5 narzędzi, których możesz użyć, gdy nie masz czasu w pracy

Czy jesteś przytłoczony ilością zadań, które musisz wykonać w krótkim czasie?

Jeśli tak, to są szanse, że utknąłeś w sytuacji, w której wszystko jest ważne i wszystko musi być zrobione teraz. I być może zacząłeś myśleć, że jedyną opcją, jaka została, jest życie na kawie, nie spanie całą noc i dokończenie pracy.

Na szczęście tak nie jest. Tutaj wymienimy pięć najważniejszych rzeczy, które musisz zrobić, gdy masz zaległości w pracy; a przytłaczanie siebie nie jest jednym z nich. Więc zacznijmy.

1. Komunikuj się otwarcie i bierz pomoc od magia

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to komunikować się otwarcie z szefem i współpracownikami. Jeśli szef wciąż przypisuje Ci nowe zadania, czas się z nim spotkać i omówić problem, z którym obecnie się borykasz.

Jednak zamiast mówić im od razu, że masz dużo na głowie i nie możesz się już więcej zajmować, porozmawiaj z nimi o projektach, nad którymi aktualnie pracujesz. Poproś ich o pomoc w ustaleniu priorytetów zadań, nad którymi chcesz, abyś najpierw pracował.

Wiedząc o tym, twój szef zrozumie sytuację. Są szanse, że przydzielą nowe zadania komuś innemu. A jeśli masz szczęście, równie dobrze mogą przedłużyć terminy tych, nad którymi obecnie pracujesz. Poza tym powinieneś porozmawiać z kolegami o swoim obciążeniu pracą, a oni będą w stanie wymyślić plan działania, aby zakończyć pracę na czas.

Wreszcie weź pomoc. Platforma internetowa Magic pomoże Ci znaleźć wirtualnego asystenta, któremu będziesz musiał płacić za minutę. Możesz przekazać wszystkie rzeczy, które musisz zrobić temu asystentowi, ale nie wymaga to Twojej wiedzy. Na przykład rezerwowanie spotkań, szukanie czegoś, a nawet zamawianie jedzenia i kawy.

Poza tym możesz wynająć asystentów po bardzo niskich cenach z witryn takich jak Upwork lub Fiverr do bardziej złożonych zadań. Mogą pomóc w wykonaniu niektórych podzadań projektu, które można łatwo delegować — na przykład edytowanie lub korekta fragmentu treści.

2. Nadaj priorytet zadaniom za pomocą Trello

Kiedy masz mało czasu, a wszystko wydaje się pilne, kluczem jest ustalanie priorytetów.

Więc, priorytetyzuj zadania na podstawie terminów i czasu ich realizacji. Na przykład, jeśli masz cztery dni na przesłanie zadania, którego ukończenie zajęłoby 4-5 godzin i tygodniowy termin na inny projekt, którego ukończenie może zająć 18-20 godzin, ustal priorytety dawny. Możesz także podzielić dłuższe zadanie na wiele podzadań, aby ułatwić sobie zadanie.

Gdy skończysz ustalanie priorytetów, użyj Trello, aby umieścić te podzadania i zadania na swojej liście rzeczy do zrobienia z ustalonym terminem dla każdego z nich.

Platforma jest bezpłatna do indywidualnego użytku i umożliwia tworzenie wielu tablic i kart oraz listowanie pod nimi zadań. Na przykład, jeśli musisz przesłać projekt X do tego tygodnia, a projekt Y do następnego, rozważ utworzenie dwóch kart na tablicę Kanban w Trello i wypisz wszystkie podzadania, które musisz wykonać, wraz z terminami przed ostatecznym przesłaniem Data.

Możesz także dodać do listy innych członków zespołu. Wspominaj o nich, przydzielaj zadania i omów rzeczy w sekcji komentarzy, jeśli to konieczne. Jeśli ty zatrudnij wirtualnego asystenta, możesz bezpośrednio przypisywać im zadania z Trello i wiedzieć, czy wszystko działa na czas.

