Jak numerować wiersze w programie Microsoft Excel

Formatowanie danych w programie Microsoft Excel może być trudne, zwłaszcza gdy trzeba zmienić już wypełniony duży zestaw danych. Przykładem takiego formatowania jest numerowanie wierszy w Excelu.

Jeśli zbiór danych jest mały i ciągły, można łatwo numerować jego wiersze ręcznie lub poprzez sekwencję automatycznego wypełniania. Gdy zestaw danych jest duży i niespójny, niektóre dane muszą zostać dodane lub usunięte ze środka lub gdy trzeba przefiltrować dane w określonej kolumnie, numeracja się popsuje.

Przyjrzyjmy się różnym sposobom numerowania wierszy spójnych i niespójnych (pustych wierszy) zestawów danych w programie Microsoft Excel.

1. Numerowanie wierszy spójnego zestawu danych w programie Excel za pomocą uchwytu wypełnienia i serii wypełnienia:

Korzystanie z uchwytu wypełnienia lub serii wypełnienia to najłatwiejszy sposób numerowania wierszy, gdy masz spójny zestaw danych bez pustych wierszy.

Aby lepiej zrozumieć, zastosujmy oba sposoby numerowania wierszy w zestawie danych pokazanym poniżej:

Aby ponumerować wiersze za pomocą uchwytu wypełniania, wykonaj następujące kroki:

1. Wkładać 1, 2 i 3 w komórkach A2, A3 i A4.
2. Wybierz komórki A2 poprzez A4.
3. A ikona plusa pojawi się w prawym dolnym rogu ostatniej wybranej komórki, gdy najedziesz na nią kursorem.
4. Dwukrotne kliknięcie spowoduje ponumerowanie wszystkich kolejnych rzędów poniżej.

Dlatego jeśli w zestawie danych nie pojawiają się puste wiersze, jest to szybka metoda numerowania wierszy. Jednak uchwyt wypełnienia nie działa w tych dwóch przypadkach:

1. Za każdym razem, gdy uchwyt wypełniania napotka niespójność (pusty wiersz), automatycznie się zatrzyma.
2. Jeśli sąsiednia kolumna, w której używasz uchwytu wypełnienia, jest pusta, nie zadziała.

Istnieje jednak obejście tego problemu, a mianowicie ręczne automatyczne wypełnianie sekwencji. W ten sposób, nawet jeśli istnieje niespójność w zestawie danych lub sąsiednia kolumna jest pusta, nadal można ponumerować wiersze aż do końca.

Automatyczne wypełnianie jest tak proste, jak przeciąganie prawego dolnego rogu wybranych komórek, w których wyświetlany jest znak plus, i rozciąganie go do końca.

Ale ta metoda nie jest opłacalna z następujących powodów:

1. Numeruje również puste wiersze, które staną mu na drodze, czego oczywiście nie chcemy.
2. Ręczne przeciąganie zestawu danych na sam dół staje się problematyczne, jeśli zestaw danych jest obszerny.

Alternatywnie możesz użyć metody Fill Series, jeśli nie chcesz ręcznie przeciągać sekwencji w dużym zestawie danych, ale nadal chcesz automatycznie wypełniać dane do końca. Zobaczmy, jak to działa.

1. Zanotuj całkowitą liczbę wypełnionych wierszy w zbiorze danych, naciskając CTRL + koniec.
2. W komórce A2, Wchodzić 1.
3. Wybierz Seria z Napełnić rozwijane w Redagowanie sekcja Dom patka.
4. Wybierać Kolumny w Seria w oraz Liniowy w Rodzaj.
5. Ustawić Zatrzymaj wartość do całkowitej liczby wypełnionych wierszy i Wartość kroku do 1.
6. Kliknij ok.

Wiersze zostaną automatycznie ponumerowane do ostatniego wypełnionego, łącznie z pustymi. Chociaż eliminuje ręczne przeciąganie i nie przestaje wypełniać pustych wierszy, nie będzie działać podczas tworzenia profesjonalnych arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ numeruje puste wiersze, czego nie chcemy.

Ponadto, ponieważ obie metody są statyczne, jeśli usuniesz wiersz i przeniesiesz go lub zamienisz, będziesz musiał zmienić jego numerację. Niemniej jednak obie metody są łatwe w użyciu i działają dobrze, gdy dane są spójne.

ZWIĄZANE Z: Jak usunąć puste wiersze w programie Excel w łatwy sposób?

