5 wskazówek dotyczących pisania długich wiadomości e-mail, które odbiorcy mogą przeczytać

Wysyłanie długich e-maili do klientów i współpracowników jest zazwyczaj niemile widziane. Jednak zdarza się, że wystarczy wysłać obszerną aktualizację lub przegląd.

W takim przypadku będziesz chciał wyświadczyć sobie i odbiorcy przysługę, przechodząc od razu do sedna i upewniając się, że nie muszą przekopywać się przez długie akapity w poszukiwaniu informacji.

W tym artykule omówimy, co czasem możesz wykorzystać, aby Twoje dłuższe e-maile były bardziej czytelne i łatwiejsze do odpowiadania.

1. Użyj punktorów do podsumowania

Jedną z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać podczas pisania długiej wiadomości e-mail, jest to, że odbiorca prawdopodobnie ją przejrzy. W ten sposób mogą przegapić ważne informacje lub pytania, ponieważ było po prostu za dużo do przeczytania.

Pisząc długi e-mail, chcesz mieć pewność, że odbiorca będzie mógł łatwo przejrzeć, a jednocześnie znaleźć najważniejsze informacje — innymi słowy, chcesz być precyzyjny w swoich e-mailach. W ten sposób otrzymają potrzebne informacje, a Ty prawdopodobnie uzyskasz bardziej przemyślaną odpowiedź.

Każda ze wskazówek zawartych w tym artykule pomoże Ci uzyskać bardziej przejrzystą i konkretną wiadomość e-mail — zwłaszcza przy użyciu wypunktowań.

Zapisywanie informacji w formie punktowej nie oznacza, że ​​nie możesz rozmawiać. Możesz znajdować się w innych częściach wiadomości e-mail, takich jak powitanie i podpis. Jednak podsumowanie informacji w punktach pozwoli szybko i skutecznie przekazać wiadomość.

Zamiast uwzględniać każdy szczegół, zidentyfikuj kluczowe informacje z wiadomości i unikaj rozwlekłości. Odbiorca nie potrzebuje gry na każdy temat, potrzebuje tylko głównych punktów.

2. Użyj pogrubienia dla ważnych punktów

Używanie wersalików w wiadomości e-mail nie jest profesjonalne. Możesz jednak dać czytelnikowi skinienie we właściwym kierunku, za pomocą subtelnego pogrubienia. Oczywiście nie chcesz tego robić za wszystko, ale jeśli jest jakaś informacja, którą chcesz upewnić się, że widzą ją jako datę, przypomnienie lub działanie, pogrub ją.

W przykładzie użyto tylko pogrubienia tytułów i dwóch fraz, z których oba nadawca chce czytelnika do podjęcia działań – szukanie dalszych informacji w protokole spotkania i nie zapominanie o spotkanie. Jeśli przegląda e-maile, są bardziej prawdopodobne, że przyciągną jego uwagę, a resztę może przeczytać w kontekście.

Ponieważ jest to tylko subtelna zmiana w tekście, jest mniej prawdopodobne, że odbiorca poczuje się tak, jakbyś krzyczał, tak jak w przypadku wszystkich wersalików.

3. Podziel wiadomość e-mail na tematy za pomocą nagłówków

Dodawanie nagłówków do e-maili może brzmieć trochę jak wysyłanie powieści do odbiorcy, ale nie oznacza to, że pod każdym musi być mnóstwo informacji. Po prostu pomaga im to szybciej przejść przez e-mail, jeśli są jakieś informacje, których szukają, lub muszą odwołać się później.

Pogrubiając nagłówek i stosując podziały wierszy między poszczególnymi sekcjami, możesz umieścić spację między poszczególnymi sekcjami, co ułatwia czytanie — podobnie jak w przypadku każdego innego dokumentu.

Używanie nagłówków jest przydatne, jeśli masz wiele tematów, które chcesz omówić, a które nie wymagają oddzielnych wiadomości e-mail — na przykład dzienny przegląd lub aktualizacja postępów.

