym z osobami, które mają tendencję do rozmawiania ze sobą, możesz ustalić podstawowe zasady w grupowej wiadomości e-mail. Znajdować wskazówki usprawniające komunikację pisemną i wykorzystaj je do stworzenia przyjaznego, ale produktywnego środowiska.

7. Przestań pisać do mnie poza pracą

Czy współpracownik lub szef kontaktuje się z Tobą w czasie wolnym? Jest to powszechny problem, który zwykle wiąże się z pisaniem SMS-ów. Jest to szczególnie niewygodne, gdy nie jesteś zbyt znajomy lub chcą porozmawiać o sklepie, podczas gdy Ty potrzebujesz się zrelaksować.

Jeśli ignorowanie tych osób nie działa lub posuwają się za daleko, najlepszym rozwiązaniem jest wysłanie im e-maila wyjaśniającego Twoje stanowisko. Przekaz powinien podkreślać wagę granic zawodowych, a zwłaszcza czasu wolnego.

Spójrz na te opcje i zobacz, jak możesz je dostosować do swoich potrzeb:

• Proszę pamiętać, że mogę nie być dostępny do rozmowy po godzinach ze względu na sprawy osobiste. Chętnie porozmawiam o sprawach związanych z pracą po powrocie do biura.
• Choć moja praca jest dla mnie ważna, cierpi, jeśli nie wykorzystam w pełni wolnego czasu. Dlatego mam nadzieję, że docenisz moją potrzebę zarezerwowania komunikacji związanej z pracą na godziny pracy.

8. Nie mów w ten sposób

Współpracownicy często zapominają, że pracują w środowisku zawodowym i mogą powiedzieć coś złego lub wdawać się w nieodpowiednie rozmowy. Takie zachowanie może bardzo szybko sprawić, że obszar roboczy stanie się bardzo niewygodny.

Musisz zająć się takimi problemami, zanim spowodują one tarcia i eskalację. Jeśli nie możesz zabrać współpracowników na miejscu, szybka wiadomość e-mail może załatwić sprawę.

Weź pomysły z następujących wyrażeń:

• Chociaż bardzo cenimy sobie przyjazną współpracę, istnieją tematy rozmów, które powinny pozostać poza miejscem pracy. Pomóż nam utrzymać spokojne środowisko i unikaj dyskusji (drażliwe tematy).
• Wcześniej miała miejsce interakcja, która sprawiła, że ​​pracownicy poczuli się niekomfortowo. Proszę staraj się zachować profesjonalną postawę i promować przyjazną pracę zespołową.

Przydatne może być określenie tego, co zostało powiedziane, aby Twój współpracownik dokładnie wiedział, czego unikać w przyszłości. Rozważ również skompilowanie strony internetowej lub dokumentu opisującego niepożądane tematy i zachowania, które następnie możesz załączyć lub połączyć w wiadomości e-mail.

Ogólne wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail w celu rozwiązania problemów w miejscu pracy

E-maile mogą być Twoim najlepszym przyjacielem, jeśli chodzi o rozwiązywanie trudnych sytuacji w biurze bez konfrontacji z pracownikami twarzą w twarz.

Oto kilka dodatkowych wskazówek, o których należy pamiętać, które mogą zwiększyć skuteczność tego procesu.

• Zrównoważ negatywność wiadomości e-mail pozytywnymi punktami, aby zachęcić do poprawy.
• Upewnij się, że język formalny nie przesłania tego, co chcesz powiedzieć.
• Bądź jasny i zwięzły — nieoceniony, gdy pisanie długich e-maili.
• Zachowaj e-maile do wykorzystania w przyszłości na wypadek, gdyby sprawy się nie poprawiły.

Przygotuj się na różne wyzwania w miejscu pracy

Zespoły cały czas borykają się z problemami, zwłaszcza w stresie. Niezależnie od tego, czy jest to środowisko fizyczne, czy cyfrowe, niezależnie od tego, czy jesteś szefem, czy członkiem personelu, warto poznać najlepsze sposoby zmiany nawyków na lepsze.

Dyplomacja przez e-mail jest dobrą strategią, o ile skargi składasz w sposób jasny i profesjonalny. Ale nie zapomnij o innych zasobach, takich jak narzędzia cyfrowe, które ułatwiają pracę zespołową.

5 narzędzi do przezwyciężania wyzwań związanych z komunikacją w zespole na odległość

Czytaj dalej

O autorze