Jak korzystać z blokowania czasu, aby ograniczyć rozpraszające e-maile i wiadomości?

Skuteczna komunikacja jest ważna w miejscu pracy, ale czasami może rozpraszać uwagę, gdy próbujesz się skoncentrować. Łatwo jest pomyśleć, że na każdy e-mail lub wiadomość musimy odpowiadać natychmiast, co czasami zamienia się w pełną rozmowę, na którą tak naprawdę nie masz czasu.

W tym artykule pokażemy Ci, w jaki sposób możesz zablokować komunikację w czasie, aby pomóc Ci skupić się na zadaniu.

1. Czas blokowania skrzynki odbiorczej

Jeśli stale klikasz w skrzynce odbiorczej za każdym razem, gdy otrzymujesz wiadomość e-mail, niewiele zrobisz. Nie tylko poświęcasz czas na przeczytanie wiadomości e-mail i ewentualnie odpowiadasz na nią, ale także poświęcasz czas na ponowne skupienie się.

Możesz dać czas na zablokowanie próby.

Ideą blokowania skrzynki odbiorczej na czas jest sprawdzanie wiadomości e-mail tylko w wyznaczonych przedziałach czasowych w ciągu dnia. W ten sposób możesz skoncentrować się na zadaniu przez dłuższy czas z minimalnymi przerwami.

Chociaż nadal możesz chcieć zerknąć na nadawcę i wiersz tematu w powiadomieniu, aby nie przegapić niczego ważnego, nie podejmujesz żadnych działań i od razu przeskakujesz do skrzynki odbiorczej. Twój umysł pozostaje na zadaniu, ponieważ wiesz, że później dostaniesz się do wiadomości e-mail — chyba że jest to pilne i musisz poświęcić mu swoją uwagę.

Kiedy przyzwyczaisz się do rutyny nieotwierania i nie odpowiadania natychmiast, Twoi klienci lub współpracownicy również się do tego przyzwyczają. W rzeczywistości możesz nawet udzielić lepszych odpowiedzi, ponieważ skupisz się na komunikacji, a nie na śpieszeniu się z powrotem do przedmiotu, nad którym pracujesz.

Proponujemy, aby każdą wizytę w skrzynce odbiorczej rozpocząć, sprawdzając najpierw starsze wiadomości. Wszystko, co jest śmieciem lub śmieciem, zajmij się od razu. Jeśli nie wymaga odpowiedzi, zapisz wszystkie czynności do wykonania i zapisz je.

Jeśli nadawca potrzebuje tylko szybkiej odpowiedzi, równie dobrze możesz mu odpowiedzieć, gdy tam jesteś, ale jeśli potrzebuje odpowiedź, która potrwa dłużej niż czas, który zarezerwowałeś, oflaguj e-mail lub utwórz przypomnienie, aby do niego wrócić później. Celem, o którym należy pamiętać, jest: zachowaj swoją skrzynkę odbiorczą na zero nieprzeczytanych wiadomości i unikaj dwukrotnego radzenia sobie z tym samym e-mailem.

Kiedy blokujesz swoją skrzynkę odbiorczą, warto również wziąć pod uwagę czas i częstotliwość. Będzie się to różnić w zależności od osoby w zależności od liczby e-maili, pełnionej roli i harmonogramu.

2. Czas blokowania skrzynki nadawczej

W przypadku e-maili, które wymagają dłuższej odpowiedzi lub takich, które musisz wysłać sam, zablokuj czas na to, zamiast spędzać sporą część produktywnego czasu w skrzynce nadawczej. To wymaga trochę praktyki, ale jeśli tak precyzyjne w Twoich e-mailach, poświęcisz też mniej czasu na ich pisanie.

Rozpocznij każdą sesję w skrzynce nadawczej od zajęcia się najważniejszymi wiadomościami, a gdy minie czas, skup się na innych zadaniach. To, że możesz komuś odpowiedzieć od razu, nie oznacza, że ​​zawsze musisz. Oczywiście są wyjątki, ale skoncentrowanie się na reagowaniu na mniej pilne wiadomości sumuje się.

