8 narzędzi usprawniających procesy pracy zdalnej

Prowadzenie zdalnej firmy bez siedziby, elastycznych harmonogramów i możliwości wyjazdu w dowolne miejsce na świecie podczas pracy jest ekscytujące. Jednak może to być również zniechęcające i wymagające dużo pracy.

Dobrą rzeczą jest to, że technologia jest po twojej stronie. Istnieje wiele programów, których możesz użyć, aby zwiększyć wydajność, uporządkować przepływy pracy, usprawnić procesy i usprawnić współpracę w zespole.

Ta lista nie jest wyczerpująca, ale oto niektóre z narzędzi, których możesz zacząć używać w swojej zdalnej firmie.

1. Systemy śledzenia kandydatów

Niezależnie od tego, czy jesteś startupem, czy dużą firmą, możesz skorzystać z systemu śledzenia kandydatów (ATS). Te programy pozwalają znaleźć wszystkie ważne informacje o kandydatach — od ich wiadomości e-mail, rozmów kwalifikacyjnych, harmonogramów i odpowiednich danych — wszystko w jednym miejscu.

ATS sprawia, że ​​rekrutacja i zatrudnianie jest dziecinnie proste, wykorzystując sztuczną inteligencję do sprawdzania kandydatów, oszczędzając dużo czasu na ręcznym odsiewaniu kandydatów, którzy nie pasują do wymagań. Pomagają również znaleźć najlepszych kandydatów, oceniając ich na podstawie ich umiejętności i doświadczenia. Niektóre z najczęściej używanych ATS to

Dzień roboczy oraz Szklarnia.

W erze cyfrowej, w której szerzą się fałszywe certyfikaty i fałszywe tożsamości, kontrole przeszłości są niezbędne do utrzymania bezpiecznego miejsca pracy zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Narzędzia do sprawdzania w tle, takie jak Goodhire oraz czekr są również niezbędne do weryfikacji informacji, którymi podzielili się z nimi potencjalni kandydaci.

Narzędzia te są zgodne z wymogami prawnymi i zapewniają firmom własny pulpit nawigacyjny, który pomaga im zarządzać i śledzić wyniki kontroli przeszłości. Większość z tych narzędzi integruje się również z ATS i innymi głównymi platformami HR.

3. Oprogramowanie do zarządzania projektami

Zarządzanie zdalnymi zespołami może być wyzwaniem. Oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia łatwy sposób organizowania przepływów pracy, śledzenia postępów indywidualnych i zespołowych, rozwijania projektów i uzyskiwania wglądu w postępy zespołu.

Jeśli kierujesz globalnym zespołem, korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Asany lub Kliknij w górę może Ci pomóc zaoszczędzić dużo czasu komunikować się i współpracować z Twoim zespołem. Narzędzia te ułatwiają bezproblemową współpracę członków zespołu na platformie — bez potrzeby wysyłania e-maili i niepotrzebnych spotkań!

4. Oprogramowanie do podpisu elektronicznego

Prowadzenie zdalnej firmy nie oznacza, że ​​możesz pominąć ważne procesy, takie jak podpisywanie dokumentów i umów. Zdalna konfiguracja może sprawić, że podpisywanie poufnych dokumentów będzie wyzwaniem.

Nikt nie chce udostępniać swoich podpisów elektronicznych bez uprzedniego upewnienia się, że platforma jest bezpieczna. Dobrą rzeczą jest to, że narzędzia lubią Pandadoc oraz DocuSign polegają na tym, że ułatwiają dystrybucję i zbieranie poufnych dokumentów wraz z podpisami elektronicznymi. Jest mnóstwo inne aplikacje do podpisywania dokumentów online tam, które możesz sprawdzić.

Podpisy elektroniczne są uznawane za równoważne z podpisami tradycyjnymi. Są one prawnie wiążące, jeśli strony pozwalają na bezpieczne przesyłanie plików i podpisywanie dokumentów cyfrowych. Jednakże, legalność podpisów elektronicznych różni się w zależności od tego, gdzie jesteś na świecie.

5. Wiki

Rozpowszechnianie informacji i szkolenia mogą być trudne podczas prowadzenia firmy zdalnej. Biznesowa wiki służy jako centralne repozytorium lub baza danych wiedzy.

