Najlepsze zastosowania pola wyszukiwania Microsoft 365

Pole wyszukiwania Microsoft jest potężniejsze niż myślisz. Możesz go używać do szybkiego lokalizowania informacji kontekstowych, plików i wskazówek w aplikacji Microsoft 365, nad którą już pracujesz.

Istnieje kilka funkcji pola wyszukiwania współdzielonych między aplikacjami platformy Microsoft 365. Inne funkcje są bardziej unikalne dla poszczególnych aplikacji. Zrozumienie najważniejszych funkcji może tylko przyspieszyć przepływ pracy, co omówimy dzisiaj.

Co to jest pole wyszukiwania Microsoft?

Dzięki internetowi ilość informacji na wyciągnięcie ręki jest nieograniczona. Wszystko, co musisz zrobić, to znaleźć to, czego chcesz. To właśnie ta zasada sprawia, że ​​pole wyszukiwania Microsoft jest tak przydatne.

Pole wyszukiwania umożliwia szybsze dotarcie do żądanych informacji, pliku, zdjęcia lub osoby bez konieczności przełączania się między aplikacjami i folderami.

Pole wyszukiwania jest dostępne w aplikacjach platformy Microsoft 365. Pudełko znajduje się nad wstążka, ze słowem Szukaj zapraszam do środka. Niektórzy użytkownicy mogą widzieć tylko

szkło powiększające które rozwija się do pola po kliknięciu, w zależności od ustawień. W zależności od wersji Microsoft 365 pole wyszukiwania może mieć nazwę Powiedz mi i mieć żarówka zamiast szkła powiększającego.

Kliknij pole wyszukiwania, a ostatnie wyszukiwania i sugestie pojawią się w menu rozwijanym. Wpisz pojedynczą literę, a sugestie zostaną odpowiednio ponownie wypełnione.

Najlepszym sposobem użycia pola wyszukiwania jest wpisanie pojedynczego słowa lub frazy. Na przykład tabela przestawna w programie Excel lub widok w programie Word. Spowoduje to wypełnienie bardziej trafnych wyników.

Jeśli nie widzisz tego, czego szukasz, kliknij Więcej wyników wyszukiwania. Prawdopodobnie zobaczysz tam, czego chcesz.

Związane z: Jak indeksować system Windows 11 w celu uzyskania szybszych wyników wyszukiwania?

Dlaczego warto korzystać z pola wyszukiwania Microsoft?

Rezygnujesz z tej możliwości? Wystarczy kilka dotknięć, aby przejść do odpowiedniego folderu i otworzyć żądany plik. Podobnie, kilka dotknięć może otworzyć potrzebne informacje z wyszukiwarki opartej na przeglądarce.

Może to prawda.

Ale kiedy ostatnio zastanawiałeś się, ile czasu zajmuje Ci dotarcie do pliku lub informacji? Ile sekund lub ile kliknięć? Ile czasu zajmuje szukanie plików lub informacji? skoncentrowana praca w już rozpraszającym środowisku pracy?

Prawdopodobnie to więcej czasu, niż początkowo myślałeś, zwłaszcza gdy możesz skorzystać z bardzo przystępnej alternatywy: wskoczenie do pola wyszukiwania, stuknięcie w słowo lub dwa i znalezienie tego, czego potrzebujesz.

Wyszukiwarka na platformie Microsoft 365 wpisuje się w szerszy trend polegający na tym, że komputery lepiej wykorzystują to, co wiedzą o tobie. Możliwości wyszukiwania w Microsoft 365 i Google Workspace są teraz tak silne, że więcej niż płytki poziom folderów do przechowywania plików może wyglądać staroświecko.

Związane z: Jak wyświetlić ukryte pliki i foldery w systemie Windows 11?

Funkcje pola wyszukiwania Microsoft

Pole wyszukiwania ma kilka podstawowych funkcji, które działają spójnie w aplikacjach platformy Microsoft 365.

