Jak dodać lub usunąć podpis cyfrowy w plikach pakietu Microsoft Office

Wszyscy podpisujemy dokumenty w różnych celach, takich jak pisma urzędowe, umowy najmu mieszkania, dokumenty projektów do udostępnienia współpracownikom, wnioski kredytowe.

Jednak prostsze i często bezpieczniejsze jest umieszczanie podpisów na dokumentach, jeśli są one wykonywane cyfrowo. Pliki Microsoft Office, takie jak Word, Excel i PowerPoint, umożliwiają łatwe dodawanie podpisów cyfrowych. Zobaczmy, jak to się robi.

Co to jest podpis cyfrowy i dlaczego warto go dodać?

Podpis cyfrowy to rodzaj podpisu elektronicznego, który służy do sprawdzania autentyczności i integralności informacji cyfrowych, takich jak wiadomości e-mail, transakcje kartą kredytową i dokumenty. Pliki Microsoft Word i Excel mogą być podpisywane cyfrowo i istnieje wiele sposobów podpisywania plików PDF też.

Jeśli podpisujesz dokument cyfrowo, potwierdzi to, że informacje zawarte w dokumencie pochodzą od Ciebie i nie zostały zmienione od czasu jego podpisania. Jest to więc jak wirtualny odcisk palca lub elektroniczna reprezentacja Twojego odręcznego podpisu.

Chociaż jest ich wiele aplikacje do podpisywania dokumentów onlineMicrosoft Office umożliwia tworzenie podpisów cyfrowych w plikach Word, Excel i PowerPoint. Nie musisz robić wydruku dokumentu, podpisywać się długopisem, a następnie skanować i wysyłać. Możesz po prostu utworzyć podpis cyfrowy w pliku pakietu Office i wysłać go pocztą e-mail.

Dodanie podpisu cyfrowego pomaga uczynić dokument autentycznym i oficjalnym. Zapewnia również niezaprzeczalność, co oznacza, że ​​udowadnia wszystkim stronom pochodzenie podpisanej treści.

Ponadto, według Microsoft, podpisy w plikach Microsoft Word, Microsoft Excel czy Microsoft PowerPoint, które są oznaczone znacznikiem czasu przez bezpieczny serwer znaczników czasu, w pewnych okolicznościach mają ważność a notarialne.

Jak zrobić oficjalny podpis cyfrowy

Aby potwierdzić swoją tożsamość i uczynić ją oficjalnym, musisz mieć certyfikat podpisu cyfrowego. Gdy wysyłasz podpisany cyfrowo plik pakietu Microsoft Office, certyfikat cyfrowy jest do niego dołączany wraz z kluczem publicznym.

Certyfikaty cyfrowe są wydawane przez urząd certyfikacji (CA). Certyfikat jest zwykle ważny przez rok, po czym sygnatariusz musi odnowić lub uzyskać nowy certyfikat podpisywania, aby ustalić tożsamość.

Jeśli nie chcesz kupować certyfikatu lub chcesz od razu podpisać dokument, możesz również utworzyć swój certyfikat. W systemie Windows proces tworzenia certyfikatu zależy od używanej wersji systemu Windows — Windows 10, 8, 7, Vista lub XP.

Aby dowiedzieć się więcej o usługach certyfikatów cyfrowych lub instrukcje dotyczące tworzenia certyfikatu, odwiedź ta strona pomocy technicznej firmy Microsoft.

Jak dodać podpis cyfrowy do pliku Microsoft Office

Podpisy cyfrowe można dodawać do plików programów Word, Excel i PowerPoint. Aby dodać podpis cyfrowy, musisz mieć otwarty plik dokumentu Word lub arkusz Excel. Proces w programach Word i Excel jest podobny, więc przyjrzyjmy się, jak dodać podpis cyfrowy do pliku programu Word.

1. Na przykład w otwartym pliku Word na końcu, na którym podpisujesz dokument, umieść wskaźnik w miejscu, w którym chcesz utworzyć podpis cyfrowy.
2. Kliknij na Wstawić patka. Lista linii podpisu będzie znajdować się w grupie tekstu w prawym górnym rogu.
3. Kliknij Podpis Microsoft Office Linia. Otworzy się karta konfiguracji podpisu, w której możesz wypełnić kilka pól.
4. Dodaj odpowiednie informacje w oknie dialogowym Konfiguracja podpisu: Sugerowana osoba podpisująca: (to byłoby twoje imię), Tytuł podpisującego: (Twoje oznaczenie) i Adres e-mail sygnatariusza: (Twój adres e-mail, jeśli chcesz go podać).
5. Pod instrukcjami dla osoby podpisującej będzie instrukcja domyślna: Przed podpisaniem tego dokumentu sprawdź, czy treść, którą podpisujesz, jest poprawna. Tę instrukcję można zmienić, a poniżej pojawią się dwie opcje, które można ustawić, zaznaczając pola wyboru: Zezwól podpisującemu na dodawanie komentarzy w oknie dialogowym Podpisz i Pokaż datę podpisania w podpisie linia.
6. Po wypełnieniu swoich danych kliknij ok. Będziesz teraz mógł zobaczyć linię podpisu z Twoim imieniem i tytułem poniżej.