Daje każdemu dostęp do dokumentów i ważnych procesów w obiegach pracy pracowników. Są one łatwo dostępne, edytowane i udostępniane, dzięki czemu pracownicy zdalni są na bieżąco ze zmianami, aktualizacjami i nowymi zasadami w pracy.

Ułatwia on wdrażanie, umożliwiając nowym pracownikom poruszanie się po firmie. Ułatwia pracę zdalną, służąc jak przewodnik, w którym mogą zapoznać się z procesami firmy. Niektóre wiki, które możesz rozważyć, to XWiki oraz SlimWiki. Jest wiele innych strony internetowe, które pomogą Ci stworzyć własną Wiki.

6. Oprogramowanie do rozpoznawania pracowników

Ze względu na ograniczoną interakcję i wsparcie wielu pracowników zdalnych często czuje się odizolowanych i niewidocznych. Wiele badań pokazuje, że uznanie i odpowiednia informacja zwrotna na czas nie tylko zwiększa wydajność ludzi, ale także poprawia retencję i satysfakcję z pracy.

Platformy takie jak Motywacja daj członkom zespołu możliwość poznawania innych członków zespołu, doceniania się nawzajem i podkreślania ich zwycięstw, przyznawania bonusów punktowych oraz tworzenia niestandardowych nagród i odznak, o które zespoły mogą dążyć.

Motivosity pozwala członkom zespołu rozdawać dolary Motivosity, które pracownicy mogą wykorzystać na zakup kart podarunkowych, rezerwację lotów lub przekazanie darowizny na cele charytatywne. Inne alternatywy dla Motivosity obejmują Premia oraz Sława.

7. Aplikacje do komunikacji biznesowej

Praca zdalna nie będzie latać bez platformy, która połączy zespół. Chociaż zespoły mogą nadal korzystać z poczty e-mail, jest to obszerne, czasochłonne i niezorganizowane. Aplikacje do komunikacji biznesowej, takie jak Luźny pozwalają łączyć się z każdym indywidualnie lub w grupach.

Możesz również integruj inne aplikacje w Slacku aby zwiększyć jego funkcjonalność i usprawnić procesy w aplikacjach. Na przykład możesz połączyć swoją Asanę ze Slackiem lub użyć Giphy w Slacku, jeśli chcesz urozmaicić swoje rozmowy. Inne aplikacje podobne do Slacka to Czat w miejscu pracy lub Zespoły Microsoft.

8. Oprogramowanie do planowania

Planowanie to kolejna praca, która zajmuje każdemu czas, niezależnie od tego, czy jest to zdalne, czy nie. Jednak dodatkową komplikacją w większości pracy zdalnej są różnice w strefach czasowych. Co więcej, wielu pracowników zdalnych musi żonglować więcej niż jedną pracą, co znacznie utrudnia planowanie połączeń.

Platformy do planowania, takie jak Calendly integruje się z Twoimi kalendarzami i eliminuje konieczność szukania najlepszego czasu dla obu stron. Tymczasem aplikacje takie jak GoReminders pozwalają zautomatyzować wiadomości tekstowe, dzięki czemu możesz wysyłać automatyczne wiadomości przypominające o spotkaniach do swojego zespołu lub klientów.

Gwarantuje to, że ludzie pojawią się na spotkaniu, zapobiegając marnowaniu czasu i pieniędzy na czekanie na ich pojawienie się.

Wykorzystaj technologię, aby podnieść poziom swojej zdalnej działalności

Praca zdalna ma wiele zalet. Jednak prowadzenie może być trudne, zwłaszcza jeśli planujesz robić rzeczy w tradycyjny sposób. Nie tylko będziesz miał więcej papierkowej roboty, ale ciężko, a nawet nie da się dobrze komunikować i śledzić postępów projektów bez pomocy narzędzi.

Ulepsz swoją grę dzięki oprogramowaniu i narzędziom, które mogą przyspieszyć i usprawnić procesy pracy zdalnej oraz pomóc zespołowi osiągnąć lepszą kulturę pracy w Twojej firmie.

8 wskazówek, jak stworzyć wydajne środowisko pracy zdalnej

Czytaj dalej

O autorze