Jak utrzymać efektywny harmonogram tworzenia kopii zapasowych (i dlaczego powinieneś)

Każdy jest narażony na nieodwracalną utratę ważnych plików i folderów, jeśli nie wykona kopii zapasowej swoich danych. W przypadku osób fizycznych utrata zdjęć, plików wideo i dokumentów może prowadzić do frustracji, niedogodności, a nawet bankructwa.

Jednak lęku przed utratą danych można uniknąć, opracowując i utrzymując dokładną strategię planowania. Podstawowym celem planowania tworzenia kopii zapasowych jest ustalenie ram czasowych na tworzenie kopii zapasowych danych, baz danych lub całych systemów.

Dlaczego więc potrzebujesz kopii zapasowych danych? A jak skutecznie zarządzać harmonogramem wykonywania kopii zapasowych?

Dlaczego musisz wykonać kopię zapasową swoich danych

Rozważ zagrożenia dla poufnych danych, od awarii sprzętu, przez skradzione komputery, po oprogramowanie ransomware. Utrata danych może zakłócić produktywność i sparaliżować działalność biznesową. Oto główne powody utrzymywania kopii zapasowych danych.

Zapobiegaj utracie danych

Najbardziej oczywistym powodem tworzenia kopii zapasowych danych jest zapisanie kluczowych plików na wypadek utraty danych. Awaria dysku twardego i awarie systemu nie są rzadkością.

W przypadku osób fizycznych kopie zapasowe są szczególnie ważne w przypadku odzyskiwania danych z uszkodzonego systemu operacyjnego (OS). Niektóre systemy operacyjne zawodzą z powodu niewłaściwej alokacji miejsca w pamięci, uszkodzenia oprogramowania lub wielu błędów aplikacji, które kumulują się w czasie. Posiadanie kopii zapasowych pozwala szybko odzyskać określone pliki lub cały system.

Ciągłości działania

Wielu właścicieli małych firm polega na komputerach do wykonywania krytycznych operacji, takich jak zasoby ludzkie, finanse i marketing. Jeśli tacy właściciele nie utworzą kopii zapasowych plików zawierających kluczowe informacje, ryzykują uszkodzeniem swojej firmy, być może aż do zamknięcia drzwi na dobre.

Utrata danych może nastąpić z powodu błędu ludzkiego, fizycznej kradzieży, a nawet awarii sprzętu spowodowanej atakami ransomware. Kopie zapasowe umożliwiają szybkie wznowienie produktywności w przypadku utraty danych.

Przewaga konkurencyjna

Naruszenia danych wpływają na relacje z interesariuszami i zmniejszają zaufanie do samej firmy. Klienci, pracownicy, akcjonariusze i inwestorzy ufają, że firmy będą przechowywać wiele danych na ich temat. Posiadanie niezawodnych i bezpiecznych kopii zapasowych danych sprawia, że ​​ludzie chcą z Tobą współpracować.

Posiadanie solidnego planu tworzenia kopii zapasowych oznacza, że ​​Twoje drzwi pozostają otwarte dla interesariuszy, którzy kiedyś byli częścią konkurencyjnych firm, które nie były w stanie przetrwać zakłócającego wydarzenia, takiego jak wyciek danych.

Audyty, podatki i archiwa

Przedsiębiorcy są zobowiązani do zgłaszania i odtwarzania danych regulacyjnych dla celów podatkowych. Tworząc kopie zapasowe informacji finansowych i regulacyjnych, będziesz mógł pokazywać swoje księgi audytorom i organom podatkowym nawet po utracie danych.

Jednym z głównych powodów tworzenia kopii zapasowych danych jest posiadanie bezpiecznego archiwum najważniejszych informacji. W zależności od wykonywanego zawodu możesz być zobowiązany do prowadzenia dokumentacji przez wiele lat. Na przykład prowadzenie dokładnych rejestrów może sprawić, że będziesz bardzo popularny wśród osób z sektora opieki zdrowotnej, prawa i finansów.

