Jak przeprowadzić migrację z Gmaila do Zoho Mail ze swoją domeną

Poczta Zoho to bezpieczna, gwarantowana prywatność i wolna od reklam usługa poczty e-mail. Zapewnia pełną gamę narzędzi i pakiet poczty e-mail, dzięki czemu idealnie nadaje się do zastosowań osobistych i biznesowych.

Chociaż Gmail jest usługą e-mail dla wielu użytkowników, nie masz kontroli nad funkcjami, które mogą wkraść się do interfejsu użytkownika. Przestrzeń dyskowa nadal wynosi 15 GB (współdzielona między aplikacjami Google) i nadal istnieją obawy dotyczące skanowania przez Google Twoich e-maili w celu wyświetlenia ukierunkowanych reklam.

Poczta Zoho to doskonała alternatywa dla Gmaila. Pokażemy Ci, jak przenieść wiadomości e-mail i załączniki z Gmaila do Zoho w Twojej domenie.

Kup domenę od rejestratora

Przed skonfigurowaniem poczty Zoho musisz kupić domenę od rejestratora nazw domen. Ułatwiają rejestrację i utrzymanie nazw domen.

Np. Namecheap, Google Domain, Hover i inne. Jeśli nigdy nie kupowałeś domeny, oto kilka najlepsze wskazówki dotyczące wyboru rejestratora domen.

Wybierz plan pocztowy Zoho

Do obsługi poczty e-mail w domenie niestandardowej potrzebne jest firmowe konto e-mail. Zmierzać do Strona główna Zoho Mail, Wybierz Biznesowy adres e-mail przycisk opcji i kliknij Zarejestruj się za darmo.

Możesz iść z Zoho Zawsze wolny zaplanuj, jeśli chcesz tylko hostować pocztę e-mail dla jednej domeny. Zobacz Strona cenowa Zoho Mail po więcej szczegółów.

Zweryfikuj domenę w Zoho Mail

Na Dodanie domeny strona, kliknij Dodaj teraz pod Dodaj istniejącą domenę Sekcja.

Wpisz adres swojej domeny i nazwę swojej organizacji.

Kliknij Przejdź do weryfikacji domeny aby potwierdzić swoją domenę. Aby zweryfikować Twoją domenę, utworzymy nowy „rekord TXT” zgodnie z instrukcjami Zoho.

Autor tego artykułu używa Namecheap. Jeśli wybierzesz innego dostawcę, podstawowe kroki mogą się nieznacznie zmienić, ale podstawa pozostaje niezmieniona.

Dodaj rekord TXT

Nawigować do Konto > Lista domen i kliknij Zarządzać obok domeny, do której chcesz dodać „rekord TXT”. Teraz przejdź do Zaawansowane DNS i kliknij Dodaj nowy rekord.

Ustaw typ rekordu jako „rekord TXT”. w Gospodarz wpisz „@”. A w Wartość TXT wprowadź wartość TXT wygenerowaną w konsoli administratora poczty Zoho. w TTL pole, wybierz Automatyczny.

Wartość TTL (Time to Live) dla serwera to czas (w sekundach), przez który dowolny program rozpoznawania nazw DNS może uzyskać aktualne informacje z bazy danych. Na przykład, jeśli ustawisz czas TTL na „1 min”, program rozpoznawania nazw zapisze rekord przez ten czas w pamięci podręcznej, ale po wygaśnięciu zażąda nowych informacji.

Odczekaj co najmniej 30 do 60 minut przed kliknięciem Zweryfikuj rekord TXT przycisk, aby rozpropagować zmiany w całej sieci.

Utwórz swój adres e-mail i dodaj użytkowników

Teraz utwórz adres e-mail oparty na domenie i kliknij Tworzyć.

