Jak efektywniej korzystać z aplikacji do obsługi wiadomości w miejscu pracy

Aplikacje do przesyłania wiadomości niewątpliwie zmieniły sposób, w jaki komunikujemy się w miejscu pracy, szczególnie podczas nasze przejście do pracy zdalnej i odejścia od poczty elektronicznej, która była de facto narzędziem komunikacji dla tak długi.

Pomimo licznych funkcji zwiększających produktywność, które oferuje wiele z tych aplikacji, możemy również argumentować, że mają one tendencję do odwrotnego działania.

Czy aplikacje do obsługi wiadomości zmniejszają Twoją produktywność? A może chodzi o to, jak ich używasz? Zanurzmy się głębiej.

5 różnych sposobów, w jakie aplikacje do komunikacji w miejscu pracy mogą ograniczyć Twoją produktywność

1. Przeciążenie informacyjne

Jak gdyby przeciążenie poczty e-mail nie był wystarczająco dużym problemem, teraz musisz zmagać się z ciągłym strumieniem wiadomości w swoich aplikacjach czatowych, które w większości stały się nowymi skrzynkami odbiorczymi. Podobnie jak wszystkie wiadomości-śmieci w Twojej skrzynce odbiorczej, nie każda wiadomość w Twoich aplikacjach do czatu jest warta Twojej uwagi.

Prawdopodobnie znalazłeś się na kanale Slack, na którym nie powinno być, lub na którym jest zbyt wiele osób uczestników lub masz kolegów, którzy omawiają najnowsze plotki o celebrytach w kanale przeznaczonym do pracy kwestie.

Rezultatem jest przeciążenie informacjami, które może być tak samo wyniszczające, jak przepełniona skrzynka e-mail, prowadząc do zmęczenia decyzjami, stresu i ostatecznie zmniejszonej produktywności.

2. Utracone zostają kluczowe informacje

Jednym ze skutków ubocznych przeciążenia informacjami jest to, że niektóre ważne informacje gubią się w tasowaniu. Jeśli nie zastosujesz odpowiednich procesów, informacje związane z pracą mogą szybko zostać zakopane pod stosem rozmów na temat chłodnej wody lub dyskusji nie na temat.

W końcu spędzasz większość swojego dnia pracy na przeszukiwaniu morza wiadomości z jednego kanału lub aplikacji komunikacyjnej do drugiego w nadziei na znalezienie tej krytycznej informacji, której potrzebujesz. To może być ćwiczenie w daremności i ogromne marnuje czas w miejscu pracy.

3. Zbyt wiele aplikacji komunikacyjnych

Jakiego narzędzia komunikacji wewnętrznej używasz do komunikowania się ze swoimi zdalnymi kolegami? Zespoły Microsoft? Luźny? E-mail? WhatsApp?

Może połączenie wszystkich powyższych?

W poszukiwaniu najnowszej i najbardziej funkcjonalnej aplikacji do przesyłania wiadomości w miejscu pracy mogłeś zainstalować ich zbyt wiele, co może szybko zmienić się w koszmar produktywności.

Jeśli przez cały dzień przeskakujesz z jednej aplikacji do drugiej, tracisz czas i fragmentujesz swoją uwagę, co utrudnia skupienie się na jakimkolwiek zadaniu.

To powiedziawszy, możesz chcieć znaleźć sposoby, aby unikaj nadużywania aplikacji do komunikacji i współpracy w Twoim miejscu pracy.

4. Jesteś „zawsze włączony”

Stała łączność i oczekiwanie, że zawsze będzie dostępna, aby odpowiadać na wiadomości, stały się normą w dzisiejszym miejscu pracy. Jednak ta kultura ciągłego bycia „na” i pracy poza tradycyjnymi godzinami pracy może prowadzić do kilku niepożądanych konsekwencji.

Po pierwsze, dłuższe godziny pracy niekoniecznie oznaczają większą produktywność. W rzeczywistości często ma odwrotny skutek. Jeśli pracujesz dobrze w nocy lub w weekendy, prawdopodobnie szybko się wypalisz, co doprowadzi do obniżenia jakości pracy i wydajności.

Ale nie chodzi tylko o twoje życie zawodowe, ponieważ twoje życie osobiste również może szybko zacząć ucierpieć. Jest mało czasu na relaks i odmłodzenie, gdy jesteś zawsze „na”, co prowadzi do problemów ze zdrowiem psychicznym i fizycznym.