Unikaj dodatkowej pracy

Kopia zapasowa danych zapobiega ponownemu wykonywaniu zadań po utracie danych. Niezależnie od tego, czy chcesz odtworzyć arkusze kalkulacyjne, czy ponownie skonfigurować systemy, po utracie danych będziesz mieć dużo pracy do wykonania.

Kiedy możesz napraw martwy dysk twardy, aby odzyskać dane, nie ma gwarancji, że proces się powiedzie. Pamiętaj, że będziesz musiał wszystko przerobić w przypadku ogromnych strat, a niewielu może to przetrwać.

Wskazówki dotyczące utrzymywania kopii zapasowych

Utrata godzin pracy z powodu awarii systemu lub innej katastrofy to coś, czego można uniknąć, tworząc i utrzymując kopie zapasowe. Oto lista rzeczy, które możesz zrobić, aby utrzymać swoje dane w dobrym stanie.

Zaszyfruj wszystko

Nie chcesz, aby poufne dane, takie jak dane pracowników i informacje o klientach, wyciekły w przypadku zhakowania Twojej sieci lub dostawcy chmury.

ten najbezpieczniejsi dostawcy usług przechowywania w chmurze oferować jakąś formę szyfrowania, aby zapewnić, że dane opuszczające komputer są zaszyfrowane. W ten sposób, nawet jeśli atakujący uzyskają dostęp do Twoich danych, nie będą mogli ich odszyfrować bez Twoich kluczy.

Zaplanuj częste kopie zapasowe

Pamiętaj, że istnieje ryzyko utraty danych wprowadzonych lub zmienionych od czasu ostatniej kopii zapasowej. Wdrażając częste i regularne kopie zapasowe, możesz uniknąć utraty ogromnych ilości danych w przypadku katastrofy. Aby upewnić się, że nie przegapisz tworzenia kopii zapasowych danych, rozważ zautomatyzowanie procesu tworzenia kopii zapasowych, zwłaszcza jeśli korzystasz z usługi w chmurze.

Każda kopia zapasowa wymaga jakiegoś nośnika kopii zapasowej. Na przykład kopie zapasowe dysków używają dysków, kopie zapasowe taśm używają taśm, a kopie zapasowe w chmurze używają dysków do buforowania. Nośniki pamięci masowej nie są jednak wieczne, dlatego ważne jest, aby mieć reguły określające oczekiwaną żywotność taśm i dysków do kopii zapasowych.

Odłącz fizyczne kopie zapasowe

Jest to ważne w walce z ransomware (choć nie jest niezawodne). Jeśli ty wykonać kopię zapasową informacji za pomocą urządzenia zewnętrznego, musisz go odłączyć po każdej kopii zapasowej. Dzieje się tak dlatego, że jeśli cyberprzestępcy zainfekują twój główny system, a dysk zewnętrzny jest nadal podłączony, mogą go również zaszyfrować, czyniąc go całkowicie nieskutecznym. Przynajmniej przechowując swoje dane w innym miejscu, zapewniasz, że kolejna kopia jest zabezpieczona przed potencjalną infekcją ransomware.

Organizuj i oznaczaj konsekwentnie

Jeśli tworzysz kopię zapasową danych przy użyciu wielu urządzeń, chcesz wiedzieć, które archiwum pochodzi z jakiego sprzętu. Dlatego tak ważne jest zorganizowanie kopii zapasowych w taki sposób, aby można je było łatwo znaleźć w dowolnym momencie. Jeśli pracujesz z zespołem i używasz dostawcy bezpłatnych usług przechowywania w chmurze podobnie jak Dropbox i Dysk Google, najlepiej byłoby mieć spójny standard organizacji i nazewnictwa w całym systemie.

Testuj kopie zapasowe

Kopie zapasowe mogą się nie powieść. Błędy konfiguracji mogą uniemożliwić tworzenie kopii zapasowych lub nawet odzyskiwanie ważnych danych. Każda minuta, w której Twoje dane są niedostępne, może kosztować Cię pieniądze, co jest dobrym powodem do zaplanowania regularnych testów kopii zapasowych.