W następnym kroku będziesz mieć możliwość dodania większej liczby użytkowników. Możesz dodawać użytkowników jeden po drugim, importować ich za pomocą pliku CSV (pobierz przykładowy plik z Zoho aby uzyskać instrukcje), zbiorczo zaimportuj z G Suite lub wyślij zaproszenie do poszczególnych użytkowników.

Mapuj swój DNS za pomocą Zoho Mail

Aby pomyślnie zmapować serwer DNS za pomocą Zoho Mail, musisz skonfigurować rekordy MX, aby zacząć odbierać wiadomości e-mail. Zalecamy również ustawienie SPF i DKIM w celu uwierzytelnienia serwera poczty i zapobiegać podszywaniu się pod e-maile.

Rekord MX (wymieniacz poczty)

Rekord MX to typ rekordu DNS, który określa serwer odpowiedzialny za odbieranie wiadomości e-mail. Aby dodać rekord MX, przejdź do Zaawansowane DNSi wybierz Niestandardowy MX pod Ustawienia poczty.

w Gospodarz wpisz „@”. A w Wartość wpisz "mx.zoho.in" z priorytetem ustawionym na 10. Następnie dodaj drugi (mx2) i trzeci (mx3) rekord z priorytetem ustawionym na 20 i 50 i kliknij Ratować.

Serwery pocztowe będą dostarczać wiadomości e-mail w kolejności rosnącej według preferencji. Im niższy numer priorytetu, tym wyższa preferencja. Jeśli serwer pocztowy nie może wysłać wiadomości e-mail z powodu awarii sieci lub z innych powodów, podejmie próbę dostarczenia zgodnie z następną kolejnością preferencji.

SPF (Struktura zasad dla nadawców)

SPF to typ rekordu DNS TXT, który sprawdza, jakie hosty są skonfigurowane do wysyłania wiadomości e-mail z danej domeny. Serwer poczty adresata może wyszukać „rekord TXT” w domenie nadawcy, aby potwierdzić autentyczność tej wiadomości e-mail.

SPF ma kluczowe znaczenie dla marketingu e-mailowego, usług wsparcia i zapewniania, że ​​e-mail dotrze do skrzynki odbiorczej odbiorcy. W nagłówku e-maila możesz zobaczyć metadane, dane walidacyjne SPF i DKIM i nie tylko przez śledzenie adresu e-mail z powrotem do źródłowego adresu IP.

Aby dodać rekord SPF, przejdź do Zaawansowane DNS i kliknij Dodaj nowy rekord znajduje się w sekcji „Rekordy hosta”. Wybierz „rekord TXT” jako typ rekordu, wypełnij Gospodarz pole z "@" i wpisz "v=spf1 include: zoho.inall" w Wartość pole.

DKIM (poczta identyfikująca klucze domeny)

DKIM to rodzaj rekordu DNS TXT, który dodaje podpis cyfrowy (przy użyciu kluczy publicznych i prywatnych) do każdej wiadomości wychodzącej i weryfikuje autentyczność wiadomości e-mail z danej domeny.

Domyślnie Zoho automatycznie generuje unikalny klucz DKIM. Aby dodać rekord DKIM, przejdź do Zaawansowane DNS i kliknij Dodaj nowy rekord znajduje się w sekcji „Rekordy hosta”.

Wybierz „rekord TXT” jako typ rekordu, wypełnij Gospodarz pole z „zmail._domainkey” i wklej wartość rekordu DKIM z konsoli administratora Zoho.

Migracja poczty e-mail

Po skonfigurowaniu rekordów MX i SPF+DKIM nie zapomnij kliknąć Zweryfikuj wszystkie rekordy przed wykonaniem migracji poczty e-mail. Zoho Mail oferuje proste rozwiązanie do migracji danych od różnych dostawców poczty e-mail, takich jak GSuite, Office 365, Microsoft Exchange, Gmail itp.