4. Użyj innego formatowania cytatów

Jeśli chcesz przekazać informacje dokładnie tak, jak napisał je ktoś inny, wprowadź subtelne zmiany w formatowaniu, aby oddzielić je od własnej narracji. W ten sposób nie ma wątpliwości, gdzie kończy się Twoja wiadomość, a zaczyna druga.

Cudzysłów może oczywiście załatwić sprawę, ale jeśli masz już dużo tekstu przed i po, może to stwórz długi akapit, który jest mniej pożądany do czytania i trudniejszy do wyciągnięcia informacji na pierwszy rzut oka.

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jeśli chodzi o formatowanie tekstu w wiadomościach e-mail, możesz uniknąć używania wielu czcionek i kolorów, ponieważ może to sprawić, że wiadomość e-mail będzie wyglądać nieprofesjonalnie.

5. Zapisz pytania do końca

Czy kiedykolwiek zadałeś wiele pytań w e-mailu i dostałeś odpowiedzi na może połowę? Może się to zdarzyć nawet w przypadku najkrótszych e-maili lub wiadomości.

Postaraj się zapisać swoje pytania do końca, aby były krótkie i na temat. Nie tylko pomoże to czytelnikowi je zobaczyć, ale także nie zapomni o tym, o co prosiłeś po drodze, ponieważ później nie przedstawiasz więcej informacji.

Co więcej, mogą wysłać ci odpowiedź, która jasno odpowiada na pytania w kolejności, w jakiej je zadałeś.

Może to zabrzmieć głupio, ale pomyśl o wszystkich e-mailach, SMS-ach, wiadomościach i mediach cyfrowych, które są Ci prezentowane codziennie. Przeciążenie poczty e-mail łatwo rozprasza się lub sprawić, by jedna informacja wyróżniała się na tle drugiej.

Dodatkowa wskazówka — bądź konkretny w swoim temacie

Ta dodatkowa wskazówka działa ogólnie dla wszystkich e-maili. Będąc specyficzne w twoim temacie, pomagasz odbiorcy na wiele sposobów — będzie wiedział dokładnie, o co chodzi, może nadać mu priorytet i może go później znaleźć, jeśli będzie musiał się do niego odnieść.

Na przykład możesz użyć słów takich jak podejmować właściwe kroki, pytanie, przypomnienie, aktualizacja, lub raport aby poinformować ich o rodzaju wiadomości e-mail. Jeśli chodzi o konkretne spotkanie lub projekt, podaj nazwę. Jeśli jest to cykliczny e-mail, podaj datę.

Wysyłanie e-maila z tematem podejmować właściwe kroki samo w sobie nie sprawia, że ​​brzmi to bardzo klikalnego ani ważnego, zwłaszcza gdy odbiorca może mieć w swojej skrzynce odbiorczej kilka innych e-maili o tym samym tytule.

Możesz nawet poinformować ludzi w temacie, jeśli Twoja wiadomość jest pilna, ale pamiętaj, aby zarezerwować to dla spraw, które faktycznie są.

Komunikacja jest kluczowa

Chociaż niektórzy mogą odradzać wysyłanie długich e-maili, czasami po prostu trzeba. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla swojego odbiorcy, jest trzymanie się tematu i upewnienie się, że może przejrzeć. Pomoże im to nie tylko na początku znaleźć potrzebne informacje, ale także pomoże im ponownie się do nich odnieść później.

Następnym razem, gdy będziesz musiał wysłać długi e-mail, wypróbuj jedną lub więcej z tych wskazówek i zobacz, jak to działa.

5 wskazówek i narzędzi do samodzielnej edycji, które poprawią Twoje pisanie

Wielu pisarzy zmaga się z procesem edycji. Ale jeśli chcesz tworzyć wysokiej jakości treści, warto poprawić swoje umiejętności edycji. Oto jak.

Czytaj dalej

O autorze