Jak śledzić swoje zadania za pomocą zaległości w Notion

Prowadzenie codziennej listy rzeczy do zrobienia to doskonały sposób, aby być na bieżąco z zadaniami, ale nigdy nie poczujesz, że robisz postępy, jeśli będziesz nadal dodawać elementy w miarę ich pojawiania się. Możesz temu zapobiec, korzystając z zaległości.

W tym artykule wyjaśnimy, co to jest i jak możesz to zrobić w Notion.

Co to jest zaległość w Notion?

Zaległości to główna lista zadań do wykonania, które nie są pilne ani aktualne. Gdy dowiadujesz się o nowym zadaniu, parkujesz je w swoim zaległości, zamiast zapisywać je na swojej aktualnej liście rzeczy do zrobienia lub od razu przypisywać je do daty.

Główną zaletą korzystania z backlogu jest to, że nie zapominasz o zadaniu, ale nowe zadanie również nie rozprasza uwagi, ponieważ wiesz, że zajmiesz się nim później. Możesz również użyć tej głównej listy lub serii, aby Ci pomóc przywróć swoją listę rzeczy do zrobienia jeśli czujesz się trochę zdezorganizowany.

Po utworzeniu zaległości odwołujesz się do niego podczas pisania codziennej listy do listy, przenosząc elementy na podstawie priorytetu lub według własnego uznania.

Ponadto utrzymywanie zaległości daje czas na rozważenie ważności zadania, a nie robienie go od razu, ponieważ jesteś podekscytowany lub niespokojny. Czasami zadanie, które w tej chwili wydaje się świetnym pomysłem, może okazać się niepoważne.

Wybór między listą kontrolną a bazą danych w Notion

Istnieje wiele sposobów na zrobienie zaległości w Notion. Możesz nawet szybko wykonać zadanie, tworząc nową stronę i dodając listę punktowaną. Jednak w codziennej pracy może być łatwo zapomnieć o szczegółach.

Dołączenie kilku monitów o dodatkowe notatki z pewnością pomoże ci później, gdy będziesz odwoływać się do zaległości. Ponadto Notion oferuje wiele fajnych funkcji — dlaczego więc ich nie użyć? W tym przykładzie pokażemy, jak zrobić zaległości przy użyciu bazy danych tabel.

Kontynuując, zastanów się, jak dostosować go do swojego przepływu pracy — a jeśli jesteś nowy w Notion, możesz chcieć przeczytaj o korzystaniu z baz danych zrozumieć, jak bardzo są wszechstronne.

Jak zrobić zaległości w Notion

Aby rozpocząć tworzenie zaległości, utwórz nową stronę, wybierając opcję w lewym dolnym rogu i nadając jej tytuł. W przypadku tej strony nie potrzebujesz szablonu. Naciskać Wchodzić na klawiaturze, aby pracować bez niej, a teraz jesteś w edytorze tekstu.

W edytorze naciśnij ukośnik, aby wyświetlić menu poleceń i zacząć pisać stół. Znajdź i wybierz Widok tabeli i wtedy Nowa baza danych na dole Wybierz źródło danych menu.

Twoja nowa tabela pojawi się z Nazwać oraz Tagi kolumna. Usuń kolumnę „Tagi”, klikając jej nazwę i wybierając Usuń właściwość.

Kolumna Nazwa, którą chcesz zachować. W tym miejscu podasz tytuł swojego zadania — który stanie się osobną stroną, jeśli chcesz dodać więcej notatek o projekcie.

Aby stworzyć Priorytet kliknij symbol dodawania w prawym górnym rogu tabeli. Wpisz tytuł w polu poniżej Edytuj właściwość i pod Rodzaj wybierać Wybierz.

Teraz jesteś gotowy do wybrania opcji menu. W kolumnie Priorytet kliknij komórkę i wpisz: niski. Zobaczysz monit o utworzenie niski jako opcja, gdy to zrobisz.

Ta opcja pojawi się teraz na liście, na której możesz również kliknąć trzy kropki, aby zmienić jej kolor. Powtórz z innymi opcjami i wszelkimi dodatkowymi, które chcesz dodać.

Dla Oś czasu oraz Kto pyta? kolumn, dodaj nową kolumnę, tak jak w przypadku kolumny Priorytet, ale wybierz Tekst jako typ właściwości.

Możesz także użyć Data właściwość dla kolumny Oś czasu. Jednak korzystając z pola tekstowego, możesz wprowadzić luźniejsze ramy czasowe, takie jak następny miesiąc, jak najszybciej lub kiedykolwiek, więc nie musisz się martwić o przypisanie dokładnej daty podczas robienia notatek.

„Kto pyta?” kolumna jest również po to, aby pomóc ustalić priorytety i przypomnieć, przed kim jesteś odpowiedzialny, co może nie być konieczne, jeśli jest to osobista lista rzeczy do zrobienia.

Pamiętaj, że możesz to dostosować w dowolny sposób. Inne sugestie dotyczące zaległości mogą być: Połączyć kolumna, jeśli często musisz sprawdzać linki, a Pliki i multimedia kolumna, jeśli potrzebujesz odwołać się do załączników lub notatek, lub Utworzono czas kolumnę, jeśli chcesz w szybki sposób sprawdzić, kiedy utworzyłeś zadanie.

Tworząc kolumny, pomyśl tylko o typach informacji, do których często musisz się odwoływać podczas pracy. Aby uniknąć zaśmiecania stołu, możesz uzupełnić dodatkowe informacje, klikając stronę zadania.

Jak przenieść zadania w Notion

Gdy będziesz gotowy do podjęcia zadania z zaległości, możesz przenieść je na swoją aktualną listę rzeczy do zrobienia na dwa sposoby. Jednym ze sposobów jest kliknięcie wiersza prawym przyciskiem myszy i wybranie Przenieś do. Stamtąd wybierasz stronę z listy opcji, która zostanie przeniesiona. Możesz go znaleźć na dole swojej strony, gdzie możesz go przeciągnąć i upuścić w dowolnym miejscu.

Innym sposobem przenoszenia elementów z zaległości jest przeciąganie ich i upuszczanie bezpośrednio z tabeli na pasek boczny, najeżdżając kursorem na stronę, na której mają się znaleźć. Podobnie jak pierwsza metoda, pojawi się również na dole strony.

Jeśli używasz bazy danych dla swojej listy rzeczy do zrobienia, a właściwości są zgodne, informacje będą wyglądać tak samo po przeniesieniu zadania na miejsce.

Liczba zadań, które przeniesiesz, zależy od Ciebie, jednak jeśli szukasz sugestii, Metoda Ivy Lee wykorzystuje sześć zadań dziennie. Ważną rzeczą do zapamiętania jest unikanie umieszczania większej liczby pozycji na liście po zaznaczeniu wszystkiego.

Skróć swoją codzienną listę rzeczy do zrobienia za pomocą Notion

Zaległości pomagają utrzymać porządek i aktualność codziennej listy rzeczy do zrobienia. Korzystając z jednej, możesz bardziej świadomie wybierać zadania i możesz zachować krótszą codzienną listę bez poczucia, że ​​coś zapominasz.

Dlaczego nie spróbować z aktualną listą rzeczy do zrobienia, aby sprawdzić, czy to działa dla Ciebie?

Jak nakreślić przepływ pracy w Notion

Czytaj dalej

O autorze