Jak ustawić status poza biurem w Microsoft Teams

Czy planujesz wziąć długie wakacje od pracy i martwisz się, że możesz zostawić swoich współpracowników i klientów w zawieszeniu? A może nie będzie Cię tylko na chwilę, ale boisz się, że koledzy z biura pomyślą, że ich porzuciłeś? Cóż, jeśli używasz Microsoft Teams jako głównego kanału komunikacji, nie musisz się już o to martwić.

Dzięki Microsoft Teams możesz ustawić stan „Poza biurem”, który poinformuje innych, że nie możesz rozmawiać, i poinformuje ich o Twojej nieobecności. Oto różne sposoby ustawienia tego stanu w Microsoft Teams.

Ustaw status poza biurem w Microsoft Teams

Jeśli nie pracujesz w konkretny dzień lub nie wyjeżdżasz na wakacje, możesz ustawić status „Poza biurem” na swoim koncie Microsoft Teams. Tak więc, gdy jeden z twoich kolegów z drużyny wyśle ​​ci wiadomość, otrzyma automatyczną odpowiedź, aby wiedzieć, że nie jesteś dostępny.

Istnieją dwa sposoby ustawienia tego statusu w Microsoft Teams: poprzez zdjęcie profilowe i ustawienia. Oto jak możesz to zrobić:

Notatka: Działa to zarówno w systemie Windows, jak i macOS, ponieważ aplikacja Microsoft Teams ma ten sam interfejs użytkownika dla obu.

Związane z: Microsoft Teams kontra Slack: najlepsze bezpłatne aplikacje Messenger w miejscu pracy

Poprzez Twój profil Microsoft Teams

1. Na komputerze otwórz Microsoft Teams.
2. Jeśli jesteś członkiem różnych zespołów, wybierz organizację lub zespół, którego status chcesz edytować. W przeciwnym razie pomiń ten krok.
3. Następnie kliknij swoje zdjęcie profilowe znajdujące się w prawej górnej części ekranu.
4. Kliknij Ustaw komunikat o stanie.
5. Na dole wyskakującego okna kliknij Zaplanuj poza biurem przycisk. Otworzy się nowe okno.
6. W oknie Poza biurem włącz Włącz odpowiedzi automatyczne opcja.
7. Następnie wpisz wiadomość o nieobecności w polu tekstowym pod przełącznikiem. Jakakolwiek wiadomość, którą tutaj umieścisz, zostanie wysłana do osób próbujących skontaktować się z Tobą w usłudze Teams lub sprawdzić Twój profil. Zostanie to również wysłane jako automatyczna odpowiedź w Twoim Outlooku, więc pamiętaj, aby być konkretnym do czasu, gdy będziesz poza biurem. Możesz również wpisać tutaj, gdy wrócisz do pracy.
8. Po dodaniu wiadomości o nieobecności możesz włączyć wysyłanie automatycznych odpowiedzi do osób spoza Twojej organizacji. Jeśli masz do czynienia z klientami lub osobami spoza Twojej firmy, powinieneś włączyć tę opcję.
9. Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć pole obok Wysyłaj odpowiedzi poza moją organizację. Jeśli chcesz wysłać powiadomienie o nieobecności tylko do osób w Twoim kontakcie, zaznacz pole Tylko do twoich kontaktów. Jeśli wolisz wysłać go do wszystkich, wybierz Wszyscy zewnętrzni nadawcy.
10. Następnie ustaw wiadomość, którą chcesz dla współpracowników zewnętrznych. Wpisz odpowiedź w wyświetlonym oknie dialogowym lub możesz skopiować i wkleić wiadomość, którą umieściłeś w statusie zespołów.
11. Musisz także zaplanować, kiedy Twoje konto Teams będzie wysyłać automatyczne odpowiedzi. Kliknij pole obok Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym przedziale czasu opcję, aby go włączyć.
12. Na koniec kliknij Zapisać.

Związane z: Jak dołączyć do spotkania Microsoft Teams na smartfonie lub komputerze stacjonarnym?

Poprzez ustawienia Microsoft Teams

1. Otwórz aplikację Microsoft Teams na swoim komputerze.
2. Następnie kliknij trzypunktowy menu obok Twojego zdjęcia profilowego.
3. Z opcji wybierz Ustawienia.
4. W nawigacji po prawej stronie kliknij Ogólny. Następnie przewiń w dół strony Ogólne i kliknij Harmonogram. Spowoduje to otwarcie okna Poza biurem.
5. Wykonaj kroki od 6 do 12 z poprzedniej instrukcji, aby ustawić swój status Poza biurem.