Przyjrzyjmy się, jak ponumerować niespójne zestawy danych z pustymi wierszami za pomocą funkcji ILE.NIEPUSTYCH i JEŻELI.

2. Używanie funkcji ILE.NIEPUSTYCH i JEŻELI do numerowania wierszy w niespójnym zbiorze danych

Funkcja ILE.NIEPUSTYCH pomija puste wiersze podczas numerowania wypełnionych w kolejności. Aby zobaczyć, jak to działa, zastosujmy go do niespójnego zbioru danych:

1. Rozważ następujący zbiór danych:
2. Wypełnij następującą formułę w komórce A2:

   =JEŻELI(CZY(CZYŚĆ(B2);");LICZBA($B$2:B2))

3. Używając automatycznego wypełniania, wypełnij pozostałe komórki poniżej.

Widać, że pomijał puste komórki, numerując tylko te wypełnione w kolejności. Tutaj funkcja JEŻELI decyduje, czy sąsiednia komórka jest pusta. Pozostawia wiersze puste, jeśli sąsiednie komórki są puste i policz je, jeśli są wypełnione.

Co więcej, ta metoda numerowania wierszy jest dynamiczna, więc po dodaniu, zastąpieniu lub usunięciu wiersza numeracja zostanie automatycznie zaktualizowana.

Co jednak, jeśli musisz wypełnić zbiór danych i chcesz zachować numery wierszy? W takim przypadku połączenie JEŻELI i ILE.LICZB nie pomoże, podobnie jak Uchwyt Napełniania lub Seria Napełniania.

Następnie możesz wybrać inne podejście, używając funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE, aby zachować numerację wierszy w arkuszu danych podczas filtrowania danych.

3. Korzystanie z funkcji SUMA CZĘŚCIOWA

Przyjrzyjmy się składni funkcji SUMA CZĘŚCIOWA, zanim zastosujemy ją do zestawu danych.

= SUMA CZĘŚCIOWA(numer_funkcji; zakres 1; [zakres 2..])

Zakres 1 wskazuje zakres zbioru danych, w którym funkcja ma być zastosowana. ten numer_funkcji wskazuje, gdzie na liście znajduje się żądana funkcja, jak pokazano poniżej.

Aby ponumerować wiersze za pomocą SUMY CZĘŚCIOWEJ, wykonaj następujące kroki:

1. Idź do komórki A2.
2. Tam wpisz następującą formułę:

   =SUMA CZĘŚCIOWA(3;B2:$B$2)

3. Wypełnij sekwencję, aby wypełnić wpisy w poniższych komórkach.

Teraz, jak pokazano poniżej, po przefiltrowaniu danych w dowolnej innej kolumnie numeracja wierszy zmieni się automatycznie we właściwej kolejności.

Porównanie zastosowań każdej metody

Przyjrzyjmy się pokrótce, gdzie wszystkie trzy metody są przydatne:

1. Dopóki masz spójne dane bez pustych wierszy, możesz użyć uchwytu wypełnienia lub serii wypełnienia, aby ponumerować wiersze.
2. Jeśli dane są niespójne, a wystarczy tylko ponumerować wiersze (bez późniejszego ich filtrowania), można użyć drugiej metody połączenia funkcji ILE.NIEPUSTYCH z funkcją JEŻELI.
3. Funkcja SUMY CZĘŚCIOWE działa zawsze, gdy trzeba filtrować dane, zachowując numerację wierszy.

ZWIĄZANE Z: Jak wstawić wiele wierszy w programie Excel

Numeruj wiersze z łatwością w programie Microsoft Excel

W ten sposób, bez względu na to, czy dane są spójne, czy nie, możesz łatwo ponumerować wiersze. Wybierz metodę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Oprócz tych trzech metod możesz również użyć funkcji WIERSZ i utworzyć tabelę Excel do numerowania wierszy, ale każde z tych podejść ma swoje ograniczenia.

Czy zarządzanie wieloma arkuszami z niekończącymi się wierszami i kolumnami jest zawsze trudne? Możesz łatwo grupować wiersze i kolumny, dzięki czemu dane są łatwiejsze w obsłudze i łatwiejsze w nawigacji dla klientów i współpracowników. Używaj ich w arkuszach kalkulacyjnych, aby wyglądały bardziej profesjonalnie.

Jak grupować wiersze i kolumny za pomocą konturów i sum częściowych w programie Excel

Dowiedz się, jak grupować wiersze i kolumny w programie Excel, aby ułatwić użytkownikom dostęp do raportów podsumowujących.

Czytaj dalej

O autorze