5. Niekończące się powiadomienia

W dążeniu do większej łączności w nadziei na zwiększenie produktywności, być może nieumyślnie zapisałeś się na niekończący się strumień powiadomień z aplikacji czatu. Na pierwszy rzut oka te małe czerwone wyskakujące okienka i dzwonki mogą wydawać się nieszkodliwe, ale szybko mogą stać się ogromnym rozproszeniem, mimowolnie prowadzącym do przełączania kontekstu i zmniejszonej produktywności.

Czasami samo zobaczenie tych czerwonych wyskakujących okienek (nawet jeśli nie czytasz wiadomości) może wystarczyć, aby stracić koncentrację i zakłócić przepływ.

Co więc możesz zrobić, aby uniknąć tych pułapek produktywności?

Najlepsze strategie osiągania produktywnej komunikacji w miejscu pracy

1. Obejmij komunikację asynchroniczną

Zbyt duży nacisk na natychmiastowe reakcje i komunikację w czasie rzeczywistym, zwłaszcza gdy członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych, może wyrządzić więcej szkody niż pożytku.

Zamiast oczekiwać (lub co gorsza, żądać) natychmiastowych odpowiedzi, obejmij się komunikacja asynchroniczna. Ten styl komunikacji pozwala ci odpowiadać na wiadomości w swoim czasie, redukując przerwy i umożliwiając skupienie się na ważniejszych zadaniach.

Nie zawsze musisz dodawać do swojego arsenału kolejną aplikację do komunikacji, gdy znajdziesz nową. Przyzwyczajenie się do nowego narzędzia wymaga czasu, aby wszyscy w Twoim zespole, więc często lepiej jest po prostu pozostać przy tym, co masz, zwłaszcza gdy oferuje już potrzebne funkcje.

Zamiast rejestrować się w kolejnej aplikacji, poświęć trochę czasu na ocenę istniejących narzędzi, aby sprawdzić, czy możesz je zintegrować z innymi używanymi aplikacjami, aby usprawnić przepływ pracy. W ten sposób nie będziesz musiał tak często zmieniać aplikacji, a możesz uniknąć związanej z tym utraty produktywności.

3. Utwórz wewnętrzną Wiki

jakiś wewnętrzna wiki to centralne repozytorium wiedzy i informacji Twojego zespołu. To świetny sposób, aby wszystkie ważne informacje były uporządkowane i dostępne w jednym miejscu.

Wiki może pomóc zredukować potrzebę ciągłej komunikacji, ułatwiając członkom zespołu znalezienie odpowiedzi na ich pytania. Możesz także wykorzystać swoją wewnętrzną wiki, aby stworzyć podręcznik do komunikacji z zespołem, aby udokumentować najlepsze praktyki i wytyczne dla całej firmy.

Może to obejmować wszystko, od tego, jak i kiedy korzystać z określonych narzędzi, po zdefiniowanie tego, co uważasz za „pilną” komunikację i idealny czas odpowiedzi.

Sposób, w jaki korzystasz z narzędzi do komunikacji i współpracy, może znacząco wpłynąć na Twoją produktywność. Jeśli ciągle przeszkadzają Ci powiadomienia, spróbuj dostosować ustawienia, aby zminimalizować czynniki rozpraszające.

Na przykład możesz wyłączyć powiadomienia dla określonych kanałów lub rozmów, ustawić godziny Nie przeszkadzać, a nawet całkowicie uśpić powiadomienia w zaplanowanym czasie koncentracji. Dostosowując narzędzia do swoich potrzeb, możesz odzyskać kontrolę nad swoją produktywnością.

Ponadto, jeśli używasz Slacka, możesz dodać @Rozszerzenie do przeczytania do obszaru roboczego, aby pilne wiadomości były zawsze widoczne. Ta aplikacja Slack pozwala oznaczyć określone wiadomości jako niezbędne do przeczytania, a członkowie zespołu będą mieli wszystkie krytyczne wiadomości w jednej partii, aby uniknąć marnowania czasu na przewijanie historii czatów.

Używaj aplikacji do przesyłania wiadomości we właściwy sposób, aby zmaksymalizować produktywność

Chociaż aplikacje do czatu mogą być świetnym sposobem na zwiększenie produktywności, mogą również poważnie rozpraszać uwagę, jeśli nie są używane prawidłowo. Możemy stwierdzić, że zależy to przede wszystkim od tego, w jaki sposób korzystasz z tych narzędzi.

Postępując zgodnie z powyższymi strategiami, możesz odzyskać kontrolę nad swoją produktywnością i uniknąć tych pułapek produktywności.

Jak przezwyciężyć przeciążenie współpracą w swoim miejscu pracy

Czytaj dalej

O autorze