Jak uniknąć nadużywania narzędzi do komunikacji i współpracy

Narzędzia do współpracy i komunikacji mają kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu, szczególnie w przypadku zespołów zdalnych. Pomagają zwiększyć produktywność i kontakty między pracownikami, jednocześnie umożliwiając im dostęp do informacji z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.

Jednak zbyt wiele opcji może stać się stresujące, zwłaszcza gdy musisz zacząć każdy dzień pracy od żonglowania różnymi narzędziami, aby pozostać na bieżąco. W tym artykule omówimy kilka wskazówek i narzędzi, które pomogą Ci efektywniej korzystać z narzędzi do współpracy.

Przeciążanie zespołu współpracą narzędzia nie są rozwiązaniem dla lepszej produktywności; wręcz przeciwnie, może prowadzić do:

• Niższa produktywność, ponieważ Twój zespół spędza więcej czasu na szukaniu informacji na wielu platformach niż na wykonywaniu zadań.
• Projekty są opóźnione, ponieważ komunikacja załamuje się między szczelinami.
• Ograniczona współpraca, ponieważ niektóre osoby mogą mieć trudności z zapoznaniem się z wieloma platformami współpracy.
instagram viewer
• Utrudniony dostęp do informacji, kiedy ich potrzebujesz.
• Żonglowanie licznymi aplikacjami do współpracy może prowadzić do: przełączanie kontekstu i mniejsza skuteczność.
• Marnotrawstwo wydatków, ponieważ wiele z tych rozwiązań programowych ma nakładające się funkcje i wymaga opłaty za subskrypcję.

Jeśli więc narzędzia do współpracy mają kluczowe znaczenie dla pracy zespołowej, jak możesz uniknąć tych problemów?

1. Nadaj priorytety potrzebom swojego zespołu i firmy

Ważne jest, aby zacząć od uświadomienia sobie, że efektywna współpraca nie dotyczy technologii — chodzi o pracowników i ich interakcje, aby osiągnąć wspólne cele. Aby to umożliwić i ułatwić, dostępne są narzędzia do współpracy i komunikacji.

Dlatego zacznij od oceny potrzeb swojej firmy i tego, jaką kulturę chcesz zbudować dla swojego zespołu. Ponadto uzyskaj jasny wgląd w to, jakie zadania wykonuje Twój zespół na co dzień, oraz najlepsze sposoby komunikowania się ze sobą.

Na przykład, jeśli chcesz promować zaufanie i swobodę pracy w elastycznych godzinach, wybierz cyfrowe rozwiązania umożliwiające komunikację asynchroniczną i współpraca, jak Skręcać oraz Yac, może działać najlepiej. Narzędzia te umożliwiają Twoim pracownikom skupienie się na najbardziej produktywnym czasie.

Z drugiej strony, jeśli Twój zespół jest głównie w ruchu i cenisz sobie komunikację w czasie rzeczywistym, narzędzia ułatwiające komunikację synchroniczną i oferujące dostęp zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i mobilnym, np. Luźny, może być najlepszą opcją.

Gdy już masz jasne pojęcie o swoich potrzebach i rodzaju kultury, którą chcesz promować, łatwiej jest zawęzić liczbę opcji, które są zgodne z Twoim podejściem do pracy. Wybór narzędzia tylko dlatego, że jest popularne, może nieumyślnie zmienić kulturę i system operacyjny Twojej firmy, prowadząc do bezproduktywnych wyników.

2. Wykorzystaj pakiety przestrzeni roboczych

Po dokonaniu oceny potrzeb Twojej firmy i próbie ograniczenia liczby używanych narzędzi do współpracy, możesz może zacząć od przyjrzenia się uniwersalnym lub wszechstronnym platformom, które oferują szereg funkcji potrzebnych do obsługi Twojego biznes.

Te rozwiązania są specjalnie zaprojektowane, aby połączyć wszystko razem, łącząc podstawowe funkcje i funkcjonalności z wielu aplikacji na jednej platformie, eliminując kłopoty z otwieraniem kilku programów w celu uzyskania dostępu Informacja.

