8 typowych błędów komunikacyjnych, których należy unikać w wirtualnych zespołach (i co robić zamiast tego)

Po zmianie sposobu działania Twojej organizacji ważne jest, abyś poświęcił czas na rozwijanie dobrej kultury komunikacji w wirtualnym miejscu pracy. Dzieje się tak, ponieważ sposób, w jaki komunikowałeś się ze współpracownikami w tradycyjnym biurze, niekoniecznie przekłada się na świat wirtualny.

Dlatego przepisanie podręcznika komunikacji jest kluczem do sukcesu w wirtualnym zespole, a jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest wiedza, czego nie robić.

1. Używanie poczty e-mail jako podstawowego sposobu komunikacji

Chociaż poczta e-mail nadal odgrywa pewną rolę w dzisiejszym zdalnym miejscu pracy, nie powinna być Twoim głównym sposobem komunikacji. Możesz szybko stracić kontrolę nad wiadomościami, które są zakopane w Twojej skrzynce odbiorczej, co prowadzi do zmniejszenia produktywności.

Nadal możesz używać poczty e-mail do komunikowania się z klientami i kierowania potencjalnych klientów. Są jednak inne praktyczne narzędzia komunikacji które lepiej nadają się do przesyłania wiadomości i współpracy ze zdalnymi kolegami.

Narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych, takie jak Luźny są dobre do szybkich rozmów w obie strony i tworzenia kanałów dla określonych tematów lub projektów. Możesz także wykorzystać aplikacje do przesyłania wiadomości, takie jak Skręcać komunikować się asynchronicznie, podczas gdy narzędzia do zarządzania projektami takie jak Trello lub Asany pozwalają tworzyć, przypisywać i śledzić zadania.

2. Nieumiejętność planowania różnic stref czasowych

W tradycyjnym środowisku biurowym ludzie zwykle pracują w tej samej przestrzeni i w tych samych godzinach pracy. Jeśli jednak masz wirtualnych członków zespołu w różnych strefach czasowych, sprawy mogą się bardziej skomplikować, chyba że to zaplanujesz.

Aby zaplanować spotkania, musisz zdawać sobie sprawę z różnic czasowych i znaleźć nakładające się godziny. Aby to osiągnąć, nie musisz jednak zapamiętywać stref czasowych ani lokalizacji współpracowników. Możesz użyć konwerterów stref czasowych, takich jak Strefa czasowa.io lub udostępniane aplikacje kalendarza, takie jak Calendly aby pomóc zaplanować i zarządzać terminami spotkań. Pozwala to na zablokowanie czasu, który jest wygodny dla wszystkich.

3. Nadmierne poleganie na komunikacji tekstowej

Komunikacja tekstowa jest pozbawiona niewerbalnych wskazówek, takich jak mowa ciała, kontakt wzrokowy i mimika, co może łatwo prowadzić do błędnych interpretacji i konfliktów. W środowisku wirtualnym konieczne jest korzystanie z różnych środków komunikacji, aby przekazać swój punkt widzenia, w tym narzędzi do wideokonferencji, takich jak Google Meet lub Zoom.

Biorąc pod uwagę, że możesz nie być w stanie spotkać się fizycznie, te narzędzia oferują kolejną najlepszą rzecz, pozwalając Ci widzieć i słyszeć swoich współpracowników. Oprócz tworzenia bardziej osobistych połączeń, rozmowy wideo lepiej wyjaśniają również złożone zadania.

Jednak nie zawsze możesz przejść do rozmowy wideo, zwłaszcza podczas pracy z osobami w innych strefach czasowych. W takim przypadku możesz użyć asynchronicznego narzędzia wideo, takiego jak Voodle do nagrywania i wysyłania wiadomości wideo.

4. Oczekiwanie, że wszyscy będą dostępni przez cały czas

W wyniku wszystkich narzędzi komunikacyjnych na wyciągnięcie ręki oraz przyjęcia zasad pracy zdalnej granice między pracą a życiem osobistym coraz bardziej się zacierają. To dało początek „zawsze aktywna” kultura pracy: nierealistyczne oczekiwania, że ​​ludzie powinni być dostępni, aby zawsze odpowiadać na wiadomości związane z pracą lub odpowiadać na wymagania pracy.

