6 najlepszych narzędzi do przezwyciężenia powszechnych marnotrawców czasu w miejscu pracy

Kilka sporadycznych przeskoków w ciągu dnia pracy jest nieuniknionych. Ale jeśli te rozrywki staną się stałymi nawykami, mogą negatywnie wpłynąć na jakość Twojej pracy i produktywność.

Podczas gdy niektórzy zabójcy produktywności są widoczni, inni maskują się jako niezbędne zadania. Jeśli nie będziesz ostrożny, ci marnotrawcy czasu mogą łatwo wkraść się w Twój dzień i zmarnować godziny. Rozpoznanie tych czynności i użycie odpowiednich narzędzi do ich przeciwdziałania może pomóc Ci odzyskać kontrolę nad swoim czasem.

1. Kolec aby zmniejszyć przeciążenie poczty e-mail

Czytanie i odpowiadanie na e-maile to jedna z tych czynności, które mogą wydawać się nieszkodliwe, ale jeśli nie są odpowiednio zarządzane, mogą szybko pochłonąć Twój czas. Przeciążenie poczty e-mail może być spowodowane kilkoma czynnikami, takimi jak przepełniona skrzynka odbiorcza, brak organizacji lub niestosowanie odpowiednich narzędzi komunikacji wewnętrznej. Niekontrolowane przeciążenie poczty e-mail może również stać się znaczącym źródłem stresu i niepokoju.

Wejdź do Spike, przyjaznego dla użytkownika, ale solidnego narzędzia do współpracy e-mail, które może pomóc Ci uzyskać radzić sobie z przepełnioną skrzynką odbiorczą i zwiększyć produktywność. Na początek, Spike umożliwia ujednolicenie wszystkich kont e-mail w jednym miejscu, dzięki czemu możesz łatwo zarządzać wszystkimi wiadomościami z tego samego pulpitu nawigacyjnego. Zapewnia również szereg funkcji ułatwiających organizowanie i ustalanie priorytetów wiadomości e-mail, takich jak Priorytety, która oddziela ważne wiadomości od e-maili niepriorytetowych, dzięki czemu możesz skoncentrować się na najważniejszej komunikacji.

Ponadto masz pełną kontrolę nad powiadomieniami e-mail. Możesz także skorzystać z funkcji drzemki i przypomnień w Spike, aby zarezerwować czas na czytanie i odpowiadanie do e-maili (zbiorcze aktywność e-mailową), zamiast pozwolić im marnować produktywne godziny Twojego dzień roboczy.

Pobierać: Spike dla Android|iOS | Okna | System operacyjny Mac (Dostępne bezpłatne konta premium)

Zestawienie najczęstszych osób marnujących czas w miejscu pracy nie byłoby kompletne bez wzmianki o mediach społecznościowych. Trudno się oprzeć urokowi sprawdzania Facebooka, Twittera lub TikTok, ale te czynności mogą szybko wchłonąć Twój dzień pracy, nie zdając sobie sprawy, ile czasu straciłeś.

Jeśli masz problemy z utrzymaniem koncentracji w pracy, Unpluq to narzędzie, które może pomóc Ci przezwyciężyć rozpraszające aplikacje, utrudniając Ci korzystanie z nich. Wystarczy dodać aplikację, którą chcesz zablokować, i wybrać barierę rozpraszającą, na przykład zeskanować kod QR, potrząsnąć telefonem przez 5 sekund lub nacisnąć 7 przycisków. Możesz także dostosować poziomy trudności tych barier.

Unpluq zablokuje wszystkie powiadomienia z aplikacji i uniemożliwi otwarcie jej do ustawionego czasu lub świadomego wykonania bariery rozpraszającej. Celem jest pomoc w przełamaniu nawyku bezmyślnego przewijania kanałów mediów społecznościowych i skupieniu się na pracy.

Pobierać: Odłącz dla Android (Bezpłatne, oferty w zakupach)

3. IFTTT do automatyzacji powtarzalnych zadań

Podobnie jak twoja aktywność e-mailowa, powtarzające się zadania mogą stać się wilkami w owczej skórze twojego dnia pracy, zakradać się i pożerać twój czas, nie zdając sobie z tego sprawy. Powtarzanie tych samych zadań może być znaczącym źródłem straconego czasu i nudy w miejscu pracy, zwłaszcza jeśli możesz zautomatyzować te procesy, aby wykorzystać swój czas i umiejętności na zadaniach o dużej wartości.

IFTTT to platforma, która pozwala łączyć różne aplikacje i urządzenia w celu tworzenia „przepisów” automatyzujących zadania. Nie musisz być programistą, aby korzystać z IFTTT; wszystko czego potrzebujesz to podstawowa znajomość tworzenia przepisu.

Na przykład możesz go użyć aby automatycznie publikować codzienne przypomnienia na swoim kanale Slack lub dodaj ukończone zadania asan do arkusza kalkulacyjnego Google, zamiast robić to ręcznie. Możesz skorzystać z jednego z kilku już stworzonych przepisów lub stworzyć własny w oparciu o swoje specyficzne potrzeby.