Należy również rozważyć, czy wiadomość w ogóle wymaga odpowiedzi. Łatwo jest poczuć się zobowiązanym do udzielenia odpowiedzi, ale jeśli nadawca tak naprawdę o nic Cię nie pyta lub nie wymaga Twojego wkładu, proste podziękowanie może załatwić sprawę w zależności od tego, kto go wysłał.

To, czy odpowiesz na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, czy nie, jest kwestią etykiety w miejscu pracy i relacji z nadawcą. Niektórzy woleliby nie otrzymać odpowiedzi niż otworzyć dwuwyrazową wiadomość z podziękowaniem, inni mogą docenić tę notatkę.

3. Przełączanie wiadomości na limit czasu

Przeczytanie wiadomości i udzielenie odpowiedzi nie zajmuje tyle czasu, co e-maili — zwłaszcza, że ​​bardziej akceptowalne jest odpowiadanie jednym słowem lub strategicznym emoji, a nawet GIF-em. Jednak sumują się.

Umieszczenie komunikatora w harmonogramie może pomóc w ograniczeniu przerw. Czas blokowania wiadomości różni się nieco od wiadomości e-mail, ponieważ nie są one czymś, na co odpowiedź zajmie dużo czasu. Zamiast tego możesz chcieć zablokować czas na skupienie się na swoich zadaniach i pozwolić przychodzącym wiadomościom czekać na zakończenie sesji.

Jeśli korzystasz ze Slacka, możesz pokazać, że się na tym koncentrujesz używanie statusu Slack zamiast drzemki, jeśli nadal chcesz mieć oko na powiadomienia. Jeśli jednak korzystasz z funkcji drzemki, ludzie i tak mogą wysłać wiadomość, informując Cię, że jest pilna.

Jeśli wysyłasz wiadomość do współpracownika i zauważysz, że rozmowa się przeciąga, możesz poprosić współpracownika, aby zadzwonił do Ciebie w celu uzyskania wyjaśnień, ponieważ rozmowa przez telefon może być szybsza.

4. Wyznaczanie granic dla komunikacji elektronicznej

Przede wszystkim nie jest to ulubione przypomnienie dla wszystkich, ale zauważysz wzrost produktywność, jeśli zaoszczędzisz sprawdzanie wiadomości osobistych, dopóki nie zrobisz sobie przerwy lub nie zrobisz czegoś przestój.

Zarówno telefony Apple, jak i Android mają wysoce konfigurowalne ustawienia ostrości, które mogą Ci w tym pomóc, umożliwiając wyciszenie niektórych aplikacji po włączeniu, aby nie przeszkadzać. W ten sposób możesz wyciszyć aplikacje i SMS-y, które mogą Cię rozpraszać, ale nie przerywaj połączeń, jeśli ktoś będzie musiał się z Tobą skontaktować.

Możesz również znaleźć podobne ustawienia na swoim komputerze. Na przykład Powiadomienia panel w iOS Preferencje systemu pozwala zaplanować tryb „nie przeszkadzać” oraz włączać i wyłączać aplikacje.

Oczywiście niektóre osoby i sytuacje będą wymagały Twojej natychmiastowej uwagi, ale niektóre rzeczy mogą poczekać, aż skończy się Twoja sesja produktywności, abyś mógł się nimi zająć. Będzie się to różnić w zależności od osoby, ale spróbuj wymyślić własny zestaw zasad dotyczących tego, komu i na czym pozwolisz przełamać koncentrację.

Ogranicz rozpraszanie uwagi

Dzięki liczbie e-maili i powiadomień, które otrzymujesz w ciągu dnia, łatwo jest się rozproszyć, próbując się skoncentrować. Jeśli uważasz, że jest to powszechne, daj jedną lub więcej z tych wskazówek i spróbuj sprawdzić, co działa dla Ciebie.

4 najlepsze wskazówki, jak zmniejszyć przeciążenie poczty e-mail

Czytaj dalej

O autorze