Aby tego uniknąć, musisz wyznaczyć pewne granice. To zawiera tworzenie spersonalizowanego harmonogramu pracy zdalnej, ustawiając swoją dostępność w narzędziach komunikacji w miejscu pracy i wyłączając powiadomienia o niepilnych wiadomościach poza godzinami pracy.

5. Nie zważanie na różnice kulturowe/religijne

Ze względu na to, że praca zdalna pozwala na rekrutację talentów z różnych części świata, musisz: mieć świadomość różnic kulturowych i religijnych, które mogą negatywnie wpłynąć na komunikację i zespół dynamika.

Na przykład ludzie z różnych kultur i religii mogą obchodzić określone święta i mogą być w tym czasie niedostępni do pracy lub mieć inne godziny pracy. Dlatego może być konieczne śledzenie tych dni i odpowiednie dostosowywanie terminów lub planów komunikacji.

6. Nie tworzymy miejsca na luźne rozmowy

W środowisku pracy z domu łatwo jest przeoczyć potrzebę interakcji społecznych między współpracownikami. Jednakże, praca zdalna samotność jest poważnym problemem, który może obniżyć wydajność i satysfakcję z pracy.

Aby temu zaradzić, musisz znaleźć sposoby zachęcania do swobodnych rozmów. Możesz to osiągnąć, tworząc wirtualne możliwości chłodzenia wody. Na przykład utworzenie odrębnej grupy do swobodnych rozmów w narzędziu czatu w miejscu pracy. W tym miejscu rozmawiasz na tematy niezwiązane z pracą, takie jak plany na weekend, ulubiony program lub hobby.

Dzięki nim możesz jeszcze bardziej zwiększyć zaangażowanie w swoim zespole pomysły na przerwę na kawę.

7. Zbyt wiele spotkań

Chociaż ważne jest, aby regularnie zameldować się w zespole, nie chcesz przesadzać ze spotkaniami. W rzeczywistości niektóre spotkania nie są warte Twojego czasu, a nawet mogą być szkodliwe dla Twojej produktywności.

Tak więc, zanim umówisz się na kolejne spotkanie, zadaj sobie pytanie, czy jest to naprawdę konieczne i czy nie ma innych sposobów na przekazanie swojej wiadomości. Kiedy zdecydujesz się na spotkanie, postaraj się, aby było ono tak produktywne, jak to tylko możliwe, tworząc plan i udostępniając go z wyprzedzeniem, zachowując zwięzłość i biorąc udział tylko niezbędne osoby.

Ponadto przypisz kogoś, aby właściwie udokumentował protokoły ze spotkania i zapisz je w centralnej lokalizacji, gdzie każdy będzie miał do nich dostęp. Pomoże to zmniejszyć potrzebę przyszłych spotkań w celu omówienia tego, co wydarzyło się na poprzednich sesjach.

8. Nierozpoznawanie kamieni milowych i świętowanie sukcesów

Rozpoznawanie i świętowanie sukcesów zespołu ma zasadnicze znaczenie dla podniesienia morale i zaangażowania. Praca w domu nie jest powodem, aby przeoczyć tę ważną czynność budowania zespołu.

Możesz polegać na narzędziach rozpoznawania pracowników, takich jak Premia świętować sukcesy swojego zespołu i doceniać indywidualne osiągnięcia. Możesz również zintegrować go ze swoim obszarem roboczym Slack, aby członkowie zespołu mogli łatwiej przekazywać i otrzymywać pochwały.

Unikaj tych błędów, aby poprawić komunikację w zespole na odległość

Chociaż środowisko pracy zdalnej ma swoje wyzwania, oferuje również wiele możliwości rozwoju i sukcesu. Przez większość czasu wciąż uczymy się, jak najlepiej poruszać się po tym nowym sposobie pracy.

Znajomość tych typowych pułapek może pomóc Ci ich uniknąć i stworzyć skuteczne środowisko pracy zdalnej dla Ciebie i Twojego zespołu.

5 narzędzi do przezwyciężania wyzwań związanych z komunikacją w zespole na odległość

Czytaj dalej

O autorze