Rzeczy do zrobienia wcześniej

Jeśli korzystasz z Gmaila od dłuższego czasu, być może zgromadziłeś dużo śmieci, niepotrzebnych e-maili i zajmujących miejsce załączników. Przed przystąpieniem do migracji danych należy: zwolnij miejsce w Gmailu i uporządkować je w etykiety. Dlatego

1. Zoho Mail Lite oferuje tylko 5 GB na użytkownika. Musisz upewnić się, że miejsce zajmowane przez wiadomości i załączniki mieści się w granicach 5 GB, aby zapewnić płynną migrację. Możesz też kupić dodatkową przestrzeń dyskową ze swojego konta Zoho. Będzie on wymieniony pod dodatkami.
2. Gmail ograniczy ruch danych w protokole IMAP po upływie określonego czasu. Po tym migracja będzie powolna. Im mniej e-maili lub załączników, tym większy wskaźnik powodzenia migracji danych.

Skonfiguruj szczegóły serwera

Zaloguj się do Konsola administratora poczty Zoho i wybierz Migracja danych z lewego paska bocznego. Pod Migracje, Kliknij Rozpocznij migrację danych.

Wprowadź nazwę konfiguracji serwera (w celach informacyjnych). Wybierz IMAP z Wybierz protokół/aplikację menu i sprawdź Gmail. Adres serwera źródłowego zostanie automatycznie wypełniony i upewnij się, że wybrałeś SSL z numerem portu 993. Kliknij Dodać.

Dostosuj ustawienia

Pod E-maile do migracji, wybierz, czy chcesz przenieść wszystkie e-maile, czy z określonym zakresem dat. Jest kilka kluczowych preferencji, które warto wziąć pod uwagę.

• Jeśli wiadomość e-mail ma wiele etykiet, zaznacz Wyklucz wiadomości ze skrzynki odbiorczej z więcej niż jedną etykietą aby wykluczyć te e-maile z migracji do Zoho.
• Sprawdzać Oznacz ważne jako tag aby dodać e-maile z tagiem "Ważne" jako "ZMImportant" w Zoho Mail.
• Sprawdzać Oznacz gwiazdką jako tag aby dodać e-maile z tagiem „Starred” jako „ZMStarred” w Zoho Mail.

Utwórz nową migrację

Tutaj wpisz Maksymalny limit połączenia. Ustawiony limit zależy od liczby autoryzowanych użytkowników. Jeśli jesteś jedynym użytkownikiem, ustaw limit połączenia na „1”, ponieważ nie chcesz, aby Gmail ograniczał proces migracji. Kliknij Tworzyć.

Dodaj dane użytkownika Gmaila

Wprowadź źródłową nazwę użytkownika i hasło użytkownika i wybierz docelowy adres e-mail dla tego użytkownika. Wybierz Priorytet migracji i kliknij Dodać.

Jeśli otrzymujesz komunikat o błędzie „Nie można uzyskać dostępu do konta”, upewnij się, że Włącz IMAP położony w Ustawienia > Przekazywanie i POP/IMAP. Ponadto wygeneruj hasło aplikacji przeznaczone specjalnie do obsługi migracji poczty e-mail. W końcu kliknij Rozpocznij migrację.

Poczekaj na zakończenie procesu. Po zakończeniu migracji zobaczysz szczegółowy raport wraz z informacjami o folderze.

Powody korzystania z Zoho

Cała procedura migracji poczty z Gmaila do Zoho może wydawać się skomplikowana, ale wystarczy kilka kliknięć i cierpliwość. Zalecamy przeprowadzenie migracji testowej przed faktycznym procesem.

Utrzymuj maksymalny limit połączeń na niskim poziomie i upewnij się, że masz wystarczającą ilość miejsca do przechowywania. To powiedziawszy, autor używa Zoho Mail od trzech lat. Zalecamy wypróbowanie Zoho i sprawdzenie powodów korzystania z Zoho Mail.

Potrzebujesz alternatywy dla pakietu Google Suite? 4 powody, dla których warto wypróbować Zoho

Czytaj dalej

O autorze