Okresowe ćwiczenie odzyskiwania po awarii dla osób fizycznych polega na wykonaniu kopii zapasowej i ponownym załadowaniu jej do komputera, aby upewnić się, że działa. Jeśli do przechowywania danych korzystasz z usług firmy zewnętrznej, upewnij się, że umowa wymaga od usługodawcy sprawdzenia czytelności kopii zapasowych danych.

Kiedy jest najlepszy czas na regularne tworzenie kopii zapasowych?

Tworzenie kopii zapasowych danych nie jest czymś, co robisz raz w roku i o czym zapominasz. Aby uzyskać najlepsze wyniki, regularnie i konsekwentnie wykonuj kopie zapasowe, aby zminimalizować ilość danych utraconych między kopiami zapasowymi. Im dłużej trwa tworzenie kopii zapasowych, tym większe ryzyko utraty danych kiedy się z nich regenerujesz.

Ramy czasowe tworzenia kopii zapasowych zależą od urządzenia, którego kopia zapasowa jest tworzona, niezależnie od tego, czy jest to urządzenie osobiste, czy firmowe, oraz pory dnia wykonywania kopii zapasowych.

Jeśli często korzystasz z komputera (tj. spędzasz ponad 10 godzin tygodniowo na komputerze), powinieneś co tydzień tworzyć kopie zapasowe swoich danych. Okazjonalni użytkownicy komputerów PC (ci, którzy spędzają pięć godzin lub mniej) powinni podobnie wykonywać dane z powrotem co najmniej raz w tygodniu. Jeśli jednak posiadasz sklep e-commerce, wykonywanie codziennych kopii zapasowych byłoby idealne.

W przypadku organizacji idealny czas na wykonanie danych to czas poza godzinami pracy, ponieważ często jest to czas, w którym najmniej osób korzysta z danych. Jeśli potrzebujesz większego okna na tworzenie kopii zapasowych, około 19:00 to dobry czas na rozpoczęcie.

Inne idealne ramy czasowe do tworzenia kopii zapasowych danych obejmują brak innych kopii zapasowych oraz najmniejsze zużycie pamięci i dysku.

Jak trzymać się czasochłonnego harmonogramu?

Po wybraniu terminów możesz wybrać najlepszy sposób wykonywania kopii zapasowych danych. Na przykład automatyzacja może być idealnym wyborem w przypadku dużych i częstych kopii zapasowych.

Najlepiej byłoby również zastanowić się, które dane wymagają kopii zapasowej, a które nie. Tworzenie kopii zapasowych wszystkich plików przez cały czas może nie być dobrym pomysłem. Nie oznacza to, że nie powinieneś tworzyć kopii zapasowej wszystkiego, ale powinieneś priorytetowo tworzyć kopie zapasowe kluczowych plików i często zmienianych folderów.

Poufne pliki, takie jak umowy biznesowe, dane finansowe i informacje umożliwiające identyfikację, powinny być traktowane priorytetowo i odpowiednio archiwizowane. Aby zaoszczędzić czas i miejsce na serwerze, możesz zignorować mniej ważne dane (takie jak zrzuty ekranu już przesłane do sieci).

Jeśli pracujesz z dużym zespołem, Twoja strategia tworzenia kopii zapasowych powinna również uwzględniać, kto jest odpowiedzialny za wykonywanie kopii zapasowych. Należy również wymienić osoby odpowiedzialne za monitorowanie powodzenia kopii zapasowych.

Utwórz kopię zapasową danych, aby zapobiec utracie danych

Tworzenie kopii zapasowych wszystkich danych to jeden z najlepszych sposobów zapobiegania utracie danych. Kopie zapasowe mogą chronić Cię przed przypadkowym lub celowym usunięciem danych, awariami dysku twardego i atakami ransomware.

Kopie zapasowe zapewniają bezpieczeństwo poufnych danych osobowych i organizacyjnych oraz zapewniają spokój Tobie i Twoim klientom. Zasadniczo twórz kopie zapasowe wszystkiego, co uważasz za ważne, regularnie i tak szybko, jak to możliwe.

7 najlepszych usług tworzenia kopii zapasowych online zapewniających bezpieczeństwo danych

Czytaj dalej

O autorze