Jak ustawić status poza biurem w aplikacji mobilnej Microsoft Teams

Niestety nie ma możliwości ustawienia automatycznej odpowiedzi poza biurem w aplikacji mobilnej Microsoft Teams. Ale nadal możesz zmienić swój status w aplikacji i wyczyścić go po określonym czasie. Jest to idealne rozwiązanie, jeśli nie będziesz mieć dostępu do swojego konta tylko przez kilka godzin lub jesteś zajęty spotkaniami.

Oto jak możesz zmienić swój status:

Notatka: Aplikacja ma ten sam interfejs użytkownika niezależnie od mobilnego systemu operacyjnego, więc poniższe instrukcje będą dotyczyć obu.

1. Otwórz aplikację Microsoft Teams na telefonie z systemem Android lub iOS.
2. Stuknij swoje zdjęcie profilowe znajdujące się w lewym górnym rogu ekranu. Następnie naciśnij Ustaw komunikat o stanie.
3. Dodaj swój komunikat o stanie w wyświetlonym polu tekstowym. Jeśli chcesz wyświetlać swój komunikat o stanie, gdy inne osoby o tobie napiszą lub wspomnią o Tobie, włącz Pokazuj, gdy ludzie do mnie wysyłają opcja. Następnie ustaw licznik czasu, przez jaki będzie wyświetlany ten komunikat o stanie. Po wybranym okresie komunikat o stanie zostanie automatycznie usunięty.
4. Na koniec naciśnij Gotowy. Teraz Twoje kontakty zobaczą Twój komunikat o stanie za każdym razem, gdy wyślą Ci wiadomość w usłudze Teams.

Związane z: Jak zorganizować spotkanie Microsoft Teams na komputerze lub urządzeniu mobilnym?

Jak edytować status Poza biurem w programie Microsoft Outlook

Skonfigurowanie statusu „Poza biurem” w Microsoft Teams automatycznie włącza to samo ustawienie w Twoim Konto e-mail programu Outlook. Oznacza to, że możesz używać programu Outlook do edytowania swojej odpowiedzi automatycznej, a zmiany zostaną również odzwierciedlone na koncie Twojego zespołu. Oto jak możesz edytować swój status za pomocą konta Outlook:

1. Otwórz aplikację Microsoft Outlook na swoim komputerze.
2. Następnie kliknij Plik znalezione w górnym menu.
3. Następnie naciśnij Odpowiedzi automatyczne przycisk.
4. W tym oknie zobaczysz dokładną wiadomość, którą ustawiłeś na swoim koncie Teams.
5. Na koniec edytuj wiadomość „Poza biurem” i kliknij ok aby zapisać zmiany. Zmiany, które tu wprowadzisz, pojawią się również na koncie Twojego zespołu.

Jak wyczyścić stan nieobecności w Microsoft Teams

Jeśli chcesz wrócić do normalnego stanu i wyłączyć automatyczne odpowiedzi, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do ustawień Poza biurem, naciskając swoje zdjęcie profilowe, a następnie Ustaw komunikat o stanie > Zaplanuj poza biurem lub poprzez Ustawienia klikając Ustawienia > Ogólny > Nie funkcjonuje.
2. Następnie wyłącz przełącznik obok Włącz odpowiedzi automatyczne opcję i naciśnij Zapisać.

Związane z: Najlepsze sposoby zarządzania zespołem w Microsoft Teams

Bezproblemowe wakacje z Microsoft Teams

Dzięki ustawieniu Microsoft Teams Poza biurem możesz mieć spokojne wakacje od pracy. Dzięki opcji automatycznej odpowiedzi nie musisz się również martwić, że koledzy z zespołu lub klienci będą się zastanawiać, dlaczego nie odpowiadasz na ich wiadomości. Oznacza to, że możesz naprawdę oderwać się od pracy i cieszyć zasłużonymi wakacjami.

Jak napisać profesjonalną odpowiedź e-mail poza biurem

Chcesz napisać profesjonalną odpowiedź na e-mail poza biurem, która brzmi profesjonalnie i jasno przedstawia Twój punkt widzenia? Oto jak to zrobić.

Czytaj dalej

O autorze