1. Lokalizacja. Pole wyszukiwania znajdziesz u góry aplikacji, nad wstążka, choć może być zminimalizowany w postaci lupy, w zależności od ustawień. Skrót klawiaturowy systemu Windows to Alt+Q.
2. Słowa lub wyrażenia. Możesz wpisać pojedyncze słowo lub frazę w polu wyszukiwania i uzyskać szereg wyników kontekstowych. Na przykład w programie Outlook pole będzie wyświetlać wiadomości e-mail przed dokumentami programu Word.
3. Pamięć. Pole wyszukiwania nauczy się Twoich zachowań i inteligentniej pozyska informacje dla Ciebie. Twoje ostatnie wyszukiwania są zapisywane, dzięki czemu możesz szybko uzyskać do nich dostęp.
4. Porady. Jeśli chcesz sprawdzić, jak wykonać określone zadanie w aplikacji, po prostu wpisz w polu słowo powiązane z zadaniem. Znajdziesz dokument lub film Pomocy, który Ci pomoże.
5. Wyszukiwarka internetowa. Jeśli chcesz przeprowadzić więcej badań na dany temat, wprowadź go w polu wyszukiwania, a w aplikacji pojawią się podstawowe informacje wraz z wynikami wyszukiwania Bing, które zostaną otwarte w przeglądarce po kliknięciu.
6. Definicje. Chcesz szybko uchwycić definicję słowa? Po prostu wpisz, a otrzymasz odpowiedź.
7. Dostęp do plików. Wpisz nazwę pliku, a urządzenie go znajdzie. Możesz wstawić plik w dowolnym miejscu, w którym aktualnie pracujesz lub wybrać z niego informacje, które kopiujesz.
8. Dzielenie się. Rodzaj Dzielenie się w polu wyszukiwania i będziesz mógł udostępnić współpracownikom link do bieżącego pliku.
9. Sugerowane działania. Te skróty kontekstowe pomagają szybciej wykonywać zalecane czynności. Pojawiają się po kliknięciu pola wyszukiwania.
10. Szybki dostęp do ustawień. Wystarczy wpisać literę w polu wyszukiwania, aby szybko przejść do ustawienia lub narzędzia, którego szukanie mogłoby zająć zbyt wiele sekund. Na przykład, czy chcesz dotrzeć do ustawień akapitów w programie Word, ale nie pamiętasz dokładnie, gdzie one są? Wstaw P i Ustawienia akapitu wyskoczy.

Funkcje pola wyszukiwania Microsoft według aplikacji

Pole wyszukiwania ma kilka unikalnych funkcji w każdej z aplikacji Microsoft 365. Poniżej znajduje się kilka przykładów, które pomogą Ci zacząć.

Perspektywy

• UDW. Chcesz szybko dodać UDW do e-maila? Jeśli ta funkcja nie została włączona, aby zawsze była włączona, wpisz BCC w polu wyszukiwania. Do e-maila zostanie dodana linia dla BCC.
• Szybkie kroki. Czy skonfigurowałeś szybkie kroki, aby lepiej zarządzać swoją skrzynką odbiorczą? Wpisz literę Q w polu wyszukiwania, a pojawią się opcje Quick Step.
• Wstaw ankietę. Chcesz szybko przeprowadzić ankietę w grupie współpracowników? Otwórz nową wiadomość e-mail, wpisz Głosuj w polu wyszukiwania, użyj przycisku głosowania i wybierz preferowany styl ankiety.

Słowo

• Ponowne wykorzystanie treści. Możliwość ponownego wykorzystania treści z określonego pliku naprawdę wyróżnia się w programie Word. Pracując w jednym dokumencie, możesz wstawić trochę tekstu z innego. Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć plik i otwórz go w okienku wyszukiwania. Kliknij trzy kropki po prawej stronie pliku, zanim naciśniesz Ponowne wykorzystanie treści. Następnie skopiuj i wklej potrzebny tekst do bieżącego dokumentu.
• Wyświetlenia. Możesz szybko zmieniać widoki. Wpisz „Widok” w polu wyszukiwania, a zobaczysz opcje dla Widok siatki, Cała strona, Wyświetl linie siatki, Wyświetl linie siatki tabeli, oraz Zobacz konspekt.

Przewyższać

• Zamrażanie okienek. Wpisz F w polu wyszukiwania > Zablokuj szyby. Aktualnie wybrane wiersze i kolumny będą widoczne, podczas gdy reszta arkusza będzie się przewijać.
• Mówić. Wpisz Mów, a otrzymasz opcje Mów komórki według wierszy lub kolumn.

PowerPoint

• Trener mówcy. Wpisz „Coach”, a zobaczysz akcję umożliwiającą przejście do sesji z Coach mówcy, który może poprawić Twoje umiejętności prezentacji.
• Mistrz ślizgania. Wpisz S w polu wyszukiwania > Mistrz ślizgania i jesteś gotowy, aby rozpocząć edycję slajdów wzorcowych, co jest niezwykle trudną funkcją do znalezienia przez nieregularnych użytkowników programu PowerPoint.

Użyj okna wyszukiwania Microsoft, aby pracować szybciej

Zaoszczędź trochę czasu i przestań przeszukiwać wstążkę w poszukiwaniu właściwego ustawienia lub przeszukiwać foldery w poszukiwaniu określonych plików. Zamiast tego pozostań w aplikacji Microsoft 365, w której pracujesz, i wpisz kilka słów w polu wyszukiwania Microsoft, aby uzyskać wyniki specyficzne dla kontekstu. Znacznie szybciej znajdziesz to, czego szukasz.

Jak znaleźć zagubione lub zagubione pliki i dokumenty w systemie Windows

Gdy przypadkowo zgubisz lub zgubisz plik, dokument lub cokolwiek innego, oto kilka rozwiązań, które możesz wypróbować!

Czytaj dalej

O autorze