Zobaczmy teraz, jak dodać podpis w wierszu podpisu.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiersz podpisu w pliku. Następnie wybierz Podpisać z menu.
2. Swój podpis możesz dodać na trzy sposoby:
   • Jeśli chcesz dodać swój wydrukowany znak, po prostu wpisz swoje imię w pobliżu x symbol.
   • Jeśli masz zdjęcie swojego podpisu, kliknij Wybierz obraz podpisu tab i kliknij Wybierz obraz— otworzy się Eksplorator plików i możesz dodać obraz swojego podpisu, przeglądając komputer.
   • Po trzecie, jeśli masz tablet PC, możesz również dodać odręczny podpis, podpisując obok x w wierszu podpisu.
3. Możesz również dodać szczegóły dotyczące osoby podpisującej (którą będziesz Ty), takie jak Twoja rola i adres miejsca produkcji, klikając przycisk Detale przycisk.
4. Następnie na końcu kliknij Podpisać na dnie.
5. Otrzymasz monit o potwierdzenie podpisu. Następnie Twój podpis pojawi się w wierszu podpisu w Twoim dokumencie. Teraz możesz wysłać swój podpisany cyfrowo dokument.

Jak usunąć podpis cyfrowy

Usunięcie podpisu cyfrowego to kwestia kilku kliknięć.

1. Otwórz plik Microsoft Word lub Excel z podpisem cyfrowym.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy Linia podpisu.
3. Kliknij Usuń podpis. Pojawi się monit z prośbą o potwierdzenie usunięcia podpisu.

Twój podpis cyfrowy zostanie usunięty z dokumentu. Edycja dokumentu spowoduje również usunięcie z niego podpisów.

Jak dodać lub usunąć niewidoczny podpis cyfrowy

W przeciwieństwie do widocznego podpisu, niewidoczny podpis cyfrowy nie dodaje żadnych znaków ani tekstu w dokumencie. Zamiast tego niewidoczny podpis dodaje tylko metadane do pliku dokumentu, aby zapewnić autentyczność dokumentu bez zmiany jego zawartości.

Możesz dodać niewidoczny podpis cyfrowy do pliku pakietu Microsoft Office, wykonując następujące czynności:

1. Otwórz dokument Word, Excel lub PowerPoint i kliknij Plik. ten Informacje sekcja zostanie otwarta.
2. Wybierz Chroń dokument.
3. Następnie z menu rozwijanego wybierz Dodaj podpis cyfrowy.
4. Otworzy się okno podpisu cyfrowego. Wpisz cel podpisania dokumentu w oknie dialogowym.
5. Następnie kliknij Podpisać.
6. ten Informacje sekcja pokaże, że dokument został podpisany i oznaczony jako ostateczny.

Gdy plik zostanie podpisany cyfrowo, stanie się dokumentem tylko do odczytu, aby zapobiec dalszym zmianom.

Usunięcie niewidocznego podpisu cyfrowego jest również łatwe.

1. Otwórz plik z niewidocznym podpisem cyfrowym. Zobaczysz dwie wiadomości na górze — jedną, że dokument jest oznaczony jako ostateczny, a drugą, że dokument zawiera prawidłowe podpisy.
2. Na drugim Podpisy wiersz wiadomości, kliknij Wyświetl podpisy. ten Podpisy okienko otworzy się po prawej stronie dokumentu.
3. Kliknij strzałka obok nazwy podpisu.
4. Następnie kliknij Usuń podpis z menu rozwijanego.
5. Na koniec kliknij TAk w wyświetlonym monicie. A Twój niewidoczny podpis cyfrowy zostanie usunięty.

Nadaj swoim dokumentom biurowym autentyczność i bezpieczeństwo za pomocą podpisu cyfrowego

Podpisy cyfrowe dodają Twoim dokumentom warstwę zaufania i autentyczności. Wzbudza zaufanie współpracowników i odbiorców Twoich dokumentów.

Co więcej, masz pewność, że Twoje dokumenty są bezpieczne i nie można ich manipulować. Ułatw i zabezpiecz swoje oficjalne i osobiste transakcje, dodając podpisy cyfrowe do plików pakietu Microsoft Office.

Jak cyfrowo podpisać dokument Microsoft Word

Czytaj dalej

O autorze