W ten sposób pomagają zaoszczędzić czas i pieniądze, jednocześnie ułatwiając wszystkim wykonywanie zadań bez utraty jakichkolwiek aktualizacji. Są idealne dla małych i średnich firm, które niekoniecznie potrzebują najnowszych dzwonków i gwizdków, ale raczej prostego, prostego rozwiązania, które pomaga im płynnie działać.

Narzędzia te pozwalają wymieniać wiadomości, dzwonić, robić notatki, przydzielać zadania, a nawet planować projekty – wszystko z jednego miejsca. Kilka przykładów najlepsze zestawy do pracy które zapewniają wiele funkcji usprawniających przepływ pracy obejmują Kolec lub Ta sama strona. Możesz użyć jednego z tych narzędzi, aby połączyć wszystkie swoje działania.

Załóżmy, że Twoja organizacja specjalizuje się w określonym zawodzie, a Twoja uniwersalna platforma wydaje się być „walcem wszystkich zawodów, mistrzem Żaden." W takim przypadku należy rozważyć znalezienie najbardziej odpowiednich rozwiązań dla poszczególnych funkcji, które można łatwo zintegrować z każdą z nich inny.

Jeśli głównym celem jest zarządzanie projektami, możesz przyjrzeć się narzędziom z funkcjami, takimi jak tworzenie zadań i przypisania, rozbudowane funkcje wyszukiwania, wiele widoków pulpitu nawigacyjnego, raportowanie stanu projektu i projekt szablony.

Związane z: Integracje Zapier, które zautomatyzują proces zarządzania zadaniami

Należy jednak rozważyć również rozwiązania do zarządzania projektami, które oferują możliwości integracji z innymi narzędziami, na przykład Ul, poniedziałek.com, lub Wrike. W ten sposób możesz użyć kilku narzędzi odpowiednich do określonych celów i połączyć je, aby osiągnąć jeszcze lepsze wyniki.

Ponadto narzędzia te są przyjazne dla użytkownika, co ułatwia każdemu naukę i efektywne korzystanie z nich.

4. Utwórz scentralizowane repozytorium wiedzy

Jak wspomnieliśmy powyżej, jedną z głównych wad używania zbyt wielu narzędzi do współpracy jest to, że pracownicy marnują cenny czas skakanie z jednej platformy na drugą, aby uzyskać dostęp do informacji lub podsłuchiwanie kolegów pytaniami, na które już kilkakrotnie udzielono odpowiedzi czasy.

Aby tego uniknąć, możesz przechowywać wszystkie niezbędne informacje w scentralizowanej bazie wiedzy, która jest łatwo dostępna z dowolnego miejsca. Możesz użyć wewnętrzna wiki firmy narzędzie jak Tettra aby zachować wszystko, od zasad obowiązujących w całej firmie i samouczków po konkretne informacje o produkcie. Każdy, kto ma odpowiednie uprawnienia, może dodawać i edytować pliki, tworząc intuicyjną platformę współpracy, która pomaga pracownikom dzielić się informacjami.

Chodzi o to, aby każdy członek zespołu mógł przejść bezpośrednio do tej bazy wiedzy, aby znaleźć informacje i uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania lub problemy, które mogą mieć.

Rozpocznij teraz swoją podróż do efektywnej komunikacji i współpracy

Jeśli masz obecnie do czynienia ze zbyt dużym bałaganem, jeśli chodzi o narzędzia do komunikacji i współpracy, rozważ wdrożenie powyższych rozwiązań.

Korzystając z najlepszych możliwych rozwiązań cyfrowych do współpracy i strategii dla Twojej firmy, bierzesz duży krok w kierunku zwiększenia produktywności, oszczędności na dłuższą metę i poprawy ogólnej wydajności.

Gdy rozwijasz się i Twoja firma staje się bardziej wymagająca, zawsze możesz zrewidować swoje procesy, aby sprostać zmieniającym się potrzebom.

Jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy dzięki dzieleniu się wiedzą

Dzielenie się wiedzą w miejscu pracy może być potężne, ale tylko wtedy, gdy stworzysz środowisko, które do tego zachęca. Oto kilka pomocnych narzędzi i wskazówek.

Czytaj dalej

O autorze