3. Zresetuj swój mózg za pomocą medytacji kierowanej

Kiedy masz zaległości w pracy, nie śpisz późno w nocy, popijając jedną kawę za drugą i pracując, aż twoje oczy po prostu nie mogą nadążyć, może cię intrygować. Ale pomyśl jeszcze raz; nasz mózg i ciało potrzebują uzupełnić paliwo. Biorąc całonocny sen pomoże Ci się odświeżyć i pracować na najwyższych obrotach. Z drugiej strony zaniechanie tego może skutkować przeciętnymi wynikami.

Jednakże, kiedy masz zaległości w pracy, stres i niemożność spania wydają się usprawiedliwione. Ale możesz to naprawić. Wystarczy, że następnego dnia udasz się do biura dwie godziny wcześniej, aby zakończyć oczekujące zadanie. Zarezerwuj też kilka godzin w weekendy na dokończenie pracy.

Mając to na uwadze, spanie bez niepokoju jest możliwe. Aby to uprościć, wykonuj medytację z przewodnikiem. Pobierz aplikację Calm lub zapisz poniższy film z YouTube i odtwarzaj go, gdy leżysz w łóżku.

Pobierać: Spokój dla Android | iOS (Bezpłatny, dostępny zakup w aplikacji)

4. Zwlekaj produktywnie z FocusMe

Kiedy jesteś przytłoczony, zwlekasz. To najłatwiejsza ucieczka od wszystkich problemów świata. Ale ma wyższą cenę do zapłacenia. Ale co by było, gdybyś mógł zwlekać i nadal być w stanie skreślać rzeczy z listy rzeczy do zrobienia?

Po prostu zrób inżynierię wsteczną, jak działa prokrastynacja. Zacznij od zablokowania niepotrzebnych rzeczy, które mogą Cię kusić podczas prokrastynacji i pracuj nad mniejszymi podzadaniami, które musisz wykonać. Platforma FocusMe może pomóc w blokowaniu niepotrzebnych rzeczy z komputera stacjonarnego lub Maca, a Trello może pomóc w wyświetlaniu listy rzeczy do zrobienia w celu produktywnego odwlekania.

W ten sposób będziesz produktywny i załatwisz sprawy, nawet podczas odwlekania. Motywacja pochodzi z działania i nigdy nie jest odwrotnie. W ten sposób, gdy zaczniesz czuć się trochę dziwnie, pracując nad zadaniami o niskim priorytecie, poczujesz swędzenie, aby wrócić do ważniejszych.

5. Rób przerwy produktywne

Oprócz pracy w nadgodzinach i prokrastynacji równie ważne jest robienie produktywnych przerw. Możesz rozważyć zrobienie sobie przerwy co 90 minut pracy lub po całkowitym wykonaniu jednego zadania.

Podczas tych przerw rozważ zjedzenie czegoś zdrowego, zrobienie czegoś, co cię relaksuje, jak słuchanie muzyki lub spacer.

Musisz jednak unikać marnowania tych przerw, sprawdzając pocztę e-mail lub media społecznościowe. Aby to zadziałało, rozważ poświęcenie 20-30 minut na odpowiadanie na każdą niezbędną rozmowę przed rozpoczęciem pracy. Następnie wyłącz powiadomienia.

Musisz także pilnować czasu podczas przerwy. Ustaw minutnik w zwykłej aplikacji Zegar na telefonie i wróć do swojego biurka, gdy tylko skończy się wolny czas.

Związane z: Jak ustawić licznik czasu aplikacji w systemie Android, aby kontrolować czas ekranu?

Nie stresuj się brakiem czasu w pracy

Do tej pory musiałeś zrozumieć, że można ukończyć swoją pracę bez przytłoczenia. Wszystko, co musisz zrobić, to otwarcie komunikować się, ustalać priorytety swoich zadań, dbać o odpowiedni sen i przerwy oraz korzystać z prokrastynacji.

Mogą wydawać się to małe wskazówki, ale mogą zdziałać cuda, jeśli zastosujesz się do nich poprawnie.

7 najlepszych aplikacji do szybszego wykonywania projektów

Jeśli chcesz przyspieszyć przepływ pracy i ukończyć projekty na czas, oto niektóre z najlepszych aplikacji, z których możesz korzystać.

Czytaj dalej

O autorze