To narzędzie skutecznie automatyzuje przyziemne, powtarzalne zadania, które w przeciwnym razie zajęłyby Twój czas i energię.

Pobierać: IFTTT dla Android | iOS (Darmowa, dostępna wersja premium)

4. Yac skrócić czas spędzany na spotkaniach

Spotkania mogą być istotną częścią miejsca pracy, ale mogą też szybko stać się stratą czasu, jeśli nie będziesz nimi dobrze zarządzać. Pracownicy zdalni są szczególnie dotknięci niepotrzebnymi spotkaniami, ponieważ stały się one powszechnym sposobem utrzymywania przez zespoły na bieżąco.

Jednym z głównych problemów związanych ze spotkaniami, szczególnie w zdalnych miejscach pracy z zespołami rozsianymi po całym świecie, jest to, że: wymagać, aby wszyscy uczestnicy byli online i dostępni jednocześnie, co może być trudne ze względu na strefę czasową różnice. Co więcej, komunikacja synchroniczna nie zawsze jest najbardziej produktywnym sposobem pracy, ponieważ może prowadzić do zakłóceń i przerw.

Możesz użyć narzędzia komunikacji asynchronicznej jak Yac, aby skrócić czas spędzany na spotkaniach. Yac to aplikacja do czatu, która umożliwia nagrywanie i udostępnianie wiadomości głosowych zespołowi.

Chcesz przekazać opinię na temat projektu lub wyjaśnić proces? Zamiast rozpoczynać kolejne spotkanie Zoom, możesz nagrać krótką wiadomość Yac i wykorzystać jego możliwości udostępniania ekranu, aby zilustrować swój punkt widzenia.

Wysyłanie wiadomości głosowej jest szybsze niż pisanie, a jej asynchroniczny charakter oznacza, że ​​ludzie mogą jej słuchać w dogodnym dla nich czasie, co pozwala uniknąć niepotrzebnych spotkań i oszczędza czas.

Pobierać: Yac dla Android | iOS | Okna | System operacyjny Mac (Darmowa, dostępna wersja premium)

5. Czas odzyskiwania aby uniknąć wielozadaniowości i wykryć innych marnotrawców czasu

Wielozadaniowość jest często reklamowana jako środek zwiększający produktywność, ale badania opowiada inną historię. Wielozadaniowość może w rzeczywistości prowadzić do zmniejszenia produktywności z powodu przeciążenia poznawczego. Co więcej, wielozadaniowość może być znaczącym źródłem rozpraszania uwagi, prowadząc do utraty koncentracji i spędzania większej ilości czasu na zadaniach, których nie potrzebujesz.

RecueTime to aplikacja do śledzenia czasu, która może pomóc Ci śledzić, jak spędzasz czas i blokować największe przeszkody, aby Ci pomóc mistrz jednozadaniowy. Działa w tle Twoich urządzeń, aby śledzić aplikacje i witryny, z których korzystasz najczęściej, a także czas spędzany na każdym z nich.

Te informacje mogą pomóc Ci określić, które zadania zajmują najwięcej czasu i które czynności powodują utratę koncentracji. Następnie możesz wykorzystać te informacje do wykrywania i eliminowania innych osób marnujących czas. RescueTime ma również Skupienie pracy funkcja, która pozwala skoncentrować się na pracy przez określony czas.

Pobierać: RecueTime dla Android | iOS | Okna | System operacyjny Mac (Bezpłatna wersja próbna, dostępna wersja premium)

6. Zestaw słuchawkowy ANC do redukcji szumów w tle

Znalezienie cichej przestrzeni do skupienia się na pracy w dzisiejszych biurach na planie otwartym może być wyzwaniem. Pracownicy zdalni mogą również zmagać się z hałasem powodowanym przez zwierzęta domowe, dzieci lub inne osoby w pobliżu. Hałas w tle może poważnie rozpraszać Cię, uniemożliwiając Ci dostanie się do strefy.

Słuchawki ANC (aktywna redukcja szumów) mogą być świetnym sposobem na zmniejszenie szumów tła i poprawę ostrości. Eliminując dźwięk z otoczenia, słuchawki ANC tworzą bezgłośną przestrzeń roboczą, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniu.

Odzyskaj kontrolę nad swoim czasem, aby poprawić swoją produktywność

Kluczem do sukcesu w każdej dziedzinie jest zdobycie silnej pozycji, która pozwoli Ci zrobić więcej w krótszym czasie. Aby odzyskać kontrolę nad swoim czasem i poprawić produktywność, musisz być proaktywny w rozpoznawaniu typowych osób marnujących czas w miejscu pracy oraz znajdowaniu narzędzi i strategii ich eliminowania. Narzędzia, o których wspomnieliśmy w tym artykule, mogą ci w tym pomóc.

Jak uniknąć nadużywania narzędzi do komunikacji i współpracy

Czy kiedykolwiek czujesz się przytłoczony ogromną liczbą narzędzi do współpracy, które masz do dyspozycji? Oto jak możesz tego uniknąć.

Czytaj dalej

O autorze